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デザインやドキュメントのレビューツール「Brushup」で完了したアイテムを、別のプロジェクトに手作業でコピーする業務は、単純ながらも手間がかかる作業です。
特に、複数のプロジェクトを管理している場合や、アーカイブ目的で定期的にコピーが必要な場合、その作業は大きな負担となるかもしれません。
もし、Brushupで特定のアイテムが完了ステータスになった事を検知し、自動で指定した別のプロジェクトにそのアイテムをコピーできる仕組みがあれば、こうした手作業によるコピーの手間や、コピー漏れといったヒューマンエラーをなくし、本来集中すべきクリエイティブな業務やレビューそのものに時間を使うことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定可能です。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはBrushupのアイテムをコピーする業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Brushupで完了したアイテムを自動コピーするフローを作ってみよう
それではここから、Brushupでアイテムが完了ステータスになった際に、指定した別のプロジェクトへ自動でコピーするフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Brushup
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ステップ1：BrushupとYoomをマイアプリ連携
ここでは、YoomとBrushupを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Brushupのマイアプリ連携
アプリ一覧の検索窓からBrushupを検索し、クリックします。
以下の画面が表示されます。
「アカウント名」：任意で管理用名称を設定
「アクセストークン」：Brushupの担当者へ問い合わせ
全ての設定が完了したら「追加」をクリックしましょう。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
コピーすると以下のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう。
ステップ3：Brushupのトリガー設定
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
まず、「新たにアイテムが登録または更新されたら」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Brushupと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしてください。
ここで、トリガーとなる【アイテムのステップを「完了」に更新する】をBrushupで行いましょう。
変更が完了したらYoomに戻り設定を進めます。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で選択可能です。
「プロジェクトID」は、注釈を確認し入力しましょう。
先ほどアイテムを変更したプロジェクトのURLから取得可能です。
全ての設定が完了したら「テスト」を実行しましょう。
テストが成功すると、下記のような取得した値が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
アイテムの情報が反映していればOKです。「完了」を押して次に進みましょう！
ステップ4：分岐の処理
次に、ステ－タスが「完了」した時にのみ処理を進めるよう、分岐条件を指定していきます。
「分岐する」を、クリックしてください。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
また、ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます！
分岐条件を指定は、
「オペレーション」：新たにアイテムが登録または更新されたら
「取得した値」：ステップ名
になっていることを確認してください。
分岐条件は、ステップが「完了」した場合に処理を進めるため、下記画像のように設定しました。
なお、用途によって様々な分岐設定が可能です。
詳しくは下記ページを、参考にしてください。
最後に画面下の「完了」をクリックしましょう。
ステップ5：Brushupのアクション設定
アイテムを自動コピーする設定を行います。
「特定のアイテム情報をコピー」をクリックしてください。
再度Brushupと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「コピー対象のアイテムID」は、取得した値から完了に変更したアイテムIDを選択しましょう。
取得した値を活用することで、トリガーが実行されるたびに最新の値が反映されます。
「コピー先のプロジェクトID」は、完了になったアイテムを自動コピーするプロジェクト先を設定します。
IDは注釈を確認し、プロジェクトのURLから取得してください。
設定が完了したら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
また、実際にアイテムがコピーされるので、Brushupを確認してみましょう。
指定のプロジェクトにコピーされました！
確認できたら、Yoomに戻り「完了」を押してください。
ステップ6：トリガーをONにして起動準備完了
これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！お疲れさまでした。
以上が、Brushupでアイテムが完了ステータスになった際に、指定した別のプロジェクトへ自動でコピーするフローの連携手順になります！Brushupを使ったその他の自動化例
Brushupを起点に、タスク・アイテム・コメントなどを各種ツールへ自動連携することで、効率的なプロジェクト管理を実現します。
気になるものがあれば、ぜひ試してみてくださいね！
■概要
Brushupで新しくアイテムが登録されたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。
BrushupとMicrosoft Teamsを連携するとBrushupに登録されたアイテムをMicrosoft Teamsに自動的に通知することができるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・Brushup、Microsoft TeamsそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Brushupで新しくコメントが投稿されたらGoogle Chatに通知するフローです。
BrushupとGoogle Chatを連携するとBrushupに投稿されたコメントをGoogle Chatに自動的に通知することができるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
Google Chatに通知する内容は自由に設定することができます。
■注意事項
・Brushup、Google ChatそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
■概要
Brushupで新たにアイテムが登録されたらGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でBrushupを利用している方
・制作物の作成工程でBrushupを利用している方
・Brushupに追加されるフィードバックをGoogle スプレッドシートにも追加したい方
2.タスク管理でGoogle スプレッドシートで活用している方
・BrushupのフィードバックをGoogle スプレッドシートに手動で追加している方
・Google スプレッドシートとBrushupを連携し業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Brushupは制作物の作成工程において、レビューや修正の管理を効率化することができます。
しかし、Brushupに登録されたアイテムをGoogle スプレッドシートにも手動で追加している場合、手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Brushupで新たにアイテムが登録されると自動でGoogle スプレッドシートに追加することができ、手動による作業を軽減することができます。
Google スプレッドシートへの追加が自動化されることで、誤入力や追加漏れといったヒューマンエラーの発生を防止できます。
また、BrushupのアイテムはGoogle スプレッドシートから一覧で確認できるため、チーム内の情報共有を円滑にすることが可能です。
