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「会議の録画データを音声だけで抽出して、移動中に聞きたいけど変換作業が面倒…」
「インタビュー動画を文字起こしするために、いちいち手作業でMP3に変換するのが手間…」
動画ファイルから音声データを抽出する際、ファイル形式の変換作業に時間や手間がかかっていませんか？
特定のフォルダに動画ファイルをアップロードするだけで、自動的にMP3形式に変換されて保存される仕組みがあれば、手間なく音声コンテンツとして活用でき、文字起こしなどの後続作業もスムーズに始められます。本来集中すべきコア業務の時間をしっかり確保できるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定はノーコードで簡単に導入でき、作業の手間や時間を大幅に削減できます。ぜひこの機会に自動化を取り入れて、業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには動画ファイルをMP3に変換する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
会議の録画データやセミナー動画などを、後から音声で聞き返したい場面はありませんか。
その都度、手作業で変換ツールを探して変換するのは手間がかかり、面倒に感じることも少なくありません。
このワークフローを活用すれば、Google Driveの指定フォルダに動画ファイルをアップロードするだけで、RPAがMP3ファイルへ自動で変換し、指定の場所に保存する一連の流れを構築できるため、変換作業の手間を省くことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・変換ツールなどを利用し、手作業で動画から音声への変換を行っている方
・Web会議の録画データなどを音声化し、議事録作成や情報共有に活用しているチームの方
・動画コンテンツを音声ファイルとしても利用し、コンテンツ活用の幅を広げたいと考えている方
■注意事項
・Google DriveとYoomを連携してください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
動画をMP3に変換し自動で保存する方法
普段普段お使いのさまざまなツールを起点に、動画ファイルをMP3形式に自動変換する方法を、具体的なテンプレートを使ってご紹介します。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
ストレージサービスを起点に動画をMP3に変換する
Google Driveなどのストレージサービスに動画ファイルがアップロードされたら、自動でMP3形式に変換することができるので、手動でのファイル変換作業をなくし、効率的に音声ファイルを生成しましょう！
■概要
会議の録画データやセミナー動画などを、後から音声で聞き返したい場面はありませんか。
その都度、手作業で変換ツールを探して変換するのは手間がかかり、面倒に感じることも少なくありません。
このワークフローを活用すれば、Google Driveの指定フォルダに動画ファイルをアップロードするだけで、RPAがMP3ファイルへ自動で変換し、指定の場所に保存する一連の流れを構築できるため、変換作業の手間を省くことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・変換ツールなどを利用し、手作業で動画から音声への変換を行っている方
・Web会議の録画データなどを音声化し、議事録作成や情報共有に活用しているチームの方
・動画コンテンツを音声ファイルとしても利用し、コンテンツ活用の幅を広げたいと考えている方
■注意事項
・Google DriveとYoomを連携してください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
メールツールを起点に動画をMP3に変換する
Gmailなどのメールで受信した動画ファイルを自動でMP3形式に変換することもできるため、メールでのファイル共有が多い職場でも変換作業の手間を大幅に削減できます。
■概要
メールで受け取った動画ファイルを、音声データとして利用したい場面はありませんか。
その都度変換ツールで手動変換し、ストレージに保存する作業は手間がかかり、本来の業務を圧迫することもあります。
このワークフローは、Gmailで特定の動画ファイルを受信すると、RPAが自動でMP3ファイルに変換し、指定のBoxフォルダへ格納する一連の流れを自動化します。
面倒な手作業から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・動画から音声ファイルへの変換を手作業で行っている方
・Gmailで受け取った動画ファイルを、定常的にMP3へ変換しBoxで管理しているチームの方
・動画コンテンツの音声部分だけを抽出し、二次利用などの業務を効率化したいと考えている方
■注意事項
・Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
チャットツールを起点に動画をMP3に変換する
Discordなどのチャットツールに投稿された動画ファイルを自動でMP3形式に変換し、指定のストレージに保存することも可能であり、リアルタイムなコミュニケーションの中から生まれるコンテンツもスムーズに二次活用できます。
■概要
