Microsoft Teamsにメッセージが投稿されたら、AIでデータを抽出してBacklogで課題を作成する

■概要

Microsoft Teamsでのコミュニケーションは迅速ですが、重要な依頼やタスク指示がメッセージに埋もれてしまい、Backlogへの課題登録を手作業で行う際に手間や漏れが発生することはありませんか。また、AIで情報を整理したくても、その設定や運用に難しさを感じることもあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsに特定のメッセージが投稿されたことをきっかけに、AIが自動で必要な情報を抽出し、Backlogに課題として登録するため、こうした課題を円滑に解決できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsで業務連絡を受け、Backlogでタスク管理をしているチームや担当者の方
• メッセージからの情報転記やBacklogへの課題作成を手作業で行っており、非効率を感じている方
• AIを活用してチャットの内容を解析し、業務の自動化を進めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsのメッセージ確認からBacklogへの課題作成までの一連の流れを自動化し、手作業にかかっていた時間を削減できます。
• AIによる情報抽出とシステム連携により、人手による情報の転記ミスや課題の登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、お使いのMicrosoft TeamsアカウントとBacklogアカウントをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーとしてMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定し、通知を受け取りたいチャネルを指定します。
3. 続いて、オペレーションで分岐機能を追加し、「分岐する」アクションを設定して、特定の条件（例：特定のキーワードを含むなど）に合致するメッセージの場合のみ、後続の処理に進むようにします。
4. オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定します。ここで、Microsoft Teamsのメッセージ本文から、課題の件名や内容など、Backlogの課題作成に必要な情報を抽出するよう指定します。
5. 最後に、オペレーションでBacklogを選択し、「課題の追加」アクションを設定します。AIによって抽出された情報を利用し、Backlogの指定したプロジェクトに新しい課題として登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、どのチャネルの、どのようなメッセージを処理の対象とするか、監視する条件を具体的に設定してください。
• 分岐機能で設定する条件は、例えばメッセージに「#課題」「要対応」といった特定のキーワードが含まれている場合や、特定ユーザーからの投稿である場合など、業務プロセスに合わせて柔軟にカスタマイズが可能です。
• AI機能による「テキストからデータを抽出する」設定では、Microsoft Teamsのメッセージ本文のどの部分から、どのような情報（例：依頼内容、希望納期、担当者名など）を抽出するかを、プロンプトなどを調整して具体的に定義してください。
• Backlogへ課題を追加する際には、ご自身のBacklog環境のドメイン、課題を登録したいプロジェクトID、デフォルトで設定する課題の件名（抽出データで上書き可能）、種別ID、優先度などを、実際の運用に合わせて正確に設定してください。

■注意事項

• Microsoft Teams、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。