「毎月送られてくるPDFの請求書から、必要な項目だけをスプレッドシートに転記するのが面倒…」
PDFの表データを手作業でGoogle スプレッドシートに転記する作業は、時間と手間がかかるうえ、入力ミスの原因にもなりかねません。
もし、PDFファイル内の表形式データを自動的に読み取り、Google スプレッドシートの指定した場所へ正確にコピーする仕組み があれば、これらの煩わしい作業から解放され、データの入力・管理にかかる時間を大幅に削減し、より分析や確認といったコア業務に集中できるようになります！
この設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に扱えます。日々の業務を効率化したい方にとって、負担の大きいデータ入力作業をぐっと減らせるチャンスです。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはPDFの表データをGoogle スプレッドシートにコピーする業務フロー自動化のテンプレート が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
フォームから表のPDFが送信されたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートにコピーする
試してみる
■概要
受け取ったPDF内の表データを手作業で転記する際に手間を感じたり、入力ミスが発生したりすることはないでしょうか。
■このテンプレートをおすすめする方
フォーム経由で受領したPDF内の表データを手作業で転記している方 手入力によるデータ転記時のヒューマンエラーを削減したいと考えている方 定型的なデータ入力作業から解放され、その他の業務に時間を割きたい方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム送信からGoogle スプレッドシートへのデータ転記が自動化されるため、手作業による入力時間を削減できます。 OCRによる自動読み取りとシステム連携により、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。 フォームトリガー機能を選択し、PDFファイルが添付されるように設定します。 次に、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームから受け取ったPDFファイル内の表データを抽出します。 続いて、「繰り返し処理」を設定し、抽出した表の行データに対して処理を行うようにします。 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、繰り返し処理で取り出した各行のデータを指定したシートに追記します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
「画像・PDFから文字を読み取る」では、PDFファイル内のどの部分の表を読み取るか、抽出したい項目などを任意でカスタムできます。 「繰り返し処理」では、OCR機能で抽出したどの値を対象に処理を繰り返すか、任意に設定できます。 「レコードを追加する」では、前のステップで取得した読み取り結果や繰り返し処理の値を、スプレッドシートのどの列にどのように追加するかなどを任意にカスタムできます。 ■注意事項
Google スプレッドシートとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
PDFの表データをGoogle スプレッドシートに自動転記する方法
ここでは、様々な方法で受け取ったPDFファイル内の表データを、Google スプレッドシートに自動でコピーし、整理するための具体的な自動化テンプレートを紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
フォームに添付されたPDFの表をGoogle スプレッドシートへ転記する
Webフォームを通じて受け取った請求書や報告書などのPDFファイルに含まれる表データを自動で読み取り、Google スプレッドシートに整理して記録する ことができます。
フォームからのデータ入力とGoogle スプレッドシートへの転記作業の手間を大幅に削減し、入力ミスも防ぐことができます。
フォームから表のPDFが送信されたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートにコピーする
試してみる
■概要
受け取ったPDF内の表データを手作業で転記する際に手間を感じたり、入力ミスが発生したりすることはないでしょうか。
■このテンプレートをおすすめする方
フォーム経由で受領したPDF内の表データを手作業で転記している方 手入力によるデータ転記時のヒューマンエラーを削減したいと考えている方 定型的なデータ入力作業から解放され、その他の業務に時間を割きたい方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム送信からGoogle スプレッドシートへのデータ転記が自動化されるため、手作業による入力時間を削減できます。 OCRによる自動読み取りとシステム連携により、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。 フォームトリガー機能を選択し、PDFファイルが添付されるように設定します。 次に、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームから受け取ったPDFファイル内の表データを抽出します。 続いて、「繰り返し処理」を設定し、抽出した表の行データに対して処理を行うようにします。 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、繰り返し処理で取り出した各行のデータを指定したシートに追記します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
「画像・PDFから文字を読み取る」では、PDFファイル内のどの部分の表を読み取るか、抽出したい項目などを任意でカスタムできます。 「繰り返し処理」では、OCR機能で抽出したどの値を対象に処理を繰り返すか、任意に設定できます。 「レコードを追加する」では、前のステップで取得した読み取り結果や繰り返し処理の値を、スプレッドシートのどの列にどのように追加するかなどを任意にカスタムできます。 ■注意事項
Google スプレッドシートとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
メールで受信したPDFの表をGoogle スプレッドシートへ転記する
