■概要
Salesforceに新しいリード情報が追加されるたびに、管理用のGoogle スプレッドシートを手作業で作成・更新していませんか？単純な作業ですが、件数が増えると大きな手間となり、コピー＆ペーストのミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Salesforceにレコードが追加されると、指定のテンプレートシートをコピーした新しいシートが自動で追加されるため、こうした定型業務から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- SalesforceとGoogle スプレッドシートを併用し、リード管理を手作業で行っている方
- Salesforceの新規リード情報をもとに、都度新しい管理シートを作成している営業担当者の方
- データ入力やシート作成の工数を削減し、チーム全体の業務効率を改善したいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceへのレコード追加を起点に、自動でシートが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、コア業務に注力できます。
- 手動でのコピー＆ペーストやシート作成時に起こりがちな、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「リードオブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「新しいスプレッドシートを作成する」アクションを設定し、管理用のファイルを作成します。
- 最後に、別のオペレーションでGoogle スプレッドシートの「シート（タブ）をコピーする」アクションを設定し、あらかじめ用意したテンプレートシートを、先ほど作成したスプレッドシート内にコピーします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートの「新しいスプレッドシートを作成する」アクションでは、シート名に固定の値を入力するだけでなく、トリガーとなったSalesforceのレコード情報（会社名や担当者名など）を動的な値として設定することが可能です。
- 同様に、シートに書き込むヘッダー情報なども、Salesforceから取得した各種データと動的に結びつけることで、より実用的な管理シートを自動で生成できます。
■注意事項
- Salesforce、Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
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