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「この画像、JPEG形式じゃないとシステムに登録できない…」
「クライアントから送られてきたHEICファイルを一つひとつJPEGに変換するのが手間…」
このように、日常業務の中で発生する様々なファイルの形式変換に、時間と手間を取られていませんか？単純な作業でありながら、その都度専用のツールを立ち上げたり、複数のファイルを手作業で変換したりするのは非効率的です。
もし、<span class="mark-yellow">特定のフォルダに保存したPNGやHEICなどのファイルを自動でJPEGに変換したり、メールやチャットで受け取ったファイルを即座にJPEG化して指定の場所に保存したりできる仕組み</span>があれば、こうしたファイル形式を巡る煩わしさから解放され、より付加価値の高いコア業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間も最小限におさえられます。
この機会にぜひ自動化を導入して、作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">ファイルを自動でJPEG形式に変換する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されていまず。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
ここでは、様々なツールを起点として、ファイルを自動でJPEG形式に変換する方法を具体的なテンプレートでご紹介します。
ストレージサービスはもちろん、普段利用しているチャットツールやメールツールからの自動化も可能です。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Google Driveなどのストレージサービスに特定のファイルが保存されたことをトリガーにして、自動でJPEG形式に変換し、別のフォルダに保存する</span>ことができます。
ファイル管理と形式変換の手間を同時に削減し、業務フローをスムーズに進めることが可能です！
<span class="mark-yellow">Discordなどのチャットツールでファイルが送信された際に、そのファイルを自動でJPEG形式に変換する</span>ことも可能です。
リアルタイムなコミュニケーションの中で発生するファイル変換作業を効率化し、やり取りのスピードを落とすことなく対応できます！
<span class="mark-yellow">Outlookなどのメールツールで受信した添付ファイルも自動でJPEG形式に変換できます。</span>
取引先やチーム内でのメールのやり取りが多い業務フローにおいても、ファイル形式の違いを気にすることなく、迅速な情報共有と処理が実現します。
それではここから代表的な例として、Google Driveにファイルが格納された際に自動でJPEGに変換し、別のフォルダに保存するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Chrome拡張機能
Chrome拡張機能を使用するには、アカウントを準備してください。
※設定方法は、こちらをご参照ください。
Chrome拡張機能で「Yoom ブラウザ操作オペレーション設定ツール」を追加してください。
Chrome の拡張機能を追加後に、管理画面でシークレットモードの実行を許可しましょう。
はじめに、Google DriveをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Google Drive」と入力し、検索結果からGoogle Driveのアイコンを選択します。
2.表示された画面で、「Sign in with Google」をクリックしましょう。
3.次の画面で、アカウントを選択し、その後の画面で「続行」をクリックしてください。
※認証時に、アクセス権限を「全て許可」にしておいてください。
マイアプリにGoogle Driveが表示されていれば、登録完了です。
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Google Driveでファイルが格納されたら、JPEGに変換し別のフォルダに保存する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するGoogle Driveに、ファイルを格納しておきましょう！
※後続のGoogle Driveのトリガー設定時のテストで必要になります。
今回は下図のようにファイルを格納してみました。
テスト用のため、内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してみてください。
4.「フォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
5.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にデータが抽出されていることを確認してください。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。
取得した値は、後続の設定で活用できます！
【取得した値とは？】
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値です。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
詳しくは、こちらをご参照ください。
1.分岐「コマンドオペレーション」をクリックしましょう。
・「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
オペレーションに「特定のフォルダ内にファイル・フォルダが作成されたら」、取得した値に検知したい項目を設定します。
「分岐条件」は、分岐先の処理を行う条件を設定します。
今回は、以下画像のように、取得した値を「ファイル名」とし、そのファイル名に「test」というワードが入っていることを条件としています。
分岐条件は、任意で設定してください。
設定を終えたら、「保存する」をクリックしてください。
1.アプリと連携する「ファイルをダウンロードする」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「ファイルID」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択します。
入力を終えたら「テスト」を実行し、ダウンロードに成功したら「保存する」をクリックします。
1.ブラウザを操作する「ブラウザを操作する」をクリックしましょう。
・ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるのでご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中は、有料プランで使えるアプリやブラウザ操作のオペレーションも試せますので、ぜひ活用してみてください。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法については、詳しいガイドやチュートリアルをご用意しています。設定手順に困ったときは、こちらもチェックしてみてくださいね。
表示された工程は、ファイルをWebサイトで、JPEGファイルに変換する工程を辿っています。
各項目をクリックして表示されるポップアップ画面で設定できます。
まず、「1.URLにアクセス」をクリックして、任意のアクション名と変換サイトのURLを入力します。
入力したら、「保存する」をクリックします。
※変換サイトは、ご自身で使いやすいものを設定しましょう。また、用途や社内ルールなどに応じてURLをカスタマイズして使ってください。
次以降のアクションでは、変換サイトで変換するファイルをアップロードして、JPEGファイルに変換されたファイルをダウンロードする手順になります。
ファイルを変換するためのWeb上の操作として、「3.クリック」というアクションを追加しています。
これは、今回使用した変換サイトにて、下記画像赤枠の「変換」ボタンをクリックするアクションとなります。
このように、指定した変換サイト内でのアクションを指定しましょう。
設定を終えたら、「テスト」を実行し、各項目が成功したら「保存する」をクリックしてください。
※詳しい設定方法は、こちらをご参照ください。
※ブラウザ操作について、万が一、操作時にシークレットウィンドウを消してしまった際は、こちらをご参照ください。
1.データを操作・変換する「正規表現によるデータの置換」をクリックしましょう。
「変換タイプ」は、「変更」をクリックして表示されるポップアップ画面で変更できます。
以下画像の赤枠部分の注釈に従って、変更しましょう。
「置換対象」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
「置換箇所を正規表現で指定」は、入力欄下のこちらの記事に従って、入力してください。
今回は、テンプレートを使用して、以下画像のように設定しています。
設定を終えたら、「テスト」を実行し、変換に成功したら「保存する」をクリックしてください。
1.アプリと連携する「ファイルをアップロードする」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「格納先のフォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
「ファイル名」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
今回は、以下画像のように設定しました。
「ファイルの添付方法」「ファイル」は、プルダウンから選択します。
テンプレートを使用して、以下画像のように設定してください。
設定完了後は「テスト」を行い、実際にGoogle Driveにデータが格納されることを確認してください。
確認後、保存しましょう。
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
Google Driveは、ファイルアップロードをきっかけにOCRを活用したデータ抽出・通知業務を自動化できます。
紙媒体やPDFファイルからのデータ入力や共有の手間を省き、情報処理のスピードを飛躍的に向上させることが可能です。
また、音声ファイルの文字起こしの他、RPAによるブラウザ操作を活用した自動化もできるため、任意の変換サイトで拡張子を自動変更することも可能です！
様々なファイルをJPEG形式に変換する作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイル変換の手間や、専用ツールを立ち上げる時間を削減し、ヒューマンエラーも防ぐことができます。</span>
これにより、画像や書類の形式を気にすることなくスムーズに業務を進められ、より創造的な作業に集中できる時間を確保できます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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