フォームから表のPDFが送信されたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートにコピーする

■概要

受け取ったPDF内の表データを手作業で転記する際に手間を感じたり、入力ミスが発生したりすることはないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、フォームから送信されたPDF内の表情報をOCR機能で自動的に読み取り、Google スプレッドシートにコピーするため、データ入力業務の負担を軽減し、作業の正確性を高めることができます。

■このテンプレートをおすすめする方

フォーム経由で受領したPDF内の表データを手作業で転記している方
手入力によるデータ転記時のヒューマンエラーを削減したいと考えている方
定型的なデータ入力作業から解放され、その他の業務に時間を割きたい方

■このテンプレートを使うメリット

フォーム送信からGoogle スプレッドシートへのデータ転記が自動化されるため、手作業による入力時間を削減できます。
OCRによる自動読み取りとシステム連携により、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
フォームトリガー機能を選択し、PDFファイルが添付されるように設定します。
次に、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームから受け取ったPDFファイル内の表データを抽出します。
続いて、「繰り返し処理」を設定し、抽出した表の行データに対して処理を行うようにします。
最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、繰り返し処理で取り出した各行のデータを指定したシートに追記します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

「画像・PDFから文字を読み取る」では、PDFファイル内のどの部分の表を読み取るか、抽出したい項目などを任意でカスタムできます。
「繰り返し処理」では、OCR機能で抽出したどの値を対象に処理を繰り返すか、任意に設定できます。
「レコードを追加する」では、前のステップで取得した読み取り結果や繰り返し処理の値を、スプレッドシートのどの列にどのように追加するかなどを任意にカスタムできます。

■注意事項

Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924