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「Microsoft Teamsでの指示や依頼をBacklogに課題として登録するのが毎回手間…」
「Microsoft Teamsのチャットを見ながらBacklogに手入力していると、転記ミスや抜け漏れが心配…」
このように、Microsoft TeamsとBacklogを使っている中で、情報連携や課題の登録が手間だと感じたことはありませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Microsoft Teamsに投稿された特定のメッセージ内容を自動で判別し、Backlogに課題として追加してくれる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、より迅速で正確なタスク管理を実現し、本来集中すべき業務に多くの時間を割けるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくても簡単に設定できます。日々の業務効率改善につながるので、ぜひこの機会に自動化を取り入れて、プロジェクト管理をもっとスムーズに進めましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Microsoft Teamsのメッセージを基にBacklogへ課題を自動で作成する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Microsoft TeamsとBacklog間で発生する様々な情報連携を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
これにより、タスク登録の手間を削減し、プロジェクトの進捗管理を効率化できるため、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Microsoft Teamsに特定のメッセージが投稿された際に、その内容からAIがタスク名や担当者、期限などの情報を抽出し、Backlogに課題やプロジェクト、ユーザーとして自動的に登録する</span>フローです。
手作業による情報入力や転記の手間を大幅に削減し、迅速かつ正確なタスク管理を実現できます！
<span class="mark-yellow">Microsoft Teamsに新しく投稿されたメッセージをもとに、AIでデータを抽出してBacklogに課題を自動作成する</span>フローの設定方法を紹介します。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をすすめていきます。もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Microsoft TeamsとBacklogをYoomに接続するマイアプリ登録を最初に行います。マイアプリ登録を事前に済ませておくと、自動化設定が進めやすくなります。
それでは設定を行いましょう！
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
※※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
アプリ一覧が表示されるので、そこからMicrosoft Teamsを探すか、検索機能を活用しましょう。
以下の画面が表示されるので、Microsoft Teamsにログインしてください。
先ほどと同様に、一覧からBacklogを探すか、検索機能を活用してください。
以下の画面が表示されるので、赤枠内の設定を行いましょう。
以下の画面が表示されたら、「許可する」をクリックします。
自身のマイアプリ欄に、Microsoft TeamsとBacklogが表示されていれば登録は完了しています。
それでは自動化の設定を行っていきましょう！
Yoomにログインして、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
テンプレートは「マイプロジェクト」ご利用には制限があるため、プランを確認しておくと安心です。に自動で格納されるので、必要に応じてそちらを確認してください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
チャネルにメッセージが送信されたらトリガーが起動する設定を行うので、以下の赤枠をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。タイトルはわかりやすいものに変更できます。
確認できたら、「次へ」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
※プランによってトリガーの起動間隔は異なるため、注意してください。
スクロールし、「チームID」を候補から選択し、設定してください。
「チャネルID」も先ほどと同様に設定します！
Microsoft Teamsの画面に移動し、テスト用にメッセージを送信しましょう。
今回は以下のデータを利用してBacklogに課題を追加します。
Yoom画面に戻り、「テスト」をクリックします。
「テスト成功」と表示され、その下に「アウトプット」が表示されます。
アウトプットはこの後の設定で活用するので、間違いがないか確認してください。
確認できたら、「保存する」をクリックしましょう。
続いて、特定のキーワードの有無により分岐する設定を行うため、以下の赤枠をクリックします。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
以下の画面が表示されるので、設定を行います。「分岐対象の取得した値」はそのままにし、「分岐条件」を設定してください。
今回はメッセージ内容に「テスト」というキーワードが含まれる場合にBacklogに課題を追加する設定にします。
「値を含む」の右側の枠内に特定のキーワードを設定しましょう。
設定できたら、「保存する」をクリックしてください。
これで、指定した単語を含むメッセージを受信した時だけ次のフローに進むようになりました。
続いて、Microsoft Teamsからデータを取得する設定を行うため、以下の赤枠をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、変換タイプの設定を行います。
※括弧内に表示されているタスクが消費されるので、注意してください。
確認できたら、「次へ」をクリックしましょう。
次に、「対象のテキスト」の設定を確認してください。
先ほどMicrosoft Teamsで取得したアウトプットの「メッセージ内容」が設定されているので、そのままにしておきましょう。
スクロールし、「抽出したい項目」を設定してください。
今回は以下のように設定しました。 必要な情報が取得できるように、設定してみましょう！
設定が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストが成功し、指定した項目の情報が抽出できたので「保存する」をクリックして次に進みます。
続いて、Backlogに課題を追加する設定を行うため、以下の赤枠をクリックします。
以下の画面が表示されたら、これまで同様に設定を確認して次に進みます。
以下の画面が表示されたら、「ドメイン」と「課題を登録するプロジェクトID」を説明に従って設定しましょう。
スクロールし、「課題の件名」を設定してください。
「テキストからデータを抽出する」のアウトプットから「タイトル」を選択しましょう。
次に、「課題の種目ID」を候補から選択してください。
該当するIDを選択してくださいね！
「課題の優先度」と「課題の詳細」を設定しましょう。
「課題の詳細」は「テキストからデータを抽出する」のアウトプットを活用して設定してください。
「課題の開始日」と「課題の期限日」も先ほどと同様に、「テキストからデータを抽出する」のアウトプットから選択してください。
設定が完了したら、「テスト」をクリックします。
「テスト成功」と表示されるので、「保存する」をクリックしましょう。
Backlogの画面を確認すると、課題が自動で追加されているのがわかります！
こちらで全ての項目の設定が完了しました！
以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了します。
設定したフローボットが正常に起動するかチェックしてみましょう！
こちらがMicrosoft Teamsにメッセージが投稿されたら、AIでデータを抽出してBacklogで課題を作成するフローでした。
今回紹介したMicrosoft TeamsとBacklogとの連携以外でも、メッセージをもとに外部サービスに通知したり、Backlogの課題情報をGoogleカレンダーやチャットツールに連携することも可能です。
このように、Microsoft TeamsやBacklogのAPIを活用することで、さまざまな業務を自動化できます。気になるテンプレートがあれば、ぜひこの機会にお試しになってみてください！
Microsoft Teamsを活用した業務自動化テンプレートを紹介します。
たとえば、アンケートフォームの回答をMicrosoft Excelに記録し、Teamsへ通知したり、月末のタイミングで自動的に通知を送信したり、SalesforceやSlack、OneDriveと連携することも可能です。日々の繰り返し業務を減らし、抜け漏れのないチーム連携を実現したい方におすすめです。
Backlogを中心にした自動化テンプレートも充実しています。
たとえば、課題登録時にGoogleスプレッドシートやAsanaに情報を連携したり、DiscordやGoogleカレンダーと連携して通知やスケジュール登録を行うことができます。タスク管理の見える化や情報共有を効率化したい方は、ぜひチェックしてみてください。
Microsoft TeamsとBacklogの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまでTeamsのメッセージを確認しながら手作業で行っていたBacklogへの課題登録や情報更新の作業負荷を大幅に削減し、ヒューマンエラーによる登録ミスやタスクの抜け漏れといったリスクも低減できます。</span>
これにより、担当者は煩雑な手入力作業から解放され、プロジェクトの推進やより創造的な業務に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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