Outlookでファイルを受信したら、RPAでJPEGに変換しOneDriveに格納する

■概要

Outlookで受信した画像ファイルなどを、一件ずつ手作業でJPEG形式に変換していませんか。こうした定型的な作業は時間がかかるだけでなく、変換ミスや保存漏れといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローは、Outlookでのファイル受信をきっかけに、RPAがブラウザ操作を代行し、ファイルをJPEG形式に変換後、自動でOneDriveに格納します。手作業によるファイル変換のプロセスを自動化し、業務の効率化と正確性の向上を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受け取った様々な形式のファイルを、手作業でJPEGに変換している方
• ファイル形式の変換とOneDriveへの格納作業を自動化し、業務時間を短縮したい方
• RPAを活用して、Webサイト上でのファイル変換といった定型的なブラウザ操作を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのファイル受信からJPEG形式への変換、OneDriveへの格納までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます
• 人の手による変換作業や保存作業がなくなるため、ファイルの変換忘れや保存先の誤りといったヒューマンエラーの発生を防ぎます

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します
3. オペレーションでは、まず分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などに応じて後続の処理を分岐させます
4. 続いて、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します
5. 次に、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、ダウンロードしたファイルをJPEGに変換するWebサイト上の操作を設定します
6. 必要に応じて、データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」で、保存するファイル名を自動で整形します
7. 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションで、変換後のファイルを指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、処理の対象としたいメールのフォルダや、件名・本文に含まれるキーワードを任意に設定できます
• 分岐機能では、前のステップで取得した添付ファイルの有無やファイル名などの情報をもとに、後続の処理を実行する条件を自由にカスタマイズ可能です
• RPA機能では、操作対象のWebページやクリックする要素、入力するテキストなどを設定します。前のステップで取得したファイルパスなどの情報を変数として利用することもできます
• データ変換機能（正規表現）では、ファイル名を変更する際の置換対象の文字列や、置換後の文字列を任意に設定できます
• OneDriveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名は、固定値または前のステップで取得した情報を変数として利用し、自由に設定可能です

■注意事項

• Outlook、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。