■注意事項
・Brushup、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Brushupで新たにアイテムが登録されたらNotionに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.制作物の作成でBrushupを活用している方
・レビューやフィードバックの管理をBrushupで行っている方
・Notionへの連携を自動化したい方
2.NotionでBrushupのアイテムを管理している方
・手動でBrushupのアイテムをNotionへ追加している方
・Notionで進捗やタスクを一元管理している方
■このテンプレートを使うメリット
Brushupは制作物のレビューやフィードバックに適したツールです。
しかし、レビューやフィードバックを都度Notionに追加して管理している場合、手動作業が手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Brushupで新たにアイテムが登録されたらNotionに追加することができます。
Notionへの追加が自動化されることで、Brushupの内容を手動で追加する必要が無くなり、業務を効率化することができます。
また、レビューやフィードバックの一覧が常に最新の状態で確認できるため、状況の可視性が高まり、メンバー間の共有をスムーズに行うことが可能です。
■注意事項
・Brushup、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Brushupで新たにアイテムが登録されたらTrelloに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.制作物の管理でBrushupを活用している方
・業務でBrushupを導入しているチーム
・制作物に対するフィードバックの収集や管理をしているプロジェクトマネージャー
2.TrelloでBrushupのアイテムを管理している方
・BrushupのアイテムをTrelloで一元管理している方
・TrelloとBrushupの連携を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Brushupを利用することで、制作物に対するフィードバックの収集や管理を効率的に行うことができます。
しかし、BrushupのフィードバックをTrelloにタスクとして追加している場合、手動による追加作業は手間です。
このテンプレートは、Brushupで新たにアイテムが追加されるとTrelloにタスクとして追加することができます。
Trelloにタスクを追加する手間が無くなるため、常にタスクにおける最新情報を確認できるようになり、作業の抜け漏れを防止することができます。
また、タスクの自動追加により、Trelloにおけるタスク管理も楽になるため、プロジェクト管理における管理工数を削減することが可能です。
■注意事項
・Brushup、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Brushupで新たにアイテムが登録されたらWrikeに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Brushupを導入しているチーム
・Brushupを活用しているデザイン部門の方
・タスク管理やプロジェクト管理をBrushupで行う方
2.業務でWrikeを利用している方
・業務の用途に合わせてタスク管理ツールを使い分けている方
・Wrikeへのタスク追加を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Brushupは制作業務におけるレビューやフィードバックで活用することができます。
しかし、Brushupに登録されたアイテムをWrikeに手動で追加している場合、毎回の転記作業は時間がかかり、追加漏れが発生する恐れがあります。
BrushupのアイテムをWrikeに自動で追加したい方に、このフローは適しています。
このフローを利用することで、Brushupでアイテムが登録されるとWrikeにも自動で追加できるため、追加漏れの懸念が無くなります。
Wrikeへのタスク追加が自動化されるため、手動作業が不要となり、タスクをスピーディーかつ効率的に進めることが可能です。
■注意事項
・Brushup、WrikeのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Brushupで新たにアイテムが登録されたらZendeskに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でBrushupを活用している方
・制作物のレビューや修正対応でBrushupを利用している方
・複数のチームでBrushupを使用しているプロジェクト
2.管理業務でZendeskを使用している方
・BrushupとZendeskの連携を効率化したい方
・Zendeskのチケット管理を担当しているプロジェクトマネージャー
■このテンプレートを使うメリット
Brushupは制作物の管理に適したツールで、複数のチームで共同作業をしている場合でもレビューや修正対応を効率よく進めることができます。
しかし、BrushupのアイテムをZendeskにも手動で登録し管理している場合、時間がかかり手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Brushupでアイテムが登録されると自動でZendeskにも追加することができます。
Zendeskへの手動による追加作業が不要となるため、対応すべきチケットの誤入力や登録漏れを防止することが可能です。
■注意事項
・Brushup、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Brushupで登録されたタスク情報をGaroonのカレンダーに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Garoonを業務に活用している方
・カレンダー機能を活用し、チームの予定を可視化している方
・登録情報に関連したスケジュール管理をしている方
2.Brushupを活用したコンテンツ作成や管理を行う方
・デザインの校正を行う方
・誤字脱字チェックやコンテンツ内容の修正に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Garoonはチーム内の予定の可視化に有効的なツールです。
Brushupで作成するコンテンツの完成や提出期限をGaroonに登録することで、チーム内のスケジュールを可視化し確実なタスク解決へ繋げます。
しかし、Brushup作成したコンテンツのタスク期日をGaroonに手動追加するのは、業務の属人化を招き、引継ぎや情報共有を困難にする可能性があります。
このフローを活用することでBrushupで作成されたタスク情報をGaroonに自動で登録するため、手入力によるミスや漏れを未然に防ぐことができます。
また定型業務を自動化することでチーム全体が作業ではなく課題解決に集中できるため、業務効率化につながります。
■注意事項
・Garoon、BrushupのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
Brushupのアイテムコピーを自動化することで、これまで手作業で行っていたアイテムの複製や移動にかかる時間を削減し、コピー漏れや誤ったプロジェクトへのコピーといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、レビュー完了後の後処理に追われることなく、よりスムーズなプロジェクト管理が実現し、クリエイティブな業務に集中できる環境が整いやすくなります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：コピーされる情報の範囲はどこまでですか？
A：
アイテムはまるごとコピーされます。
タグ、メモ、担当者など付随する情報も含めて複製されるため、内容を再入力する手間がなく、スムーズに作業を進められます。
Q：「完了」以外のステータスをきっかけにできますか？
A：
可能です。
今回は「完了」を想定した例をご紹介しましたが、他のステータスでも同様にフローを自動化できます。
設定方法は、分岐条件で判定するステータスを変更するだけです。
業務に合わせて柔軟にカスタマイズしてください。
「分岐」の設定方法
Q：自動コピーが失敗した場合、エラーに気づけますか？
A：
自動化が失敗した場合、Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、Yoom画面上に「認証に失敗しました」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