メールに添付されて送られてくる注文書や月次レポートなどのPDFから表データを抽出し、Google スプレッドシートに自動で入力するフローです。
メール確認からデータコピーまでの反復作業をなくし、迅速なデータ活用を可能にします。
Gmailから表のPDFが送信されたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートにコピーする
試してみる
■概要
Gmailに添付された表形式のPDFファイルから手作業で内容をGoogle スプレッドシートへ転記する作業は、時間と手間がかかる上に、入力ミスといったヒューマンエラーも起こりやすいのではないでしょうか。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受け取るPDFの表データを手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方 PDFからのデータ入力作業において、ヒューマンエラーを減らしたいと考えている方 定型的なデータ入力業務を自動化し、コア業務への集中を目指す方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailで受信したPDFの表データを自動でOCR処理しGoogle スプレッドシートに転記するため、手作業による入力時間を短縮できます。 手作業でのデータ転記に伴う入力ミスや読み取り漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性向上に貢献します。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 トリガーとしてGmailの「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に「分岐機能」を設定し、特定の条件（例：添付ファイルが存在するかなど）に基づいて処理を分岐させます。 条件に合致した先のアクションで「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、受信メールに添付されたPDFファイルから表データを抽出します。 続いて「繰り返し処理」を設定し、繰り返し取得したい対象値を指定します。 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに新しい行として追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
分岐機能では、どのような条件で後続のOCR処理やGoogle スプレッドシートへの書き込み処理を分岐させるか、任意に設定・追加できます。 「画像・PDFから文字を読み取る」では、PDF内のどの部分のテキストを抽出対象とするかを任意でカスタムできます。 「レコードを追加する」では、前段のOCR処理などで取得した値をどのセルに埋め込むかなどを変数として活用し、任意にカスタムすることが可能です。 ■注意事項
Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 「OCRまたは音声を文字起こしする」「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら を参照ください。
チャットツールで共有されたPDFの表をGoogle スプレッドシートへ転記する
Slackなどのチャットツールで共有されたアンケート結果や会議資料といったPDF内の表を解析し、その内容をGoogle スプレッドシートに自動で反映する フローです。
チャットでの情報共有からGoogle スプレッドシートへのデータ集約までをシームレスに行い、チームの生産性を向上させます。
Slackから表のPDFが送信されたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートにコピーする
試してみる
■概要
Slackで共有される表形式のPDFデータを、都度手作業でスプレッドシートに転記するのは手間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。
■このテンプレートをおすすめする方
Slackで受信するPDFの表データを手作業で転記している方 データ入力作業に時間を取られ、コア業務に集中できていない方 手入力によるミスを減らし、データ管理の精度を向上させたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Slackへのファイル投稿からGoogle スプレッドシートへのデータ転記までを自動化し、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てることができます。 手作業による転記ミスや読み間違いといったヒューマンエラーのリスクを低減し、データの正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、SlackおよびGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 トリガーでSlackの「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定し、特定のチャンネルやファイル形式（PDFなど）を指定します。 次に、Slackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガー条件に合致したファイルを取得します。 続いて、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルから表形式のデータを抽出します。 次に、「繰り返し処理」を設定し、抽出した表データの各行に対して、後続の処理を実行します。 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに一行ずつ追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
「画像・PDFから文字を読み取る」では、PDF内のどの範囲の表を読み取るか、またどの項目を抽出するかを任意でカスタムすることが可能です。 「繰り返し処理」では、OCR機能で抽出したデータの中から、どの情報をGoogle スプレッドシートに転記するかの対象値を任意に設定できます。 「レコードを追加する」では、OCR機能で抽出したデータや繰り返し処理で取得した値をシートのどの列に対応させて追加するかなど、変数を用いて柔軟にカスタムが可能です。 ■注意事項
Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。 「OCRまたは音声を文字起こしする」「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
