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「Google スプレッドシートをコピーするとき、いつもメモが消えちゃうんだよな…」
「シートをコピーしてメモを再入力する作業、地味に時間がかかって面倒…」
このように、Google スプレッドシートのコピー作業、特にメモの扱いに手間を感じていませんか？
シートの複製は頻繁に行う操作ですが、メモ情報まで正確に引き継ぐのは手作業だと意外と面倒で、入力ミスや転記漏れの原因にもなりかねません…
もし、<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートで特定の変更があった際に、メモ情報を含めた形でシート全体を自動的に複製し、必要に応じて関係者に通知までできる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、より創造的な業務に集中できる貴重な時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても直感的に設定可能で、日々の繰り返し作業の負担を大きく軽減できるので、ぜひこの機会に導入して、業務の効率化を体験してみましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートのシートをメモ付きでコピーする業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いのGoogle スプレッドシートで、メモ付きのシートコピーやその後の情報共有を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
これにより、手作業による手間やミスを削減し、チーム内の情報伝達をスムーズにできます。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Google スプレッドシートで特定の条件、例えば新しい行が追加されたといった変更をトリガーとして、<span class="mark-yellow">メモ情報も含めてシート全体を自動でコピーすることができます。</span>
手作業によるコピーミスやメモの転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、常に最新かつ正確な情報バックアップやバージョン管理が容易になります。
メモ付きでコピーされたGoogle スプレッドシートの更新情報やコピー完了の通知を、<span class="mark-yellow">Microsoft Teamsなどのチャットツールに自動で送信できる</span>ため、関係者への迅速な情報共有が実現し、プロジェクトの進捗状況の透明性を高め、確認漏れを防ぎます。
Google スプレッドシートがメモ付きでコピーされた際に、その旨を<span class="mark-yellow">SendGridなどのメール配信サービスを通じて関係者に自動でメール通知可能です。</span>
重要な変更や更新情報を見逃すことなく、円滑なコミュニケーションと確実な情報伝達をサポートします。
それではここから代表的な例として、Google スプレッドシートに行が追加された際に、そのシートをメモ情報も一緒に自動でコピーするフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
Google スプレッドシートの連携
1.検索する
検索ボックスにGoogle スプレッドシートと入力し、Google スプレッドシートのアイコンをクリックします。
2.ログインする
「Sing in with Google」をクリックしてログインしましょう。
3.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
4.追加アクセスの選択
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
1.それでは、最初の設定を始めましょう！
まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
2.次に、連携するアカウントとアクションを設定しましょう！
タイトルとアカウント情報はステップ1で入力した内容が反映されてます。タイトルは自由に変えられるので、わかりやすい名前に変更してもOKです。
トリガーアクションはテンプレ通り「行が追加されたら」のままにしましょう。
全部入力できたら、「次へ」をクリックして進みましょう。
3.ここでは、トリガーになるGoogle スプレッドシートを設定します。
まだGoogle スプレッドシートを用意していない方は、このタイミングで作っておきましょう。
今回は、下記のようなメモを記載したGoogle スプレッドシートを使って、設定を進めていきます！
Google スプレッドシートの準備ができたら、Yoomの画面に戻りましょう。
以下の手順に沿って、それぞれの項目を入力してくださいね。
今回は下記のような内容で設定しました。
入力が終わったら、まず「テスト」を試してみましょう。
成功すると、下のような結果が表示されて、指定したGoogle スプレッドシートにちゃんとデータが反映されているのが確認できます。
反映内容に問題がなければ、「保存する」を押して次に進んでくださいね。
1.次に、Google スプレッドシートをコピーする設定を行います。
まずは、下記の赤枠をクリックしてください。
2.画面が切り替わるので、連携アカウントとアクションを設定してください。
タイトルやアクションは前のステップと同じように修正・確認を行い、次に進みましょう。
3.ここでは、Google スプレッドシートのメモを含んだシートをコピーする設定をしていきます。
コピー先のGoogle スプレッドシートは、下記のように用意しました。もしまだ準備ができていなければ、このタイミングで準備を進めておきましょう。
Google スプレッドシートの準備ができたら、Yoomの画面に戻って、以下の手順でそれぞれの項目を入力してくださいね。
それぞれの項目を下記のように入力しました。
入力が終わったら、「テスト」を実行して成功するか確認してみてください。
設定したGoogle スプレッドシートのコピー先に、シートがちゃんとコピーされてるかチェックしましょう。
下記赤枠のように、指定したシートがメモ付きで反映されていればOKです！
最後に「保存する」を押して、次のステップへ進んでくださいね。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
Google スプレッドシートを使った自動化は、今回ご紹介したメモ付きでGoogle スプレッドシートを自動コピーする以外にも様々な業務に応用できます。
ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてください。
Google スプレッドシートのコピー作業、特にメモ情報まで正確に引き継ぐというタスクは、手作業で行うと時間もかかり、ミスも発生しやすいため、<span class="mark-yellow">この一連のプロセスを自動化することで、作業時間を大幅に短縮し、ヒューマンエラーを根本から排除できます。</span>
これにより、常に正確な情報が担保されたシートを関係者間で共有できるようになり、より本質的な分析や意思決定に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの専門知識がない方でも、画面の指示に従って直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし日々のルーティンワークの自動化や業務効率の向上に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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