Discordで共有された動画ファイルから音声だけを抽出したい時、手作業で変換ツールを使って変換し、保存する作業は手間がかかるのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Discordの特定チャンネルに動画が送信されるだけで、RPAが自動でMP3ファイルに変換し、指定のDropboxフォルダに格納するため、こうした手作業のプロセスを自動化し、業務効率を向上させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Discordで共有される動画を変換ツールなどを用いて手作業で音声ファイルに変換している方
・ポッドキャストや音声コンテンツ制作のため、動画から音声のみを効率的に抽出したいと考えているクリエイターの方
・DiscordとDropboxを連携させ、ファイル管理や共有のプロセスを自動化し、生産性を向上させたい方
■注意事項
・Discord、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
クラウドストレージ上の動画をMP3に自動変換するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Google Driveに動画ファイルがアップロードされた際に、RPAでMP3形式に変換し、自動で同じフォルダに保存するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
会議の録画データやセミナー動画などを、後から音声で聞き返したい場面はありませんか。
その都度、手作業で変換ツールを探して変換するのは手間がかかり、面倒に感じることも少なくありません。
このワークフローを活用すれば、Google Driveの指定フォルダに動画ファイルをアップロードするだけで、RPAがMP3ファイルへ自動で変換し、指定の場所に保存する一連の流れを構築できるため、変換作業の手間を省くことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・変換ツールなどを利用し、手作業で動画から音声への変換を行っている方
・Web会議の録画データなどを音声化し、議事録作成や情報共有に活用しているチームの方
・動画コンテンツを音声ファイルとしても利用し、コンテンツ活用の幅を広げたいと考えている方
■注意事項
・Google DriveとYoomを連携してください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
事前に準備するもの
Chromeの拡張機能
Chromeを使用するには、アカウントを準備してください。
※設定方法は、こちらをご参照ください。
Chrome拡張機能で「Yoom ブラウザ操作オペレーション設定ツール」を追加してください。
Chrome の拡張機能を追加後に、管理画面でシークレットモードの実行を許可しましょう。
ステップ1：Google Driveをマイアプリ連携
はじめに、Google DriveをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Google Drive」と入力し、検索結果からGoogle Driveのアイコンを選択します。
2.表示された画面で、「Sign in with Google」をクリックしましょう。
3.次の画面で、アカウントを選択し、その後の画面で「続行」をクリックしてください。
※認証時に、アクセス権限を「全て許可」にしておいてください。
マイアプリにGoogle Driveが表示されていれば、登録完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
■概要
会議の録画データやセミナー動画などを、後から音声で聞き返したい場面はありませんか。
その都度、手作業で変換ツールを探して変換するのは手間がかかり、面倒に感じることも少なくありません。
このワークフローを活用すれば、Google Driveの指定フォルダに動画ファイルをアップロードするだけで、RPAがMP3ファイルへ自動で変換し、指定の場所に保存する一連の流れを構築できるため、変換作業の手間を省くことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・変換ツールなどを利用し、手作業で動画から音声への変換を行っている方
・Web会議の録画データなどを音声化し、議事録作成や情報共有に活用しているチームの方
・動画コンテンツを音声ファイルとしても利用し、コンテンツ活用の幅を広げたいと考えている方
■注意事項
・Google DriveとYoomを連携してください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Google Driveに動画ファイルがアップロードされたら、RPAでMP3に変換し保存する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
ステップ3：Google Driveのトリガー設定
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するGoogle Driveに、動画ファイルを格納しておきましょう！
※後続のGoogle Driveのトリガー設定時のテストで必要になります。
今回は下図のような動画ファイルを格納してみました。
テスト用のため、内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してみてください。
4.「フォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
5.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にデータが抽出されていることを確認してください。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。取得した値は、後続の設定で活用できます！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値です。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
