Boxの特定のフォルダにファイルがアップロードされたら、任意のフォルダにバックアップを作成する
試してみる
■概要
Boxを活用したファイル共有は便利な一方で、重要なファイルのバックアップを手作業で行うことに手間を感じていませんか。万が一の事態に備えてBox内でバックアップを作成する際、コピー＆ペーストのし忘れや保存先のミスが起こる可能性もあります。このワークフローは、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、自動で指定した別のフォルダにバックアップを作成するため、こうした手作業の課題を解消し、安全なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxで重要なファイルを管理しており、手動でのバックアップに手間を感じている方
- Box内でのファイル操作が多く、人為的なミスを減らして管理を徹底したいと考えている方
- Boxのフォルダ間で定期的にファイルを移動・コピーする定型業務を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxの特定フォルダにファイルが追加されると自動でバックアップが作成されるため、これまで手作業でのコピー＆ペーストに費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるバックアップの作成漏れや、保存先フォルダの間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の信頼性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、バックアップの元となるフォルダを指定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをバックアップ先のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのIDを任意で設定してください。
- Boxのファイルをアップロードするオペレーションでは、バックアップ先となるフォルダのIDを任意で設定してください。
- ファイルをアップロードする際、ファイル名などの各項目には固定のテキストだけでなく、前段のトリガーで取得した情報を変数として設定することも可能です。
■注意事項
「Boxの重要なファイルを、バックアップ用の別フォルダにも手動でコピーしている…」
「複数のプロジェクトフォルダ間でファイルを整理したり、移動させたりするのが面倒…」
このように、クラウドストレージの代表格であるBoxを便利に使いこなす一方で、ファイル管理にまつわる手作業に手間やストレスを感じていませんか？
手作業でのファイル操作は、コピーのし忘れや誤ったファイルの上書きといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
もし、Boxの特定のフォルダにファイルがアップロードされたことをきっかけに、自動で別のフォルダにバックアップを作成したり、関連するフォルダにコピーしたりする仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、より安全で効率的なファイル管理が実現できます。
手作業によるミスがなくなるだけでなく、ファイル整理にかけていた時間をコア業務に充てられるようになるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。
ぜひこの機会に導入して、日々のファイル管理業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはBoxとBoxを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Boxの特定のフォルダにファイルがアップロードされたら、任意のフォルダにバックアップを作成する
試してみる
■概要
Boxを活用したファイル共有は便利な一方で、重要なファイルのバックアップを手作業で行うことに手間を感じていませんか。万が一の事態に備えてBox内でバックアップを作成する際、コピー＆ペーストのし忘れや保存先のミスが起こる可能性もあります。このワークフローは、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、自動で指定した別のフォルダにバックアップを作成するため、こうした手作業の課題を解消し、安全なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxで重要なファイルを管理しており、手動でのバックアップに手間を感じている方
- Box内でのファイル操作が多く、人為的なミスを減らして管理を徹底したいと考えている方
- Boxのフォルダ間で定期的にファイルを移動・コピーする定型業務を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxの特定フォルダにファイルが追加されると自動でバックアップが作成されるため、これまで手作業でのコピー＆ペーストに費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるバックアップの作成漏れや、保存先フォルダの間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の信頼性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、バックアップの元となるフォルダを指定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをバックアップ先のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのIDを任意で設定してください。
- Boxのファイルをアップロードするオペレーションでは、バックアップ先となるフォルダのIDを任意で設定してください。
- ファイルをアップロードする際、ファイル名などの各項目には固定のテキストだけでなく、前段のトリガーで取得した情報を変数として設定することも可能です。
■注意事項
BoxとYoomを連携してできること
BoxのAPIを連携させることで、特定のフォルダへのファイルアップロードをトリガーとして、別のフォルダへのコピーや、ファイル内容の読み取りといった様々なアクションを自動化できます。
