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■概要
「Google スプレッドシートに行が追加されたら、シートをコピーする」業務ワークフローです。
データの追加に応じて自動的にシートのバックアップや整理を行います。
このワークフローを導入すれば、新しい行が追加されるたびにシートを自動でコピーするため、データ管理がスムーズになり、作業効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
「毎月、報告用のGoogle スプレッドシートのテンプレートをコピーして新しいシートを作成するのが面倒…」
「複数のプロジェクトで同じフォーマットのシートを使うけど、手作業でのコピーはミスが怖い…」
このように、Google スプレッドシートでのシートコピー作業に手間や不安を感じていませんか？
もし、特定の条件を満たした際に自動でシートをコピーしたり、定期的に新しいシートを複製したりする仕組みがあれば、これらの手作業による負担やヒューマンエラーのリスクから解放され、データ入力や分析といったより本質的な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはGoogle スプレッドシートのシートをコピーする業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
「Google スプレッドシートに行が追加されたら、シートをコピーする」業務ワークフローです。
データの追加に応じて自動的にシートのバックアップや整理を行います。
このワークフローを導入すれば、新しい行が追加されるたびにシートを自動でコピーするため、データ管理がスムーズになり、作業効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートで、あるシートの内容を別のシートや新しいシートにコピーする作業は、手動で行うと時間がかかり、ミスも発生しやすいため、自動化することでこれらの課題を解決し、業務効率を向上させることができます。
ここでは、Yoomに用意されているテンプレートを使って、Google スプレッドシートのシートコピーを自動化する具体的な例を紹介していくので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Google スプレッドシート自体をデータベースのように活用し、特定の行が追加されたタイミングで指定したシートを自動でコピーすることができます。月次報告用のテンプレートシートの複製や、プロジェクトごとの進捗管理シートの作成などを自動化し、手作業によるコピーの手間やミスを削減して、効率的なデータ管理を実現しましょう！
■概要
「Google スプレッドシートに行が追加されたら、シートをコピーする」業務ワークフローです。
データの追加に応じて自動的にシートのバックアップや整理を行います。
このワークフローを導入すれば、新しい行が追加されるたびにシートを自動でコピーするため、データ管理がスムーズになり、作業効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートで特定のシートがコピーされた際に、その旨をGoogle Chatなどのチャットツールへ自動で通知するフローです。シートコピーの完了を関係者にリアルタイムで共有し、確認漏れを防ぎつつ、その後の作業へスムーズに移行するための連携を強化しましょう！
■概要
Google スプレッドシートへのデータ入力後、手作業でシートをコピーし、関係者にGoogle Chatで通知するといった定型業務に時間を取られていませんか。 また、これらの作業は手作業であるがゆえに、コピーミスや通知漏れといったヒューマンエラーが発生しやすい業務でもあります。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されると、自動でシートがコピーされ、指定したGoogle Chatへ通知が送信されるため、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートでシートがコピーされたことをトリガーとして、Googleカレンダーに自動で予定を作成することも可能です。コピーされたシートに基づく作業の開始日や締め切りなどをカレンダーに登録し、タスク管理を自動化して、作業の遅延や失念を防ぎましょう！
■概要
Google スプレッドシートでタスクや情報を管理し、それを基にGoogleカレンダーへ手動で予定を登録する作業は、手間がかかるだけでなく、入力漏れや二重登録のリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、該当シートのコピーとGoogleカレンダーへの予定作成が自動的に行われるため、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それではここから代表的な例として、Google スプレッドシートに特定の行が追加された際に、指定したシートを自動でコピーするフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
「Google スプレッドシートに行が追加されたら、シートをコピーする」業務ワークフローです。
データの追加に応じて自動的にシートのバックアップや整理を行います。
このワークフローを導入すれば、新しい行が追加されるたびにシートを自動でコピーするため、データ管理がスムーズになり、作業効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
Google スプレッドシートの連携
1.検索する
検索ボックスにGoogle スプレッドシートと入力し、Google スプレッドシートのアイコンをクリックします。
2.ログインする
「Sing in with Google」をクリックしてログインしましょう。
3.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
4.追加アクセスの選択
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
「Google スプレッドシートに行が追加されたら、シートをコピーする」業務ワークフローです。
データの追加に応じて自動的にシートのバックアップや整理を行います。
このワークフローを導入すれば、新しい行が追加されるたびにシートを自動でコピーするため、データ管理がスムーズになり、作業効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
1.それでは、最初の設定を始めましょう！
まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
2.つぎは、連携アカウントとアクションを設定しましょう。
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。なお、タイトルは任意でわかりやすい名前に変更可能です。
アクションは、テンプレート通りに「行が追加されたら」のままで大丈夫です。
3.ここでは、トリガーとなるGoogle スプレッドシートの設定を行います。
まだ、Google スプレッドシートを準備していない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は、下記のような予定一覧を作成しましたので、こちらに予定を追加することをトリガーとしたいと思います。
Google スプレッドシートの準備が整ったら、Yoom画面に戻りましょう。
