受領書データをAIで自動で読み取りGoogle スプレッドシートにデータ転記・GoogleDriveにファイル格納
受領書データをAIで自動で読み取りGoogle スプレッドシートにデータ転記・GoogleDriveにファイル格納
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Google スプレッドシート
と
Google Drive™
と
Slack
を自動連携できます。
■概要
取引先から受け取った紙やPDFの受領書データを、手作業で管理表に転記していませんか？こうした定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーが発生する原因にもなります。 このワークフローは、フォームにアップロードされた受領書をAI-OCRが自動で読み取り、その内容をGoogle スプレッドシートに転記するため、手作業によるデータ入力業務を効率化し、正確なデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 紙やPDFの受領書を、手作業でGoogle スプレッドシートなどに転記している経理担当者の方
- 書類のデータ化と保管作業に時間がかかり、本来のコア業務に集中できていない方
- 受領書をはじめとする帳票類の処理を、AI-OCRなどを活用して自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 受領書をフォームにアップロードするだけで、データ転記とファイル保管が自動で完了するため、手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業でのデータ転記が減るため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシート、Google Drive、SlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーで、フォームトリガーを選択し、受領書データをアップロードするためのフォームを設定します
- 次に、オペレーションで、OCR機能を使い、アップロードされた受領書ファイルから文字情報を読み取ります
- 次に、オペレーションで、読み取った内容に間違いがないか「担当者へ対応を依頼する」アクションで確認依頼を送ります
- 次に、オペレーションで、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、読み取ったデータを指定のシートに転記します
- 次に、オペレーションで、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、元の受領書ファイルを指定のフォルダに格納します
- 最後に、オペレーションで、Slackの「Slackチャンネルに通知」アクションを設定し、処理の完了を関係者に通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームで設定する質問項目（例：担当者名や備考欄など）は、業務内容に合わせて任意で設定できます
- Google スプレッドシートでデータを追加するシートや列は、管理しているファイルに合わせて任意で設定してください
- Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名は、運用ルールに合わせて任意で設定可能です
- Slackへの通知は、通知先のチャンネルやメッセージの本文を任意でカスタマイズすることができます
■注意事項
- Google スプレッドシート、Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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使用しているアプリについて
Google スプレッドシート
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Google Drive™
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詳しくみるテンプレート
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Googleフォームで受け取ったPNGをJPEGに変換して、Google Driveに格納する
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Airtableで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する
Slack
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詳しくみるテンプレート
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ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
行が追加されたら
行が更新されたら
新しくファイル・フォルダが作成されたら
特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら
特定のキーワードを含むファイルが更新されたら
特定のキーワードを含むファイルが作成されたら
メッセージがチャンネルに投稿されたら
ファイルがチャンネルに投稿されたら
メッセージがチャンネルに投稿されたら（Webhook）
メッセージにスタンプが押されたら（Webhook）
チャンネルでメンションされたら
指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら
Slackアプリがメンションされたら（Webhook）
チャンネルでメンションされたら（複数ユーザー指定）
指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら（正規表現で指定）
新しいチャンネルが作成されたら（Webhook）
メッセージがスレッドに投稿されたら（Webhook）
チャンネルでメンションされたら（複数ユーザー＆グループ指定）
フローボットオペレーション
セルに値を入力
値を取得する
値を削除する
新しいスプレッドシートを作成する
シート（タブ）をコピーする
新しいシート（タブ）を追加する
シート（タブ）を削除する
値を置換する
シート名を更新する
行を削除する
スプレッドシートの情報を取得
シート名を取得する
数式を繰り返す
範囲に値を入力
セルに画像を埋め込む
特定の列でソート
シートを非表示にする
指定のセルにメモを追加する
フローボットトリガー
行が追加されたら行が更新されたら
フローボットオペレーション
セルに値を入力値を取得する値を削除する新しいスプレッドシートを作成するシート（タブ）をコピーする新しいシート（タブ）を追加するシート（タブ）を削除する値を置換するシート名を更新する行を削除するスプレッドシートの情報を取得シート名を取得する数式を繰り返す範囲に値を入力セルに画像を埋め込む特定の列でソートシートを非表示にする指定のセルにメモを追加する列を追加する列を削除する複数列に値を入力
フローボットトリガー
新しくファイル・フォルダが作成されたら特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら特定のキーワードを含むファイルが更新されたら特定のキーワードを含むファイルが作成されたら
フローボットオペレーション
フォルダを作成するファイルを複製する特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索ファイルを削除するファイルをアップロードするファイルをダウンロードするGoogleスプレッドシートをダウンロードGoogleスライドをダウンロードGoogleドキュメントをダウンロード特定フォルダ内のファイル・フォルダの一覧を取得ファイル名を変更するファイル・フォルダ情報を取得エクセルファイルをスプレッドシートに変換するCSVファイルをスプレッドシートに変換する指定のユーザーにファイルやフォルダの権限を付与するファイルをゴミ箱に移動するファイルやフォルダの権限のリストを取得ファイル・フォルダの説明を更新ファイルの格納先フォルダを変更ファイルのショートカットを作成ファイルのダウンロードやコピー操作の可否を設定する特定フォルダ内のフォルダの一覧を取得ファイルをGoogleドキュメントに変換するGoogleスプレッドシートをダウンロード（シートを指定）ファイル権限を「リンクを知っている全員」に変更特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索（ごみ箱を除く）プレゼンテーションファイルをGoogleスライドに変換するPDFファイルをGoogleドキュメントに変換する特定の組織にファイルやフォルダの権限を付与する特定のファイルを更新ファイルやフォルダから権限を削除する共有ドライブを作成共有ドライブを検索ファイルを複製する（詳細指定）ファイル・フォルダを検索
フローボットトリガー
メッセージがチャンネルに投稿されたらファイルがチャンネルに投稿されたらメッセージがチャンネルに投稿されたら（Webhook）メッセージにスタンプが押されたら（Webhook）チャンネルでメンションされたら指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたらSlackアプリがメンションされたら（Webhook）チャンネルでメンションされたら（複数ユーザー指定）指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら（正規表現で指定）新しいチャンネルが作成されたら（Webhook）メッセージがスレッドに投稿されたら（Webhook）チャンネルでメンションされたら（複数ユーザー＆グループ指定）メッセージのスタンプが削除されたら（Webhook）
フローボットオペレーション
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