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「Google Driveにアップロードしたファイルを、再度PDF.coにアップロードする作業が面倒…」
「手作業でアップロードを繰り返していると、うっかりミスや対応漏れが発生してしまう…」
このように、複数のツール間でのファイル移動作業に手間やリスクを感じていませんか？
もし、Google Driveにファイルがアップロードされた際に、PDF.coにも自動で同じファイルをアップロードしてくれる仕組みがあれば、反復的な作業から解放され、本来集中すべきコア業務に時間を割くことができます！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。
ぜひこの機会に導入して、日々の煩わしいファイル管理業務を効率化しましょう！
Yoomにはストレージサービスに保存したファイルを別のツールにアップロードする業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、「Google Driveにファイルがアップロードされたら、PDF.coにも自動でファイルをアップロードする」フローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google Drive／PDF.co／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます！
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
続いて、今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Google スプレッドシートについては、先ほどのナビ内で解説しているので省略しますね！
1.Google Driveのマイアプリ連携
アプリ一覧からGoogle Driveを検索し選択すると、下記の画面が表示されます。
「Sign in with Google」をクリックしてください。
メールアドレスまたは電話番号を入力し、「次へ」をクリックします。
パスワードを入力して、「次へ」をクリックします。
内容を確認して、「続行」をクリックします。
これでGoogle DriveとYoomの連携完了です！
2.PDF.coのマイアプリ連携
アプリ一覧からPDF.coを検索し選択すると、下記の画面が表示されます。
アカウント名には、担当者名など任意の名称を入力してください。
アクセストークンは、PDF.coから取得します。
PDF.coにログインして、TOPページの「APIキー」の「キーをコピー」をクリックしてください。
Yoomの操作画面に戻り、コピーしたAPIキーをアクセストークンに貼り付け、「追加」をクリックします。
これでPDF.coとYoomの連携完了です！
下記バナーの「試してみる」をクリックしてください。
コピーすると下記画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされます。
「OK」をクリックして設定を進めていきましょう！
※トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリックします。
クリックすると以下の画面に移ります。
アカウント情報と書かれた項目にはステップ1でマイアプリ連携した際の情報が記載されています。
アクションは、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」のままで次に進みましょう！
まず準備として、Google Driveの連携したいフォルダ内にテスト用のファイルをアップロードしてください。
ファイルをアップロードしたら、Yoomの操作画面に戻ります。
Yoomが、Google Driveフォルダ内のファイル情報を確認する間隔を設定します。
編集欄をクリックし、5分、10分、15分、30分、60分から任意の時間を選択してください。
ご利用プランにより設定できる最短の間隔が異なるため、ご注意ください。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
編集欄をクリックすると、連携したGoogle Driveのフォルダ候補が表示されます。
候補の中から、連携したいフォルダを選択してください。
選択するとフォルダIDが自動で反映されます。
フォルダIDが入力できたら、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、取得した値の各項目の横に、Google Driveの連携したフォルダにアップロードしたファイルの詳細情報が表示されます。
「完了」をクリックして設定完了です！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動する値となります。
次に、Google Driveにアップロードしたファイルをダウンロードする設定を行います。
「ファイルをダウンロードする」をクリックしてください。
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
こちらもステップ1でマイアプリ連携した際の情報が記載されています。
アクションは、「ファイルをダウンロードする」のままで次に進みましょう！
編集欄をクリックして、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」から「ファイルID」を選択します。
ファイルIDを選択したら、「テスト」をクリックしてください。
※デフォルトで入力されている「取得した値から選択してください｜例）」は削除してくださいね！
テストが成功して、ファイルがダウンロードされました！
「完了」をクリックして、設定完了です！
次に、Google DriveにアップロードしたファイルをPDF.coにもアップロードする設定を行います。