※詳しくは、こちらをご参照ください。
ステップ4：分岐の設定
1.分岐「コマンドオペレーション」をクリックしましょう。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけます。
オペレーションに「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」、取得した値に検知したい項目を設定します。
「分岐条件」は、分岐先の処理を行う条件を設定します。今回はテンプレートを活用して、以下画像のように設定しています。
設定を終えたら、「保存する」をクリックしてください。
ステップ5：Google Driveのダウンロード設定
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
※その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、以下もチェックしてみてください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
1.アプリと連携する「ファイルをダウンロードする」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「ファイルID」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、ダウンロードに成功したら「保存する」をクリックします。
ステップ6：ブラウザを操作する設定
1.ブラウザを操作する「ブラウザを操作する」をクリックしましょう。
※ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるのでご注意ください。
※サクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中は、有料プランで使えるアプリやブラウザ操作のオペレーションも試せます。
※ブラウザを操作するオペレーションの設定方法については、詳しいガイドやチュートリアルをご用意しています。設定手順に困ったときは、こちらもチェックしてみてくださいね。
表示された工程は、動画ファイルをWebサイトで、MP3に変換する工程を辿っています。
各項目をクリックして表示されるポップアップ画面で設定できます。
まず、「1.URLにアクセス」をクリックして、任意のアクション名と変換サイトのURLを入力します。
入力したら、「保存する」をクリックします。
※変換サイトは、ご自身で使いやすいものを設定しましょう。また、用途や社内ルールなどに応じてURLをカスタマイズして使ってください。
次以降のアクションでは、変換サイトで変換する動画ファイルをアップロードして、MP3ファイルに変換されたファイルをダウンロードする手順になります。
別のサイトを使用する際にはアクションは変わってくるので、ご自身で設定してください。
ファイルを変換するためのWeb上の操作として、「3.クリック」というアクションを追加しています。
設定を終えたら、「テスト」を実行し、各項目が成功したら「保存する」をクリックしてください。
※詳しい設定方法は、こちらをご参照ください。
※ブラウザ操作について、万が一、操作時にシークレットウィンドウを消してしまった際は、こちらをご参照ください。
ステップ7：データを操作・変換する設定
1.データを操作・変換する「正規表現によるデータの置換」をクリックしましょう。
「変換タイプ」は、「変更」をクリックして表示されるポップアップ画面で変更できます。
※以下画像の赤枠部分の注釈に従って、変更しましょう。
「置換対象」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
「置換箇所を正規表現で指定」は、入力欄下のこちらの記事に従って、入力してください。
※今回は、テンプレートを使用して、以下画像のように設定しています。
設定を終えたら、「テスト」を実行し、変換に成功したら「保存する」をクリックしてください。
ステップ8：Google Driveのアップロード設定
1.アプリと連携する「ファイルをアップロードする」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「格納先のフォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
「ファイル名」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
「ファイルの添付方法」「ファイル」は、プルダウンから選択してください。
※以下画像のように、取得したファイルを設定しましょう。
設定完了後は「テスト」を行い、実際にGoogle Driveにデータが格納されることを確認してください。
確認後、保存しましょう。
ステップ9：トリガーボタンをONにして、フローの動作確認をする
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
Google Driveを活用したその他の自動化例
Yoomでは、Google Driveに対応したさまざまな自動化を簡単に実現できます。ここでは、Google Driveと連携できる便利な自動化テンプレートをいくつかご紹介します。
たとえば、Google Driveに格納したファイルをOCRで読み取りYoomDBへ登録したり、PDFの内容確認やAIによるデータ抽出、ChatGPTでファイル名を自動更新することも可能です。また、受領書データの転記やファイルアップロード時の通知などもワンクリックで設定できるため、日々の作業効率が大幅に向上します。
