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デザインデータやWebサイトのアイコンで利用されるSVGファイルは、クライアントへの提出や資料への添付など、ビジネスシーンでPDF形式に変換して共有することがよくあります。
しかし、SVGファイルを受け取るたびに手動で変換ツールを使いPDFに保存する作業は、数が増えると非常に手間がかかり、他の業務に支障をきたす原因にもなります。
もし、<span class="mark-yellow">特定のフォルダにSVGファイルが追加されたり、メールでSVGファイルを受信したタイミングで、自動的にPDF形式へ変換し、指定のクラウドストレージに格納される仕組み</span>があれば、面倒な変換や整理作業から解放されます。その結果、デザイン制作や企画立案といった創造的な業務に、より多くの時間を使えるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できるため、ぜひ自動化を導入して作業負担を減らしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">SVGファイルをPDFに変換する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみてください。
普段使っているメールやフォーム、各種ストレージサービスを起点に、SVGファイルを自動でPDFに変換する具体的な方法をテンプレートでご紹介します。
ご利用のシーンに合わせて自動化できるので、気になる内容があればぜひクリックしてご確認ください！
<span class="mark-yellow">GmailなどでSVGファイルが添付されたメールを受信したことをトリガーに、自動でPDFに変換して指定の場所に格納する</span>ことができます。
メールで受け取ったファイルの変換作業や保存の手間も自動化でき、ファイル管理が効率化します。
<span class="mark-yellow">GoogleフォームなどでSVGファイルが送信されたことをトリガーに、自動でPDFに変換してストレージサービスに格納する</span>ことも可能です。
フォーム経由のファイル提出や受付業務をスムーズにし、手作業による対応漏れも防げます。
<span class="mark-yellow">OneDriveなどのストレージサービスにSVGファイルがアップロードされたことをトリガーに、自動でPDFに変換し、別のフォルダに格納する</span>設定もできます。
ファイル整理のルールを自動化することで、チーム内のデータ共有や管理もより円滑になります。
それではここから代表的な例として、GmailでSVGファイルが添付されたメールを受信したら、RPAでPDFに変換し、Google Driveに自動で格納するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
GmailとGoogle DriveをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます！
【Gmailのマイアプリ連携】
Yoomにログインしたあと「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。
検索窓にGmailと入力し、Gmailを選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」を押します。
アカウント選択画面になるので、今回連携したいアカウントをクリックします。
画面が遷移したら、「次へ」をクリックし、以下の画面でYoomがアクセスできる情報の選択を求められるので「すべて選択」をクリックします。
チェックボックスに青いチェックが入ったら、ページ下部の「続行」を選択します。
以上で、Gmailのマイアプリ連携は完了です！
【Google Driveのマイアプリ連携】
先ほどと同様に「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。
検索窓にGoogle Driveと入力し、Google Driveを選択。
次の画面で、赤枠部分の「Sign with Google」を押下してください。
以下の画面が表示されたら、ログインするアカウントをクリック。
こちらの画面が表示されたら、「次へ」をクリックしましょう。
「続行」をクリックしたら、Google Driveのマイアプリ連携が完了です！
マイアプリ一覧に各アプリのアイコンが表示されていることを確認後、次のステップに進みましょう！
ここから、フローを作っていきましょう！
テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピー成功です。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
最初の設定です！ここからは、「GmailでSVGを受信したら、RPAでPDFに変換してGoogle Driveに格納する」フローボットを設定していきます。
まずは、赤枠部分をクリックしましょう！
クリックすると、以下の画面に遷移します。
タイトルと連携するアカウント情報を設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次に、API接続設定をします。
ここで、Gmailの画面に移り、ラベルを作成してください！
このフローでは、特定のラベルがついたメールを受信することがトリガーになります。作成方法は、公式HPを参考にしてください。
今回はテスト操作のため、赤枠のラベルを作成しました。
Yoomno画面に移り、必須項目を設定していきましょう！
SVGファイルを添付したメールを送信後、「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功すると、アウトプットを取得できます。ここで取得したアウトプットを、後のアクションで利用します。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
確認できたら「保存する」をクリックします。以上で、トリガー設定は完了です！
「ブラウザを操作する」をクリックしましょう！
[注意事項]
ではまずこちらを参考にして、「Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツール」というChrome拡張機能を追加してください。
その後、右上の設定から「拡張機能を管理」をクリックし、シークレットモードの設定を行います。
表示された画面で「Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツール」の詳細をクリックしてください。
「シークレットモードでの実行を許可する」をオンにしましょう。
事前準備が完了したら、Yoomの画面に戻り、ブラウザ操作の詳細を設定します。
こちらのヘルプページを確認し、設定を行ってください。
なお、「タイトル」は必要に応じて変更してくださいね。
「1.URLにアクセス」では対象のURLを入力して「保存する」をクリックします。今回は操作例として、以下のURLを使用しています。用途や社内ルールなどに応じてURLをカスタマイズして使ってください。
URLを入力して以降の設定は、いったん削除して1つずつアクションを設定する必要がありますが、設定ができると以下のように表示されます。
すべてアクションを指定できたら、テストを行いましょう。
テストに成功すると、「アウトプット」が表示されます。
アウトプットはこの後の設定で活用するので、間違いがないか確認をしてください。
※アウトプットに表示された「ファイル」にカーソルを合わせると、SVGファイルのダウンロードが可能です。
最後に、「保存する」をクリックしましょう。以上で、ブラウザを操作する設定が完了です！
いよいよ最後の設定です！赤枠部分をクリックしましょう！
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次の画面で、API接続設定を行います。ここでは、必須項目を設定しましょう！
設定が完了したら、「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功すると、アウトプットが表示されます。
Google Driveの画面に移り、確認しましょう！
無事に、 PDFに変換されたファイルがアップロードされました。
確認後、Yoomの画面に戻り、「保存する」を押してください。
以上で、「GmailでSVGを受信したら、RPAでPDFに変換してGoogle Driveに格納する」フローボットの設定が完了です！お疲れ様でした。
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
Yoomでは、Google Driveを活用したさまざまな業務自動化を簡単に実現できます。ここでは、Google Driveと連携する自動化テンプレートをいくつかご紹介します。
たとえば、DriveにアップロードされたPDFや各種ファイルをOCRで自動的に読み取り、その内容をGoogle スプレッドシートやYoomDBに追加したり、LINE WORKSやSlack、Google Chatなどに自動で通知したりすることが可能です。
これにより、書類管理やデータ連携、情報共有の効率が大幅に向上します。
本記事でご紹介したSVGからPDFへの変換フローを自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイル変換や保存の手間を削減し、変換漏れや保存ミスといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、ファイル管理業務から解放され、デザインの修正やクライアントとのコミュニケーションなど、本来時間をかけるべき重要な業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも画面の指示に従って操作するだけで、直感的に業務フローを構築できます。もし日々の定型業務の自動化に少しでも興味があれば、まずは無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください。
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