Microsoft Teamsにメッセージが投稿されたら、AIでデータを抽出してBacklogでプロジェクトを作成する

■概要

Microsoft Teamsのチャネルに日々多くのメッセージが投稿され、そこからBacklogのプロジェクトを手作業で起票する業務は手間がかかるものではありませんか？特に、メッセージから必要な情報を抜き出して転記する作業は、時間も要し、入力ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsへのメッセージ投稿をきっかけに、AIが自動で関連データを抽出してBacklogにプロジェクトを作成するため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft TeamsとBacklog間での手作業による情報連携に手間を感じている方
• AIを活用し、メッセージ内容からプロジェクト情報を効率的に抽出したいと考えている方
• プロジェクト作成に関する定型業務を自動化し、生産性を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへのメッセージ投稿からBacklogへのプロジェクト作成までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• AIがメッセージからデータを抽出しBacklogに登録するため、手作業による転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとBacklogをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致するメッセージのみを後続の処理に進めるようにします。
4. オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、Microsoft Teamsのメッセージ本文からプロジェクト作成に必要な情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでBacklogの「プロジェクトの追加」アクションを設定し、抽出した情報をもとに新しいプロジェクトを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、処理対象とするメッセージを特定するための条件（例：特定のキーワードを含む、特定のユーザーからの投稿など）を任意で指定してください。
• AI機能の「テキストからデータを抽出する」では、Microsoft Teamsのメッセージから抽出したい具体的な項目（例：プロジェクト名、依頼内容、期限など）と、その情報が含まれるテキスト部分を任意で設定してください。
• Backlogでプロジェクトを追加するアクションでは、利用するBacklogのドメイン、作成するプロジェクトの名称、およびプロジェクトキーをユーザーの環境に合わせて任意で設定してください。

■注意事項

• Microsoft Teams、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。