Microsoft Teamsにメッセージが投稿されたら、AIでデータを抽出してBacklogでユーザーを作成する

■概要

Microsoft Teamsでのコミュニケーションは活発ですが、そこから新しいユーザー情報を拾い上げ、Backlogに手作業で登録するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に、メッセージの中から必要な情報だけを正確に抜き出す作業は、見落としや入力ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsに特定のメッセージが投稿された際に、AIが自動でデータを抽出し、Backlogにユーザーとして登録するため、こうした課題の解消に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsの特定チャネルへの投稿をトリガーに、手作業でBacklogへユーザー登録している方
• AIを活用して、メッセージ内のテキストデータから必要な情報を効率的に抽出したいと考えている方
• ユーザー登録業務の自動化を進め、作業の抜け漏れや入力ミスを減らしたいプロジェクト管理者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへのメッセージ投稿後、AIによるデータ抽出からBacklogへのユーザー登録までが自動化され、手作業による情報転記の時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ抽出や入力に伴う、情報の見落としや誤入力といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性向上に貢献します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとBacklogをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定し、特定のチャネルを指定します。
3. 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件（例：メッセージに「新規ユーザー登録」というキーワードが含まれる場合など）に合致した場合のみ後続処理に進むようにします。
4. オペレーションでAI機能を設定し、「テキストからデータを抽出する」アクションで、Microsoft Teamsのメッセージ本文からユーザー登録に必要な情報（氏名、メールアドレスなど）を抽出するよう設定します。
5. 最後に、オペレーションでBacklogの「ユーザーの追加」アクションを設定し、AI機能で抽出した情報をもとにBacklogに新しいユーザーを登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、どのチャネルのメッセージを監視対象とするか、チームやチャネルを任意で設定してください。
• 分岐機能の設定では、どのような条件のメッセージを受け取った場合にBacklogへのユーザー登録処理に進むか、その分岐条件を任意で指定してください。
• AI機能の「テキストからデータを抽出する」設定では、メッセージ本文のどの部分から、どのような項目（例：氏名、メールアドレス、所属部署など）を抽出するかを具体的に定義し、カスタマイズしてください。
• Backlogの「ユーザーの追加」アクションでは、登録するユーザーのドメイン、ユーザーID、パスワードの初期設定、ユーザー名、メールアドレス、付与する権限などを、実際の運用に合わせて詳細にカスタマイズしてください。

■注意事項

• Microsoft Teams、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。