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「Airtableで管理している案件情報を、毎回手作業でプロジェクト管理ツールに登録するのが面倒…」
「情報の転記作業に時間がかかって、プロジェクトの開始が遅れてしまう…」
このように、Airtableを起点としたプロジェクト作成業務で、手作業による非効率さやヒューマンエラーに悩んでいませんか？
もし、Airtableに新しいレコードが登録されたら、Asanaなどのプロジェクト管理ツールに自動でプロジェクトが作成される仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、プロジェクトの立ち上げをスムーズにし、より重要な計画策定やタスク管理といったコア業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはAirtableのデータベース情報をもとにプロジェクトを自動で作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Airtableでレコードが登録されたら、Asanaでプロジェクトを自動作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Airtable／Asana
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
1.Airtableの登録方法
以下の手順をご参照に設定してください。
≪事前準備≫
Airtableに追加したデータをもとにAsanaにプロジェクトを自動で作成するためのテーブルを用意しテスト用の値を入力しておきましょう。
テスト用の値は架空のもので構いませんが、担当者（メール）は、Asanaのプロジェクトオーナーとなる実在のユーザーのメールアドレスを記載してください。
※「プロジェクトID」の欄には、連携後自動で入力される仕様のため空欄にしておきましょう。
※テーブル内に「Created Timeフィールド」の項目を必ず含めてください。
2.Asanaの登録方法
AsanaとYoomのマイアプリ登録方法は、以下の手順をご参照ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
次のステップから設定していきましょう。
フロー画面の「レコードが登録されたら」という項目をクリックし設定しましょう。
Airtableと連携するアカウント情報は、アプリ連携したアカウントが表示されるため、プルダウンより使用したいアカウントを選択してください。
選択できたら、次のページに進みます。
トリガーの起動タイミングは、5分・10分・15分・30分・60分の中から選択して設定できます。
ただし、ご利用プランによって設定可能な最短間隔が異なるため、あらかじめご確認ください。
基本的には各プランで設定できる最短の起動間隔がおすすめです。
ベースIDおよびテーブルIDは、各入力欄の注釈をご確認のうえ、AirtableのURLから該当する情報を取得し、設定してください。
Created Timeのフィールド名は、あらかじめ準備しておいたテーブルから、「Created Time」に該当するフィールド名を入力してください。入力できたら「テスト」ボタンをクリックしましょう。
テストが成功すると、「取得した値」が表示されるので確認しましょう。
問題無ければ、「完了」ボタンをクリックしてください。
ここで取得した値は、この後設定するステップで活用することが可能です。
※テストの重要性：「取得した値」のテスト値についてもあわせてご確認ください。
続いて、Airtableに登録したレコードの情報を引用し、Asanaのプロジェクトを自動で作成する設定をおこないます。
「プロジェクトを作成」という項目をクリックしてください。
Asanaと連携するアカウント情報を確認し、次のページに進みましょう。
プロジェクト名は、Airtableに登録されたレコードの「プロジェクト名」が自動で引用されるようにデフォルトで設定されています。
※取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
プロジェクト概要およびプロジェクトオーナーの項目も、同様に取得した値が設定されているため、確認しましょう。
チームIDは、枠外の注釈を参考にチーム詳細ページURL内から取得してください。
※「ワークスペース内のチーム一覧を取得」アクションを追加することでも取得可能です。
設定が完了したら、テストを実行してください。
テストが成功し、取得した値に「作成したプロジェクトID」が表示されたら、「完了」ボタンをクリックしましょう。
最後に、ステップ4で作成したAsanaのプロジェクトIDをAirtableのレコードに更新するための設定をおこないます。
「レコードを更新」という項目をクリックしてください。
Airtable(OAuth)と連携するアカウント情報は、ステップ3で設定したアカウント情報と同一になっていることを確認してください。
確認できたら「次へ」ボタンをクリックしましょう。
ベースIDは、枠内をクリックし表示される候補から選択してください。
テーブルIDまたは名前は、ステップ3で設定したテーブルIDと同様に設定しましょう。
レコードIDもデフォルトで取得した値が設定されているため、確認し進みましょう。
下記画像の赤枠部分を自動入力するための設定を行っていきます。
フィールド情報の文字列のフィールド名は、事前準備で設定したフィールド名を指定してください。
文字列の値は、Asanaで作成したプロジェクトを設定しましょう。
ここまで設定が完了したらテストを実行してください。
問題無く取得した値にレコードIDが表示されたら、「完了」ボタンをクリックしましょう。
Airtableへログインし、対象の項目の値が自動で更新されているのを確認しましょう。
「トリガーをON」ボタンをクリックしフローを起動させましょう。
これで、「Airtableでレコードが登録されたら、Asanaでプロジェクトを自動作成する」フローの完成です！
■概要
Airtableで従業員情報が登録されたら即給にも追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.即給を活用して賃金の支払いを行う企業
・給与支払い方法を従業員が選択している企業の担当者