「ファイルをアップロード」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に移ります。
Google Driveと同様に、ステップ1でマイアプリ連携したPDF.coのアカウント情報が自動で表示されます。
アクションは、「ファイルをアップロード」のままで次に進みましょう！
「ファイルの添付方法」と「ファイル」はテンプレートであらかじめ設定されています。
下記画像の設定のまま、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功したら、「完了」をクリックして設定完了です！
【補足】
取得した値の「ファイルURL」を確認すると、PDF.coにアップロードされたファイルが確認できます！
最後に、Google DriveとPDF.coにアップロードしたファイルの情報を一元管理できるように、ファイルの情報をGoogle スプレッドシートに自動追加する設定を行います。
「レコードを追加する」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に移ります。
Google Driveと同様に、ステップ1でマイアプリ連携したGoogle スプレッドシートのアカウント情報が自動で表示されます。
アクションは、「レコードを追加する」のままで次に進みましょう！
次に、Google DriveとPDF.coにアップロードしたファイルの情報を一元管理するGoogle スプレッドシートを作成しましょう。
下記画像を参考に、ヘッダーを追加してください。
フローボットが起動するたびに、各ヘッダーの下にレコードが追加されていくイメージです！
※すでに連携するGoogle スプレッドシートが作成済みの場合は、新たに作成する必要はありません。
編集欄をクリックすると、Google スプレッドシートの候補が表示されるので、先ほど作成したGoogle スプレッドシートを選んでください。
選択するとIDが自動で入力されます。
同様に、タブ名も入力します。
更新したいレコードのテーブル範囲を任意で入力し、「次へ」をクリックします。
次に、レコード(行)を追加する設定を行います。
編集欄をクリックし、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」と「ファイルをダウンロードする」から各項目に対応する項目を選択します。
【Tips】
取得した値を活用することで、フローボットを起動する度に変動する値として反映されます。
これにより、毎回変動する情報を手動で入力する必要がなくなり、効率的に連携できます！
PDF.coの情報は、「ファイルをアップロード」から引用できます。
すべての項目の選択が完了したら、「テスト」をクリックします。
※既存のGoogle スプレッドシートを連携した場合は、対応する値がない場合もあるかと思います。
その場合は、空欄のままで問題ありません。
テストが成功したら、「完了」をクリックして設定完了です！
Google スプレッドシートにレコード（行）が追加されました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
実際にフローボットを起動して、Google Driveにファイルをアップロードしたら、PDF.coにも自動でファイルがアップロードされ、その情報がGoogle スプレッドシートに記録されるか確認してみてくださいね！
PDF.coのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
PDF.coを活用すれば、Googleフォームや各種フォームで送付されたファイルをOCRで読み取り、自動でテキストを追加して書類を加工できます。また、GmailやOutlookの添付ファイル、さらにはGoogle Drive、Dropbox、Boxなどのストレージにアップロードされたファイルを対象に、OCRでの情報抽出とPDF.coによるテキスト追記を組み合わせた高度な文書管理フローの構築が可能です。
Google DriveとPDF.coの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイルの二重アップロードの手間を削減し、アップロード漏れなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は単純なファイル管理業務から解放され、より付加価値の高い業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：特定のファイルのみを自動アップロードできますか？（ファイル名や種類で絞り込む方法）
A：
はい、分岐オペレーションを追加することで実現可能です！
例えば、特定の命名規則（例：「請求書」など）を持つファイルや、PDFファイルのみを対象にするなど、実運用に即した絞り込み条件を設定できます。
詳しくは下記をご参照ください。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
Q：Google Drive以外のストレージサービスでも連携できますか？
A：
はい、可能です！
例えば、BoxやOneDriveなどとも連携ができます。
連携可能なアプリ一覧は以下のリンクからご確認ください。
またフローボットの設定方法については下記をご参照ください。
Q：アップロードに失敗した場合の通知や再実行は可能ですか？
A：
アップロード失敗などエラーが発生すると、Yoomに登録したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後、手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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