Google スプレッドシートに行が追加されたら、シートのコピーを作成しGmailで通知する

■概要

Google スプレッドシートに行が追加されるたび、手作業でシートをコピーし、関係者にGmailで通知するのは手間のかかる作業ではないでしょうか。特に日々の業務で頻繁に発生する場合、その対応に追われてしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートへの行追加をきっかけに、Google DriveでのシートコピーとGmailでの通知が自動化され、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートの更新後、手動でファイルコピーとメール通知を行っている方
• Google DriveとGmailを連携させ、情報共有の効率化を検討しているチームの方
• 定型的なシート操作と通知業務から解放され、より重要な業務に時間を割きたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートへの行追加を検知し、ファイルの複製と通知メール送信が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手作業によるファイルのコピーミスや、メールの宛先間違い・送信漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシート、Google Drive、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定し、監視対象のスプレッドシートとシートを指定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルを複製する」アクションを設定し、複製したいファイルや複製先のフォルダ、新しいファイル名を指定します。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、通知先のメールアドレスや件名、本文を指定して通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveで「ファイルを複製する」アクションでは、複製後のファイル名に固定のテキストを指定するだけでなく、トリガーで取得したGoogle スプレッドシートの行データなどを動的な値として組み込むことが可能です。
• Gmailで「メールを送る」アクションでは、送信先のメールアドレスを複数指定したり、CCやBCCを設定したりできます。また、メールの件名や本文にも、固定のテキストだけでなく、トリガーとなったGoogle スプレッドシートの行データや、前段のGoogle Driveで複製されたファイル名などの情報を動的に埋め込むことが可能です。

■注意事項

• Google スプレッドシート、Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。