・給与の前払いに対応している企業の担当者
2.Airtableでデータ管理を行なっている方
・従業員情報の一元管理に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
即給は福利厚生として導入することで従業員の満足度を向上させることができるツールです。
同時にAirtableで従業員情報の登録をすることで、柔軟な情報管理を行うことができます。
しかしAirtableに登録された情報を手入力して毎回即給に登録を行うのは、登録情報の一貫性を損なう可能性があります。
このフローを活用すると、Airtableに登録さえれた情報を即給にも自動で登録完了し、手作業の手間を省くことができます。
登録の自動化によって手入力による人的ミスの発生を未然に防ぎ、登録情報の正確性を保つことができます。
またこれまで登録作業にかかっていた時間を他の業務に充てることで、業務進行を円滑にすることに繋がります。
■注意事項
・即給、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Airtableに情報が登録されたらSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableにおけるデータ入力を担当している方
・社内情報の蓄積でAirtableを活用している方
・入力データの分析や管理を行う方
2.Slackで社内のメンバーとコミュニケーションを取る方
・社内通知を手動で行っている方
・Slackへの通知を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
AirtableはWebで利用できるデータベースですが、登録されたデータは都度Airtable上から確認する必要があります。
また、Airtableへのデータ登録をした後はメンバーと共有しないと登録状況をチーム内で把握できないため、業務の進行に支障をきたす恐れがあります。
そのため、Airtableへデータ登録が発生した際に効率的にメンバーと共有する仕組みが重要です。
このフローは、AirtableとSlackを連携することで、Airtableでデータが登録されると自動でSlackに通知することができ、メンバーとの情報共有をスムーズに行うことができます。
Airtableから都度データの確認をする必要がなくなり、業務運営を円滑にすることが可能です。
■注意事項
・AirtableとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・AirtableのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は下記をご参照ください。
■概要
Airtableに情報が登録されたらDiscordに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でデータ入力を行うことが多い方
・紙媒体をデジタル化したデータをAirtableに登録している方
・業務データの登録を定期的に実施している方
2.Discordを業務で使用している方
・チーム内のコミュニケーションツールとしてDiscordを活用しているメンバー
・Discordから情報共有をすることが多い方
■このテンプレートを使うメリット
定期的にAirtableへ登録する業務データをチームメンバーと共有している場合、手動による共有作業は1つの手間です。
また、手動による作業は、共有漏れの発生やタイムラグによる業務の遅延を引き起こす要因となる可能性があります。
このフローを利用することで、手動による共有作業を効率化することができます。
Airtableに情報が登録されると、任意の内容でDiscordからチームメンバーに通知することができ、情報共有がタイムリーになります。
メンバー間の情報の見落としも防止できるため、プロジェクトの進行を円滑にすることが可能です。
■注意事項
・AirtableとDiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Airtableで登録された従業員情報をトヨクモ安否確認サービス2にも登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員情報の管理を担当する方
・Airtableで従業員情報の管理をしている方
・他のツールへの従業員情報の連携をしている方
2.安否確認サービスを利用する企業
・トヨクモ安否確認サービス2を導入している企業
・リスク管理体制の強化で安否確認サービスを利用する企業
■このテンプレートを使うメリット
トヨクモ安否確認サービス2は、緊急時に従業員の安否を効率的に確認できるのがメリットです。
しかし、トヨクモ安否確認サービス2への従業員情報の登録を手動で行っている場合、登録内容の誤りや登録漏れといったヒューマンエラーが発生する可能性があります。
このテンプレートは、Airtableで従業員情報が登録されるとトヨクモ安否確認サービス2に自動で従業員情報を登録することができます。
従業員情報の登録が自動化されることで、ヒューマンエラーの発生を防止し、ツール間のデータの整合性を保つことができます。
また、複数のツールにおける従業員情報の管理を簡素化できるため、管理業務にかける工数を削減することが可能です。
■注意事項
・Airtable、トヨクモ安否確認サービス2のそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
新しい従業員が入社するたびに、Airtableで管理している従業員情報を、手作業でマネーフォワード Adminaに登録していませんか。
この作業は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Airtableに従業員情報が登録されるだけで、マネーフォワード Adminaへのアイデンティティ作成が自動で実行されるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Airtableで管理しているタスクやプロジェクトの進捗を、都度Notionに手作業で転記していませんか。この作業は手間がかかるだけでなく、情報の更新漏れや入力ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Airtableで特定のレコードが更新された際に、自動でNotionのデータベースに新しいレコードを追加できます。手作業による二重入力をなくし、スムーズな情報連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
