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「Google スプレッドシートで毎月同じフォーマットのタブを手でコピーして新しい月のシートを作成しているけど、手間がかかるし、たまにコピー元を間違えたり、名前の付け方を間違えたりするんだよな…」
「週次レポートのために毎回テンプレートシートをコピーして日付を更新するのが面倒…」
このように、Google スプレッドシートでの繰り返しのシートコピー作業に、時間と労力を奪われていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">フォームに回答があった際に、Google スプレッドシートの特定のタブを自動でコピーして新しいシートとして追加できる仕組み</span>があれば、これらの面倒な作業から解放され、データの入力や分析といった本来の業務にもっと時間を使えるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートのシートを複製する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google スプレッドシートのシート複製作業は、定型的ながらも手間がかかり、ミスも起こりやすい業務の一つですが、これを自動化することで、作業時間を大幅に削減し、より重要な業務に集中できるようになります。ここでは、様々なトリガーを活用してGoogle スプレッドシートのシートを自動で複製する具体的なテンプレートを紹介していきます！気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">フォームに新しい回答が送信されたタイミングで、Google スプレッドシートのあらかじめ指定したタブを自動でコピーし、新しいシートとして追加する</span>ことが可能です。
アンケート結果の集計準備や、問い合わせ管理表の作成などの効率化が見込めます！
<span class="mark-yellow">Slackなどのチャットツールに特定のメッセージが投稿された際に、Google スプレッドシートの指定タブを自動でコピーして新規シートを追加する</span>ことが可能です。
チャットでの依頼事項や報告内容を基にした進捗管理表の作成などを自動化できます！
<span class="mark-yellow">SalesforceなどのデータベースやCRMサービスに新しいレコードが追加されたことをトリガーとして、Google スプレッドシートの指定タブを自動でコピーし新規シートを追加する</span>ことで、顧客情報や案件情報の変更に合わせた関連資料の準備などを自動化できます！
それではここから代表的な例として、フォームに新しい回答があった際に、Google スプレッドシートの指定したシートを自動でコピーし、新しいシートとして追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
Google スプレッドシートの連携
1.検索する
検索ボックスにGoogle スプレッドシートと入力し、Google スプレッドシートのアイコンをクリックします。
2.ログインする
「Sing in with Google」をクリックしてログインしましょう。
3.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
4.追加アクセスの選択
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
1.記念すべき最初の設定です！
まずは以下の赤枠をクリックしてください。
2.ここでは、トリガーとなるフォームを作成します。
今回は、下記のようなフォームを作成しました。質問の追加や削除も可能ですので、お好みでカスタマイズしてください!
入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
3.先ほど設定したフォームの表示を確認しましょう。
下記の赤枠を選択し、先ほど設定したフォームの内容が正しく反映しているかプレビューで確認してみましょう。
内容に誤りがあれば、前画面に戻り修正してください。
プレビュー内容が正しければ、作成したフォームの回答サンプルを入力していきます。
今回は、下記のような内容で入力しました。
入力が完了したら、「保存する」を押して次のステップに進みましょう!
1.次は、新しいGoogle スプレッドシートを作成する設定していきます。
まずは、以下の赤枠をクリックしてください。
2.画面が遷移するので、連携アカウントとアクションを設定しましょう。
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。
アクションは、テンプレート通りに「新しいスプレッドシートを作成する」のままで大丈夫です。
「次へ」をクリックして進んでください。
3.新しく作成するGoogle スプレッドシートのファイル名を設定しましょう。
入力欄をクリックすると、下記のようなアウトプットが表示されます。
下図のようにアウトプットを活用して、ファイル名を設定することも可能ですので、お好きに入力してください!
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
テストが成功すると、新しいGoogle スプレッドシートが作成されているはずなので確認してみましょう。。
下記赤枠のように、指定したファイル名で新しいGoogle スプレッドシートが作成されていればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
1.次は、コピーするGoogle スプレッドシートの設定をしていきます。
まずは、以下の赤枠をクリックしてください。
2.画面が遷移するので、連携アカウントとアクションを設定します。
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。
アクションは、テンプレート通りに「シート（タブ）をコピーする」のままで大丈夫です。
「次へ」をクリックして進んでください。
3.ここでは、コピーするGoogle スプレッドシートを具体的に設定していきます。
まだ、コピー元のGoogle スプレッドシートを作成していない場合はこのタイミングで作成してください。
今回は、下記のGoogle スプレッドシートを作成しました。
Google スプレッドシートの準備が整ったら、Yoom画面に戻りましょう。
下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
テストが成功すると、コピー先に指定したGoogle スプレッドシートに、新しいシートが作成されているはずなので確認してみましょう。
下記赤枠のように、設定したGoogle スプレッドシートの新しいシートが追加されていればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
Google スプレッドシートを使った自動化は、今回ご紹介したシートの自動複製以外にも様々な業務に応用できます。
ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてください。
Google スプレッドシートのタブ（シート）を手動でコピーする<span class="mark-yellow">繰り返し作業から解放され、コピーミスや命名規則の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、常に最新かつ正確な状態で情報を整理・管理できます。</span>
これにより、データの準備にかかる時間を削減し、分析や意思決定といったより付加価値の高い業務に集中できるようになりますよ！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もしGoogle スプレッドシートの運用効率化や、日々の定型業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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