Google スプレッドシートに行が追加されたら、シートのコピーを作成する
試してみる
■概要
「Google スプレッドシートに行が追加されたら、シートのコピーを作成する」ワークフローは、新しいデータが入力された際に自動でスプレッドシートのコピーを作成する業務ワークフローです。
手動でのバックアップ作成は手間がかかり、ミスが発生しやすいですが、このフローを活用することで、Google シートをコピーする作業を効率化し、データの安全管理が容易になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートで日々データ管理を行っている方
・データのバックアップ作業を手動で行っており、時間を節約したい方
・データの安全性を高めるために自動バックアップを導入したい管理者の方
・Yoomを活用して業務ワークフローを効率化したい方
・複数のプロジェクトで同じデータを管理しているチームリーダーの方
■注意事項
・Google スプレッドシート、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
日々の業務の中で、Google スプレッドシートの特定のシートを定期的にコピーしたり、バックアップ用に別の場所へ複製したりしていませんか？また、報告書や分析用に同じ形式のシートを複数作成するたびに、元のシートを探してコピーし、名前を変える……といった作業を繰り返している方も多いのではないでしょうか。
もし、Google スプレッドシートの行が追加されたタイミングで自動的にシートがコピーされたり、指定したスケジュールでシートの複製が自動実行されたりする仕組みがあれば、これらの煩雑な手作業から解放されます。
ヒューマンエラーのリスクも低減し、より戦略的で創造的な業務に集中できる貴重な時間を生み出せるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定できます。すぐに始められるので、この機会に繰り返し作業の負担を減らしてみましょう。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle スプレッドシートのシートをコピーする業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google スプレッドシートに行が追加されたら、シートのコピーを作成する
試してみる
■概要
「Google スプレッドシートに行が追加されたら、シートのコピーを作成する」ワークフローは、新しいデータが入力された際に自動でスプレッドシートのコピーを作成する業務ワークフローです。
手動でのバックアップ作成は手間がかかり、ミスが発生しやすいですが、このフローを活用することで、Google シートをコピーする作業を効率化し、データの安全管理が容易になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートで日々データ管理を行っている方
・データのバックアップ作業を手動で行っており、時間を節約したい方
・データの安全性を高めるために自動バックアップを導入したい管理者の方
・Yoomを活用して業務ワークフローを効率化したい方
・複数のプロジェクトで同じデータを管理しているチームリーダーの方
■注意事項
・Google スプレッドシート、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートのシートコピー自動化パターン
Google スプレッドシートのシートをコピーする作業は、手動で行うと時間もかかり、ミスも発生しやすいため、自動化することで業務効率の改善にもつながります。
例えば、毎月のレポート作成やプロジェクトごとのデータ管理など、様々なシーンで活用できます。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつか紹介していくので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Google Drive内でシートを自動コピーする
Google スプレッドシートの特定のシートに行が追加されたことをトリガーとして、そのシート自身のコピーをGoogle Drive内に自動で作成することができます。
手作業によるコピーの手間を省き、常に最新の状態でバックアップや作業用のシートを準備できます。
Google スプレッドシートに行が追加されたら、シートのコピーを作成する
試してみる
■概要
「Google スプレッドシートに行が追加されたら、シートのコピーを作成する」ワークフローは、新しいデータが入力された際に自動でスプレッドシートのコピーを作成する業務ワークフローです。
手動でのバックアップ作成は手間がかかり、ミスが発生しやすいですが、このフローを活用することで、Google シートをコピーする作業を効率化し、データの安全管理が容易になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートで日々データ管理を行っている方
・データのバックアップ作業を手動で行っており、時間を節約したい方
・データの安全性を高めるために自動バックアップを導入したい管理者の方
・Yoomを活用して業務ワークフローを効率化したい方
・複数のプロジェクトで同じデータを管理しているチームリーダーの方
■注意事項
・Google スプレッドシート、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
シートコピー後にチャットツールへ通知する
Google スプレッドシートのシートがコピーされた際に、その情報をSlackなどのチャットツールに自動で通知することができます。
関係者へ迅速に情報共有したり、作業の進捗をリアルタイムで把握したりするのに役立ちます。
Google スプレッドシートに行が追加されたら、シートのコピーを作成しSlackに通知する
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■概要
「Google スプレッドシートに行が追加されたら、シートのコピーを作成しSlackに通知する」ワークフローは、データ更新の追跡とチームへのスムーズな共有を実現する業務ワークフローです。
このフローを活用することで、新しい行が追加されるたびに自動でスプレッドシートのコピーを作成し、Slackに通知が送信されます。
これにより、情報共有がスムーズになり、業務効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートを日常的に使用し、データの更新をチームと共有したい方
・手動でスプレッドシートのコピー作成や通知を行っており、作業の自動化を検討している担当者