フォームから送信されたPDFの表をGoogle スプレッドシートにコピーするフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Yoomのフォームに表形式のデータが含まれるPDFファイルが送信された際に、その表データをOCR機能で読み取り、Google スプレッドシートに自動でコピーしていくフロー を解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム からアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Google スプレッドシートとのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
フォームのトリガー設定、OCRによる表の読み取り設定、Google スプレッドシートへのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
フォームから表のPDFが送信されたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートにコピーする
試してみる
■概要
受け取ったPDF内の表データを手作業で転記する際に手間を感じたり、入力ミスが発生したりすることはないでしょうか。
■このテンプレートをおすすめする方
フォーム経由で受領したPDF内の表データを手作業で転記している方 手入力によるデータ転記時のヒューマンエラーを削減したいと考えている方 定型的なデータ入力作業から解放され、その他の業務に時間を割きたい方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム送信からGoogle スプレッドシートへのデータ転記が自動化されるため、手作業による入力時間を削減できます。 OCRによる自動読み取りとシステム連携により、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。 フォームトリガー機能を選択し、PDFファイルが添付されるように設定します。 次に、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームから受け取ったPDFファイル内の表データを抽出します。 続いて、「繰り返し処理」を設定し、抽出した表の行データに対して処理を行うようにします。 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、繰り返し処理で取り出した各行のデータを指定したシートに追記します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
「画像・PDFから文字を読み取る」では、PDFファイル内のどの部分の表を読み取るか、抽出したい項目などを任意でカスタムできます。 「繰り返し処理」では、OCR機能で抽出したどの値を対象に処理を繰り返すか、任意に設定できます。 「レコードを追加する」では、前のステップで取得した読み取り結果や繰り返し処理の値を、スプレッドシートのどの列にどのように追加するかなどを任意にカスタムできます。 ■注意事項
Google スプレッドシートとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
ステップ1：Google スプレッドシートとのマイアプリ連携
今回の自動化に使用するGoogle スプレッドシートをYoomのマイアプリに登録します。
Yoomのワークスペースにログインし、マイアプリの画面内で「＋新規接続」をクリックします。
検索窓にGoogle スプレッドシートと入力し、表示される候補をクリックしましょう。
GoogleとYoomのアカウント連携画面が表示されます。赤枠の「Sign in with Google」をクリックしましょう
今回連携するGoogleアカウントを選択し、連携を進めましょう。
連携が完了するとマイアプリの画面にGoogle スプレッドシートが表示されます。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
フォームから表のPDFが送信されたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートにコピーする
試してみる
■概要
受け取ったPDF内の表データを手作業で転記する際に手間を感じたり、入力ミスが発生したりすることはないでしょうか。
■このテンプレートをおすすめする方
フォーム経由で受領したPDF内の表データを手作業で転記している方 手入力によるデータ転記時のヒューマンエラーを削減したいと考えている方 定型的なデータ入力作業から解放され、その他の業務に時間を割きたい方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム送信からGoogle スプレッドシートへのデータ転記が自動化されるため、手作業による入力時間を削減できます。 OCRによる自動読み取りとシステム連携により、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。 フォームトリガー機能を選択し、PDFファイルが添付されるように設定します。 次に、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームから受け取ったPDFファイル内の表データを抽出します。 続いて、「繰り返し処理」を設定し、抽出した表の行データに対して処理を行うようにします。 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、繰り返し処理で取り出した各行のデータを指定したシートに追記します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
「画像・PDFから文字を読み取る」では、PDFファイル内のどの部分の表を読み取るか、抽出したい項目などを任意でカスタムできます。 「繰り返し処理」では、OCR機能で抽出したどの値を対象に処理を繰り返すか、任意に設定できます。 「レコードを追加する」では、前のステップで取得した読み取り結果や繰り返し処理の値を、スプレッドシートのどの列にどのように追加するかなどを任意にカスタムできます。 ■注意事項
Google スプレッドシートとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：PDFを送信するためのフォーム設定
PDFをフォームで送信するための設定を確認しましょう。
以下の画面が表示されるので、表のPDF送信フォームの設定を確認します。こちら をご確認ください。