■概要
「Google スプレッドシートで行が追加されたらAirtableのレコードを作成する」フローは、日々のデータ管理作業をスムーズに進める業務ワークフローです。
例えば、営業チームがスプレッドシートに新しい顧客情報を追加すると、自動的にAirtableにそのデータが反映されます。
この連携により、手動でのデータ入力の手間やミスを削減し正確な情報共有が可能になります。
結果としてGoogle スプレッドシートとAirtable間のデータフローを自動化し、業務効率を大幅に向上させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■注意事項
■概要
Google ビジネス プロフィールで口コミが投稿されたらAirtableに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.店舗の情報展開としてGoogle ビジネス プロフィールを活用している方
・店舗への集客を強化したい店舗運営者
・店舗の認知度向上を図っている方
2.Airtableで口コミ情報を管理している方
・Airtableのデータベースの情報を蓄積して分析やレポートの作成を行う方
・Airtableへのデータ連携を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google ビジネス プロフィールは店舗の営業時間や所在地を公開することができ、店舗の信頼性を高めることができます。
しかし、店舗の口コミ情報をAirtableに集約している場合、口コミが投稿される度にデータ入力の作業が発生するため、手間だと感じているかもしれません。
毎回のAirtableへのデータ入力を効率化したい方にこのテンプレートは適しています。
このテンプレートは、Google ビジネス プロフィールで口コミが投稿されるとAirtableに自動で口コミを追加できるため、データ入力を効率化できます。
Airtableへのデータ入力が自動化されることで、口コミの登録漏れも防止できるため、分析の精度も上がり改善に役立てることが可能です。
■注意事項
・ Google ビジネス プロフィール、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Gmailで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.外部との連絡手段として主にGmailを利用している企業
・Gmailを使って多くの問い合わせを受けており、その管理に手間を感じている方
2.基幹データベースとしてAirtableを活用している企業
・手動でのデータ入力を自動化することで業務効率を向上させたい方
・Airtableにお問い合わせの内容を蓄積している方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを使うメリットはいくつかあります。
まず第一に、GmailとAirtableを連携させることで、お問い合わせ内容を一元管理できる点が挙げられます。
これにより、問い合わせの見落としや対応漏れのリスクを減少させることができます。
また、Airtableの柔軟なデータ管理機能を活用して、問い合わせ内容をカテゴリ別やステータス別に整理することも容易です。
これにより、担当者はお問い合わせの情報を管理しやすくなります。
お問い合わせから得られた重要な知見を有効活用することができるため、顧客満足度の向上に寄与します。
■注意事項
・AirtableとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
SmartHRで従業員情報が更新されたらAirtableの従業員管理台帳を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員情報の管理でSmartHRを利用している方
・自社の従業員情報の管理でSmartHRを活用している人事部門の方
・従業員情報をAirtableにも連携して管理している方
2.管理業務でAirtableを活用している方
・Airtableへの従業員情報の更新を手動で行っている方
・SmartHRとAirtableの連携を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
SmartHRは従業員情報をクラウドで管理でき、人事労務に関わる業務を効率化できるのがメリットです。
しかし、SmartHRで管理している従業員情報をAirtableに手動で連携している場合、時間がかかり非効率的です。
このテンプレートは、SmartHRで従業員情報が更新されるとAirtableの従業員管理台帳も自動で更新することができます。
部門間で異なるツールを使用している場合でも、シームレスに従業員情報の同期を図ることができるため、管理業務をスムーズに進めることが可能です。
また、チャットツールと連携することで従業員情報の更新内容をチームメンバーと共有することもできます。
■注意事項
・SmartHR、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Asana以外のツールでも連携できますか？
A：
はい、可能です。
「プロジェクトを作成」アクションの右上にカーソルを合わせると三点リーダーが表示されるので、「削除」ボタンをクリックしてください。
「レコードが登録されたら」の下にある＋ボタンを押して、使用したいアプリを選択し設定しましょう。
参照：Yoomで連携できるアプリ一覧
Q：特定の条件を満たすレコードのみ自動化できますか？
A：
はい、可能です。
ステップ3で設定した「レコードが登録されたら」アクションの下にある＋ボタンをクリックし、「分岐」のアクションを追加することで、特定の条件を満たすレコードのみ自動化できます。
※「分岐する」オペレーションはミニプラン以上でご利用可能です。2週間の無料トライアルもご用意していますので、ぜひお試しください。