・チームの情報共有を効率化し、コミュニケーションツールとしてSlackを積極的に活用しているマネージャー
・データ管理と通知プロセスを一元化し、業務の透明性を高めたい企業のIT担当者
■注意事項
・Google スプレッドシート、Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
シートコピー後にメールで通知する
Google スプレッドシートのシートコピーが完了したことを、Gmailなどのメールツールを通じて関係者に自動で通知する仕組みを構築できます。
定期的なレポート作成の完了報告や、重要なデータの複製が行われた際の確認連絡などを自動化し、コミュニケーションコストを削減します。
Google スプレッドシートに行が追加されたら、シートのコピーを作成しGmailで通知する
試してみる
■概要
「Google スプレッドシートに行が追加されたら、シートのコピーを作成しGmailに通知する」ワークフローは、データが追加されるたびに自動でシートのコピーを作成し、関係者へGmailで通知する仕組みです。
手動でのコピー作成や通知作業は時間がかかり、ヒューマンエラーのリスクも伴います。
このワークフローを活用することで、Google スプレッドシートをコピーする作業と通知プロセスを自動化し、業務の効率化と正確性を向上させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートでデータ管理を行い、手動でのコピー作成や通知に手間を感じている方
・データの追加時に自動的に情報を共有し、業務効率を向上させたいビジネスユーザー
・Google スプレッドシートとGmailを連携させて、業務ワークフローの自動化を検討している方
・情報共有のスムーズ化と作業ミスの防止を目指しているチームリーダーや管理者
■注意事項
・Google スプレッドシート、Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートを自動コピーするフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Google スプレッドシートの特定のシートに行が追加された際に、そのシートのコピーを自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Google スプレッドシートのマイアプリ連携
- 利用するテンプレートを選択し、編集画面を開く
- トリガーの設定（どのスプレッドシートのどのシートに行が追加されたらフローを起動するかの設定）
- アクションの設定（コピーするシートの指定や、コピー後のシート名の設定など）
- 設定を保存し、フローをONにすることで自動化を開始
Google スプレッドシートに行が追加されたら、シートのコピーを作成する
試してみる
■概要
「Google スプレッドシートに行が追加されたら、シートのコピーを作成する」ワークフローは、新しいデータが入力された際に自動でスプレッドシートのコピーを作成する業務ワークフローです。
手動でのバックアップ作成は手間がかかり、ミスが発生しやすいですが、このフローを活用することで、Google シートをコピーする作業を効率化し、データの安全管理が容易になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートで日々データ管理を行っている方
・データのバックアップ作業を手動で行っており、時間を節約したい方
・データの安全性を高めるために自動バックアップを導入したい管理者の方
・Yoomを活用して業務ワークフローを効率化したい方
・複数のプロジェクトで同じデータを管理しているチームリーダーの方
■注意事項
・Google スプレッドシート、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1:マイアプリ連携の設定
ここでは連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログイン後、マイアプリ画面で「＋新規接続」をクリックします。
Yoomで使えるアプリ一覧が表示されます。検索窓から今回連携するアプリを検索し、マイアプリ登録を進めてください。
Google スプレッドシート
検索結果からアプリ名をクリックすると、Google スプレッドシートとYoomの連携確認画面が表示されます。
-
「Sign in with Google」ボタンをクリックします。その後、Googleアカウントのログイン画面が表示されるので、メールアドレスとパスワードを入力します。
- Yoomのアクセス権限を確認されます。次へをクリックしましょう。
「続行」をクリックしてください。これでGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携が完了です。
Google Drive
こちらの画面が表示されたらGoogle アカウントにサインインするボタンから連携に進みます。
Googleフォームと同様の手順で、連携するGoogleアカウントを選び、アクセス許可を与えてください。
これでGoogle Driveのマイアプリ連携が完了です。
ステップ2:テンプレートをコピー
マイアプリ連携が完了したら、フローボットテンプレートの設定に進みます。下のバナーからテンプレートのコピーに進んでくださいね。
Google スプレッドシートに行が追加されたら、シートのコピーを作成する
試してみる
■概要
「Google スプレッドシートに行が追加されたら、シートのコピーを作成する」ワークフローは、新しいデータが入力された際に自動でスプレッドシートのコピーを作成する業務ワークフローです。
手動でのバックアップ作成は手間がかかり、ミスが発生しやすいですが、このフローを活用することで、Google シートをコピーする作業を効率化し、データの安全管理が容易になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートで日々データ管理を行っている方
・データのバックアップ作業を手動で行っており、時間を節約したい方
・データの安全性を高めるために自動バックアップを導入したい管理者の方
・Yoomを活用して業務ワークフローを効率化したい方
・複数のプロジェクトで同じデータを管理しているチームリーダーの方
■注意事項
・Google スプレッドシート、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
下のポップアップが表示されたら「OK」をクリックして設定をスタート！
コピーしたテンプレートは、マイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセス可能です。