「次へ」をクリックし、次の画面に進みましょう。
以下の画面の赤枠をクリックし、テスト用のファイルをアップロードし、「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：画像・PDFから文字を読み取る
フォームで送信されたPDFから文字を読み取るための設定を行います。
※OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
アクションを選択する画面が表示されます。読み取るのに必要な文字数を選択し、「次へ」をクリックしましょう。
次の設定画面で、引き続き設定を進めましょう。
抽出したい項目には、PDFから取得したい項目をカンマで区切り入力しましょう。
使用するAIは、「Claude_v2」が推奨されていますが、他のAIを指定することも可能です。
言語は日本語と英語の選択が可能です。今回「日本語」で設定しました。
今回は架空のPDFを作成し、実行しています。こちら をご確認ください。
テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。
ステップ5：繰り返しオペレーションの設定
続いてフォームで送信された画像やPDFから文字を繰り返し読み取るための設定を行います。
以下の赤枠をクリックし、繰り返しの設定を確認しましょう。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
繰り返し対象を指定する設定の画面が表示されます。フォームで送信されたPDFや画像から、取得したい内容を設定していきましょう。
取得した値をクリックし、オペレーションと取得した値を入力していきます。こちら を確認してください。
設定後「保存する」をクリックしましょう。
ステップ6：抽出した内容をスプレッドシートに追加する
PDFから抽出した内容をGoogle スプレッドシートに追加するための設定を行いましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGoogle スプレッドシートのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
スプレッドシートIDの箇所には以下の画面のように、レコードを追加したいシートの情報を入力しましょう。
入力後「次へ」をクリックしましょう。
追加するレコードの値の箇所には、以下のようにPDFから取得した値を入力していきましょう。
入力後「テスト」をクリックします。
ステップ7：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
設定お疲れ様でした！
Google スプレッドシートを使った自動化例 Google スプレッドシートを使った業務自動化のテンプレートをいくつかご紹介します。
たとえば、新しい行の追加に応じてSalesforceにレコードを登録したり、Asanaと連携してタスクを記録したりと、日々の業務をスマートに進める仕組みが簡単に構築できます。
Asanaに新しいタスクが追加されたら、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Asanaでタスクを管理し、その内容をGoogle スプレッドシートに転記して進捗管理表などを作成する際、手作業による二重入力に手間を感じていないでしょうか。また、手作業での転記は入力ミスや更新漏れの原因になることもあります。このワークフローを活用すれば、Asanaに新しいタスクが追加された際に、指定したGoogle スプレッドシートへ自動で情報を追加し、タスク管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
AsanaとGoogle スプレッドシートを併用してタスク管理を行っている方 タスク情報の二重入力や転記作業に手間を感じているプロジェクトマネージャーの方 手作業による入力ミスや更新漏れをなくし、データの正確性を高めたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Asanaにタスクを追加するだけで、Google スプレッドシートに自動で情報が追記されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮します。 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力ミスや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、常に正確な情報に基づいた管理が可能です。 ■フローボットの流れ
はじめに、AsanaとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定することで、Asanaで作成されたタスク情報がスプレッドシートに自動で追加されます。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートにレコードを追加する際、Asanaから取得したタスク名や担当者、期日といった情報を、スプレッドシートのどの列に追加するかを任意で設定できます。 例えば、「A列にタスク名」「B列に担当者名」のように、管理したい項目に合わせて出力内容を柔軟にカスタマイズすることが可能です。 ■注意事項
Asana、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートで行が更新されたらSlackに通知する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたらSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・部内の共有シートで業務管理を行う事務職の方
・同じシートを同時に編集したいチームの責任者
2.Slackを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・部門ごとの情報共有ツールとして使用している企業
・プロジェクトごとチャンネルを作成し、情報共有を行うチームの担当者
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは同時に複数人でシートの編集を行えるため、業務を円滑に行うために有効なツールです。
Google スプレッドシートのデータが更新ごとに通知が欲しい、と考える方にこのフローは有効です。
■注意事項
・Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