■概要
・Google Driveに格納されたPDFファイルを画像解析し、データベースへ追加およびチャットへの通知を行います。
・途中に担当者依頼を加えることで、より確実なデータ追加を可能にしています。
■事前準備
・Yoomデータベースに追加したいPDF内の情報の列名を予め設定します。
※列名とは、このような項目を指します。「会社名」「氏名」「メールアドレス」 etc
■作成方法
①トリガーからアプリトリガーを選択し、Google Driveを選びます。
②特定のフォルダにファイル・フォルダが格納されたアクションを選択し、次のページで起動間隔と対象のフォルダIDを設定します。
③一度指定したフォルダに取得したい形式と同様のPDFをテストで格納し、Yoomに戻ってトリガーテストを行い取得を確認したら保存します。
④トリガー下の＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogle Driveを選択します。
⑤画像ファイル・PDFファイルをダウンロードするアクションを設定し、次のページでファイルIDの欄をクリックして表示されたアウトプットからトリガーを選択し、トリガーで取得しているファイルIDを{{ファイルID}}のように埋め込みます。このようにすることで、取得したファイルIDをそのまま動的に使用できます。
※アウトプットを使って動的に値を変更する点についてはこちらを参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
⑥＋マークを押し、画像・PDFから文字を読み取るオペレーションを選択します。
⑦アクションから画像・PDFファイルを読み取るを選択し、次に進みます。
⑧ファイルの添付方法で、「取得した値を使用」を選択し、候補から⑤で取得したファイルを設定します。
⑨追加で抽出したい項目に、そのPDF上から取得した文字列の項目名を入力します。
※ファイル全体の文字列や複数行などの、複雑な取得はAIの仕様上うまく作動しない場合がありますので、ご注意ください。
※詳細の設定方法はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8679686
⑩テストを行い、値が取得できたか確認して保存します。
⑪＋マークを押し、担当者へ対応を依頼するオペレーションを選択します。
⑫任意の担当者を設定し、メッセージ欄をクリックして、⑩のテストで取得した値を{{●●}}のようにそのまま埋め込みます。このようにすることで、⑤と同様に取得した値をそのまま担当者依頼に表示させることができます。
⑬フォームを追加をクリックし、項目に⑩で取得した項目名をそのまま入力します。このようにすることで、⑩で取得したアウトプットをそのまま引き継ぐor担当者が修正した値を使用するといったアウトプットの引き継ぎを行う事が可能です。
※アウトプット引き継ぎについてはこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6780877
⑭＋マークを押し、データベースを操作するからYoomを選択後、事前に用意したテーブルを選択して、レコードを追加アクションを設定します。
⑮次のページで事前に設定した列名が表示されるので、各列名の欄をクリックし、⑬の担当者へ対応を依頼するオペレーションで取得した項目をそれぞれ対応した列名のところに入力します。
⑯＋マークを押し、アプリと連携するからLINE WORKSを選択してトークルームにメッセージを送信アクションを選びます。
⑰次のページで、BotIDやトークルームIDを設定し、メッセージ内容に任意の内容を設け設定完了です。
※LINE WORKSの詳細設定はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6228178
■概要
このフローは、Google Drive内のファイルを自動的に整理するための業務ワークフローです。ChatGPTのAI機能を活用してファイル内容を解析し、適切なファイル名にリネームします。この自動化により、手動でのファイル名変更にかかる時間を削減し、Google Driveの検索効率を高めることができます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・普段から、Google DriveやChatGPTを活用している方
・Google Driveを頻繁に利用しているビジネスユーザー
・ファイル管理の効率化を目指すチームリーダー
・AIを活用して業務を自動化したいIT担当者
・ファイル整理に手間を感じている個人ユーザー
■注意事項
・Google DriveとChatGPTをYoomに連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
Google Driveに格納されたファイルをAI-OCRで読み取り、Yoomのデータベースへ格納するフローです。
受領書データをフォームで送信するとAIが自動で任意の情報を読み取り、読み取り情報の確認依頼を経て、Googleスプレッドシートに格納、Slackに通知します。
まとめ
動画ファイルをMP3に変換する作業を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイル変換の手間を完全に排除し、ヒューマンエラーの心配なく音声ファイルを生成できます。これにより、会議の振り返りやインタビューの文字起こしなどの後続タスクに、すぐ取り掛かることができます。業務全体の生産性向上にも直結します！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