ステップ3：アプリトリガー「行が追加されたら」
テンプレートの1つ目の工程をクリックし、フローボットのトリガー（起点）を設定します。この工程では、Google スプレッドシートで新しい行が追加されたことを、定期間隔で検知する設定を行います。
（1/2）連携アカウントとアクションを選択
この画面では、以下の項目が設定済みです。
- タイトル
- アプリ
- Google スプレッドシートと連携するアカウント情報
- トリガーアクション
次へをクリックして進みましょう。
（2/2）アプリトリガーのAPI接続設定
- トリガー起動間隔
- フローの起動間隔を選択します。最短は5分間隔で起動できます。※ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。
今回使うフォームのサンプル
行を追加するシートを準備しました。
ヘッダ（項目）は一意の値（ユニークキー）で設定してくださいね。重複しているとエラーが発生します。
Yoomの設定画面に戻ります。
- スプレッドシートID
- シートID
- どちらも、フィールドをクリックするとプルダウンメニューが表示され、候補のIDが表示されます。該当のシート／タブ名を選ぶと、IDがフィールドに引用されます。
シートIDの入力までできたら、下へスクロールします。
- テーブルの範囲
- 「始まり」「終わり」「一意の値が入った列」に該当するアルファベットを指定します。
テーブルの範囲まで設定できたら、テストボタンをクリックします。
これは、YoomがGoogle スプレッドシートに正しくつながり、情報が問題なく取得できていることを示すテスト結果です。さらに、下にスクロールすると取得できた値が表示されます。
この項目と値をYoomでは「アウトプット」と定義しています。
アウトプットについて
この値は、後の工程で引用します。
保存するをクリックして次に進みましょう。
ステップ4：アプリと連携する「ファイルを複製する」
テンプレートの2つ目をクリックします。この工程では、前の工程で指定したシートを複製して任意の名称をつけて保存する設定を行います。
（1/2）連携アカウントとアクションを選択
この画面では、以下の項目が設定済みです。
- タイトル
- アプリ
- Google Driveと連携するアカウント情報
- アクション
次へをクリックします。
（2/2）API接続設定
- ファイルID
- 前の工程で指定したスプレッドシートIDを入力します。フィールドをクリックすると候補が表示されるので、選択してください。
- ファイル名
- 一意の値になるように設定します。※同じフォルダに追加されるため重複した名称はエラーになります。
- 前の工程でNoという列を設けて、任意の値を追加しました。Noの値は一意になるため、ファイル名に設定します。
- フィールドをクリックしてプルダウンメニューを表示させます。この中に、前の工程で取得した値が確認できます。Noの値を選択するとフィールド内に引用コードが埋め込まれます。
- フォルダID
- 複製したシートを格納するフォルダを選択します。こちらもフィールドをクリックすると候補が表示されるので、選択してIDを引用します。候補を表示させるために、Google Drive上で事前に格納用のフォルダを作成しておくとスムーズです。
各種設定ができたら、テストボタンをクリックしましょう。
成功すると、ファイル（スプレッドシート）を複製して指定したフォルダに格納したことが表示されます。
指定したフォルダで、複製したファイルを確認できました。
保存するをクリックします。
ステップ5（最終）:アプリトリガーをONにする
全ての工程が設定されると、設定完了のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動します。
トリガーのON/OFFは左上のトグルから切り替えが可能です。プログラミング不要で、フローボットの設定が簡単に完了しました。
トリガーが【ON】になると、各種通知の送信先を選択できるお知らせがポップアップされます。デフォルトでは登録しているメールへ通知ですが、普段使っているチャットアプリでも通知を受け取れて便利です。
Google スプレッドシートを使った便利な自動化例
日々の業務で活用されているGoogle スプレッドシートは、他のアプリと連携させることで、より効率的な業務自動化が可能です。
たとえば、スプレッドシートに行が追加されたら自動でGoogle Driveにフォルダを作成したり、その情報をもとにSalesforceへレコードを登録したりといったフローを、プログラミング不要で実現できます。
作業の抜け漏れを防ぎながら、報告・通知・データ管理をすべて自動化。Yoomのテンプレートを活用すれば、すぐに始められます。
Google スプレッドシートで行が更新されたらSlackに通知する
試してみる
Googleスプレッドシートで行が更新されたらSlackに通知するフローです。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成する
試してみる
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成するフローです。
Google スプレッドシートの顧客情報が更新されたら、書類を発行してGmailで送付する
試してみる
Google スプレッドシート上の顧客情報を元に書類を発行してGmailに送付するフローです。
■注意事項
・Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleスプレッドシートで行が追加されたらSalesforceにレコードを追加する
試してみる
Google スプレッドシートで行が追加されたらSalesforceにレコードを追加するフローです。
NotionDBに追加された情報を、Google スプレッドシートにも追加する
試してみる
Notionの任意のデータベースに追加された情報を、Google スプレッドシートにも追加するフローです。
まとめ
Google スプレッドシートのシートコピー作業を自動化することで、これまで手作業で行っていた定型的な繰り返し作業の手間を大幅に削減し、コピー漏れや誤ったシートをコピーしてしまうといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、データのバックアップ管理が容易になったり、レポート作成の準備が迅速になったりするため、担当者はより付加価値の高い業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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