Google スプレッドシートで追加された内容をDeepSeekで要約する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートに議事録やアンケート結果などを集約しているものの、その内容を都度確認し要約する作業に時間を取られていませんか。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、DeepSeekが自動で内容を要約し指定のセルに結果を書き込むため、情報収集と要約作成のプロセスを自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートで情報収集やタスク管理をしているすべての方 収集したテキスト情報の要約作業に、手間や時間を取られている方 DeepSeekを活用して、定型的な文章作成業務を自動化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
スプレッドシートへの情報追加をトリガーに自動で要約が実行されるため、これまで手作業で行っていた要約作成の時間を短縮できます。 手作業による内容の読み飛ばしや要約の質のばらつきを防ぎ、常に一定の品質で情報を整理することが可能になります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとDeepSeekをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」アクションを設定して、監視対象のスプレッドシートとシートを指定します。 その後、オペレーションでDeepSeekを選択し、「テキストを生成」アクションを設定して、トリガーで取得した行の情報を要約するようプロンプトを組みます。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定することで、生成された要約文を元の行の指定したセルに書き込みます。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
DeepSeekのテキスト生成アクションでは、使用するモデルIDや、どのような要約内容を生成させたいかに応じてメッセージリスト（プロンプト）を任意で設定してください。 Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションでは、更新対象のスプレッドシートID、シートID、および要約結果を書き込む列の値を任意で設定してください。 ■注意事項
Google スプレッドシート、DeepSeekとYoomを連携させてください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートの顧客情報が更新されたら、書類を発行してGmailで送付する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで管理している顧客情報をもとに、手作業で書類を作成してGmailで送付する業務に手間を感じていませんか？この一連の作業は件数が増えるほど時間に追われ、宛先の間違いといったミスも起こりやすくなります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行が更新されるだけで書類の発行からGmailでの送付までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートを基に、手作業で書類作成・送付を行っている営業・事務担当者の方 顧客情報の更新から書類送付までのプロセスで発生する、入力ミスや遅延を防止したい方 Gmailを使った定型的なメール送信を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートの情報更新をトリガーに、書類発行からGmailでの送付までが自動で実行されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動での情報転記やメール作成が不要になることで、入力内容や宛先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定して、対象のスプレッドシートとシートを指定します。 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、更新された行の情報を基に書類を作成します。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した書類を添付して指定の宛先にメールを自動送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートで「書類を発行する」アクションを設定する際、事前に作成した雛形を利用することで、請求書や送付状など任意のレイアウトでの書類作成が可能です。 Gmailで「メールを送る」アクションを設定する際、送信先アドレスやメッセージ内容に、Google スプレッドシートから取得した会社名や担当者名などの動的な情報を埋め込めます。 ■注意事項
Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleスプレッドシートで行が追加されたらSalesforceにレコードを追加する
試してみる
■概要
Googleスプレッドシートで行が追加されたらSalesforceにレコードを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleスプレッドシートを業務で活用している方
・共有データを管理し、情報共有を行う事務職の方
・取引先企業とシートを共有し、情報のやりとりを行う営業アシスタント
2.Salesforceで商談管理を行なっている企業
・案件ごとに状況を登録してチームで共有している方
・社内案件すべてを確認している経営者や営業部長
■このテンプレートを使うメリット
Googleスプレッドシートは情報を蓄積し共有することがスムーズにできるため、業務を円滑に進めることに役立ちます。
異なるアプリ間での登録を時間をかけないで行いたいと考える方にこのフローは有効的です。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
まとめ
PDF内の表データをGoogle スプレッドシートに自動でコピーできる仕組みを導入すれば、これまで手作業で行っていた確認作業や、コピー＆ペーストにかかる時間と手間、そして転記ミスのリスクを大幅に減らせます。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もしPDFからのデータ転記作業の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォーム から無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
