Gmailで動画ファイルが送信されたら、RPAでMP3に変換しBoxに格納する

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‍■概要

メールで受け取った動画ファイルを、音声データとして利用したい場面はありませんか。その都度変換ツールで手動変換し、ストレージに保存する作業は手間がかかり、本来の業務を圧迫することもあります。このワークフローは、Gmailで特定の動画ファイルを受信すると、RPAが自動でMP3ファイルに変換し、指定のBoxフォルダへ格納する一連の流れを自動化します。面倒な手作業から解放され、より重要な業務に集中できます。

■このテンプレートをおすすめする方

動画から音声ファイルへの変換を手作業で行っている方
Gmailで受け取った動画ファイルを、定常的にMP3へ変換しBoxで管理しているチームの方
動画コンテンツの音声部分だけを抽出し、二次利用などの業務を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

Gmailでのファイル受信をトリガーに、変換からBoxへの格納まで自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
手作業によるファイルのダウンロード忘れや変換ミス、格納先の指定間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、GmailとBoxをYoomと連携します。
次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、添付ファイルなどの情報を取得します。
次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などに応じて後続の処理に進むかどうかを判断させます。
次に、オペレーションでRPA機能を選択し、任意のサイトを操作してファイルをMP3に変換するよう設定します。
最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたMP3ファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Gmailのトリガー設定では、起動条件としたいメールに含まれるキーワードを任意で設定してください。
分岐機能では、Gmailで取得した添付ファイルの有無やファイル名などの情報をもとに、後続の処理を続けるかどうかの条件を自由に設定可能です。
RPA機能では、操作したいWebページのURLや、取得したいテキスト、ファイルなどを実際の画面に合わせてカスタマイズできます。また、各項目に固定値や前段で取得した情報を変数として登録することも可能です。
Boxへのファイルアップロード時には、保存先のフォルダIDやファイル名を、固定値だけでなくGmailで取得した件名などの情報を用いて動的に設定できます。

■注意事項

Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。