下記を参考にそれぞれの項目を入力してください。
今回は下記のような内容で設定しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行して成功するか確認してみましょう。
下記のように、Google スプレッドシートのレコード内容が反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
1.次に、Google スプレッドシートのシートをコピーする設定を行います。
まずは、下記の赤枠をクリックしてください。
2.画面が遷移するので、連携アカウントとアクションの設定を行いましょう。
タイトルやアクションは先ほどと同様に、修正・確認をして次に進んでください。
3.ここでは、コピー元とコピー先のGoogle スプレッドシートを設定します。
コピー先のGoogle スプレッドシートの準備がまだ出来ていない場合は、このタイミングで作成しましょう。
今回は、下記のGoogle スプレッドシートにコピーしたいと思います。
Google スプレッドシートの準備が整ったら、Yoom画面に戻りましょう。
下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
それぞれの項目を下記のように入力しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
成功すると、指定したGoogle スプレッドシートにシートがコピーされているはずなので確認してください。
下記赤枠のように、設定したシートがコピーされていればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
Google スプレッドシートを使った自動化は、今回ご紹介したGoogle スプレッドシートで特定のシートを自動でコピーする以外にも様々な業務に応用できます。
ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてください。
■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたらSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・部内の共有シートで業務管理を行う事務職の方
・同じシートを同時に編集したいチームの責任者
2.Slackを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・部門ごとの情報共有ツールとして使用している企業
・プロジェクトごとチャンネルを作成し、情報共有を行うチームの担当者
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは同時に複数人でシートの編集を行えるため、業務を円滑に行うために有効なツールです。
Slackを併せて使用し情報の共有を行うことで、チーム内の情報精度を上げることができます。
しかし行の更新をその都度手動通知するのは、ヒューマンエラーのリスクを高めます。
Google スプレッドシートのデータが更新ごとに通知が欲しい、と考える方にこのフローは有効です。
情報更新がGoogle スプレッドシートで行われたら更新内容を基に自動でSlackへ通知を送付するため、手入力によるミスを防ぎます。
また更新後すぐに通知を行えるため、チーム内への素早い情報共有を行います。
■注意事項
・Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Google スプレッドシートで案件や顧客リストを管理する際、新しい情報が追加されるたびにGoogle Driveに手動でフォルダを作成していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると手間がかかり、フォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、指定したGoogle Drive内にフォルダが自動で作成され、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Google スプレッドシートで管理している顧客情報をもとに、手作業で書類を作成してGmailで送付する業務に手間を感じていませんか？この一連の作業は件数が増えるほど時間に追われ、宛先の間違いといったミスも起こりやすくなります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行が更新されるだけで書類の発行からGmailでの送付までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Googleスプレッドシートで行が追加されたらSalesforceにレコードを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleスプレッドシートを業務で活用している方
・共有データを管理し、情報共有を行う事務職の方
・取引先企業とシートを共有し、情報のやりとりを行う営業アシスタント
2.Salesforceで商談管理を行なっている企業
・案件ごとに状況を登録してチームで共有している方
・社内案件すべてを確認している経営者や営業部長
■このテンプレートを使うメリット
Googleスプレッドシートは情報を蓄積し共有することがスムーズにできるため、業務を円滑に進めることに役立ちます。
しかし、Google スプレッドシートの情報をSalesforceに手動で入力することは、本来注力すべき業務への時間を奪うことになります。
異なるアプリ間での登録を時間をかけないで行いたいと考える方にこのフローは有効的です。
Googleスプレッドシートの登録内容を引用してSalesforceへも登録することができるため、手作業によるミスを防ぎ、手間を省きます。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Notionの任意のデータベースに追加された情報を、Google スプレッドシートにも追加するフローです。
NotionとGoogle スプレッドシートを連携することで、新しく追加された情報を自動的にGoogle スプレッドシートのデータベースへ格納されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
また、Notionのデータベースへの登録または更新によってトリガーが起動するため、作成日時や更新日時を用いて、分岐オペレーションを使用して登録と更新のルートを分岐させてGoogle Chatに通知するといった高度なフローも作成することができます。
■注意事項
・Notion、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
Google スプレッドシートのシートコピー作業を自動化することで、これまで手作業で行っていた定型的な複製作業にかかる時間を削減し、コピーミスや設定漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、データの整合性を保ちながら、より迅速かつ正確に情報を展開でき、本来時間を割くべき分析や戦略立案といったコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もしGoogle スプレッドシートの運用効率化やその他の定型業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
