GoogleフォームでSVGが送信されたら、RPAでPDFに変換してDropboxに格納する

■概要

SVGファイルをPDFに変換する際、専用のconverterサイトを探して手作業でアップロードやダウンロードを繰り返していませんか。こうした定型的なファイル変換業務は、手間がかかるだけでなく、他の重要な業務を圧迫する一因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、GoogleフォームにSVGファイルが送信されるだけで、RPAが自動でPDFに変換し、Dropboxへ格納するため、ファイル形式の変換に伴う一連の作業を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Web上のsvg to pdf converterを利用した手作業のファイル変換に手間を感じている方
• クライアントや外部から受領したSVGファイルを、PDFに変換して管理する必要がある方
• GoogleフォームやDropboxを日常的に利用し、ファイル管理のプロセスを自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへのファイル添付を起点に、SVGからPDFへの変換と保存が自動で完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手動でのファイル操作が不要になることで、変換ミスや格納先の指定間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、DropboxをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたSVGファイルを指定します
4. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のファイル変換サイトでPDFに変換する操作を記録します
5. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定で、SVGファイルとあわせて取得する情報を任意に設定してください
• RPAのブラウザ操作アクションで、普段利用しているファイル変換サイトなど、操作対象のWebサイトを任意で設定してください
• Dropboxにファイルをアップロードするアクションで、ファイルの格納先となるフォルダを任意で設定してください

■注意事項‍

• Googleフォーム、Dropbox、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
  
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。