Slackから表のPDFが送信されたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートにコピーする

■概要

Slackで共有される表形式のPDFデータを、都度手作業でスプレッドシートに転記するのは手間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、SlackにPDFファイルが投稿されると、OCR機能が自動で表の情報を読み取ります。
さらに、Google スプレッドシートにデータをそのままコピーするため、データ入力業務の負担を軽減し、より正確なデータ管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Slackで受信するPDFの表データを手作業で転記している方
• データ入力作業に時間を取られ、コア業務に集中できていない方
• 手入力によるミスを減らし、データ管理の精度を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Slackへのファイル投稿からGoogle スプレッドシートへのデータ転記までを自動化し、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てることができます。
• 手作業による転記ミスや読み間違いといったヒューマンエラーのリスクを低減し、データの正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SlackおよびGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. トリガーでSlackの「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定し、特定のチャンネルやファイル形式（PDFなど）を指定します。
3. 次に、Slackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガー条件に合致したファイルを取得します。
4. 続いて、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルから表形式のデータを抽出します。
5. 次に、「繰り返し処理」を設定し、抽出した表データの各行に対して、後続の処理を実行します。
6. 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに一行ずつ追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 「画像・PDFから文字を読み取る」では、PDF内のどの範囲の表を読み取るか、またどの項目を抽出するかを任意でカスタムすることが可能です。
• 「繰り返し処理」では、OCR機能で抽出したデータの中から、どの情報をGoogle スプレッドシートに転記するかの対象値を任意に設定できます。
• 「レコードを追加する」では、OCR機能で抽出したデータや繰り返し処理で取得した値をシートのどの列に対応させて追加するかなど、変数を用いて柔軟にカスタムが可能です。

■注意事項

• Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• 「OCRまたは音声を文字起こしする」「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924