■概要
Google スプレッドシートで新しい行が追加されるたびに、手作業でシートをコピーし、関係者にメールで通知する業務は、時間もかかりミスも発生しやすいのではないでしょうか。特に重要な情報を扱う場合、迅速かつ正確な共有が求められます。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートへの行追加をトリガーとして、コメントを付与した上でシートをコピーし、SendGrid経由で自動的に通知できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートでの情報更新に伴う手作業のコピーや通知に課題を感じている方
- データ更新の都度、関係者への迅速かつ正確な情報共有の自動化を目指すチームの方
- SendGridを活用して、特定の業務連絡を効率化したいと考えている業務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートに行が追加されると、シートのコピーとSendGridによる通知が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるシートのコピーミスや通知漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとSendGridをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定し、監視対象のスプレッドシートとシートを指定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「シート（タブ）をコピーする」アクションを設定し、コピー元のスプレッドシートIDとシートID、そしてコピー先の新しいシート名（コメントを含めることも可能）などを指定します。
- 最後に、オペレーションでSendGridの「メールを送信する」アクションを設定し、通知先のメールアドレスや件名、本文などを指定します。本文には、追加された行のデータやコピーされたシートの情報を動的に含めることができます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- SendGridの「メールを送信する」アクションでは、通知先のメールアドレス（To, Cc, Bcc）を任意で設定できます。
- メールの本文や件名は、固定のテキストを設定するだけでなく、トリガーとなったGoogle スプレッドシートの行データや、コピーされたシートの情報などを変数として埋め込み、動的にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
・Google スプレッドシート、SendGridのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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