これにより、手作業によるファイル管理の手間やミスをなくし、業務の正確性とスピードを向上させることが可能です。
具体的な自動化例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Boxの特定のフォルダにファイルがアップロードされたら、任意のフォルダにバックアップを作成する
重要な契約書や成果物などのファイルを手動でバックアップしていると、手間がかかる上にコピー漏れなどのリスクが伴います。
この連携を設定することで、特定のフォルダにファイルがアップロードされると同時に、指定したバックアップ用のフォルダへ自動でファイルがコピーされるため、手作業をなくし、確実なバックアップ運用を実現できます。
Boxの特定のフォルダにファイルがアップロードされたら、任意のフォルダにバックアップを作成する
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■概要
Boxを活用したファイル共有は便利な一方で、重要なファイルのバックアップを手作業で行うことに手間を感じていませんか。万が一の事態に備えてBox内でバックアップを作成する際、コピー＆ペーストのし忘れや保存先のミスが起こる可能性もあります。このワークフローは、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、自動で指定した別のフォルダにバックアップを作成するため、こうした手作業の課題を解消し、安全なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxで重要なファイルを管理しており、手動でのバックアップに手間を感じている方
- Box内でのファイル操作が多く、人為的なミスを減らして管理を徹底したいと考えている方
- Boxのフォルダ間で定期的にファイルを移動・コピーする定型業務を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxの特定フォルダにファイルが追加されると自動でバックアップが作成されるため、これまで手作業でのコピー＆ペーストに費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるバックアップの作成漏れや、保存先フォルダの間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の信頼性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、バックアップの元となるフォルダを指定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをバックアップ先のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのIDを任意で設定してください。
- Boxのファイルをアップロードするオペレーションでは、バックアップ先となるフォルダのIDを任意で設定してください。
- ファイルをアップロードする際、ファイル名などの各項目には固定のテキストだけでなく、前段のトリガーで取得した情報を変数として設定することも可能です。
■注意事項
Boxの特定のフォルダにファイルがアップロードされたら、内容をOCRで読み取り、翻訳結果を格納する
海外拠点から送られてくる請求書や報告書など、外国語で書かれたドキュメントの内容をその都度翻訳ツールを使って確認するのは手間がかかる作業です。
この連携では、BoxにアップロードされたPDFなどのファイルをOCR機能でテキストデータ化し、自動で翻訳して結果をBox内に格納するため、外国語のドキュメントの内容を瞬時に把握でき、グローバルな業務をスムーズに進めることができます。
Boxの特定のフォルダにファイルがアップロードされたら、内容をOCRで読み取り、翻訳結果を格納する
試してみる
■概要
Boxに保管している海外からの請求書や契約書ファイル、その内容確認や翻訳作業に手間を感じていませんか。ファイルを開いて内容をコピーし、翻訳ツールに貼り付けて結果を転記する手作業は、時間もかかりミスの原因にもなりがちです。このワークフローは、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされるだけで、OCRによるテキスト抽出からAIによる翻訳、結果の格納までを自動化し、Boxを活用したファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxで海外の取引先からの書類を管理し、翻訳作業に時間を要している経理や法務担当の方
- 多言語のドキュメントを扱うプロジェクトで、Box内の情報を迅速にチームで共有したい方
- ファイル管理に伴うデータ入力の自動化によって、チーム全体の生産性向上を目指す方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを起点に、内容の読み取りから翻訳、格納までが自動処理され、手作業にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業でのテキスト抽出や翻訳時のコピー＆ペーストミス、転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」を設定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」を設定し、トリガーでアップロードされたファイルを指定します。
- 続けて、オペレーションでOCR機能を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- AI機能を設定し、OCRで抽出したテキスト情報を任意の言語に翻訳します。
- 書類発行機能を設定し、Google スプレッドシートのテンプレートに翻訳結果などの情報を出力します。
- 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」を設定し、出力されたGoogle スプレッドシートのファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダを任意で指定してください。
- OCR機能では、画像やPDFファイル内のどの部分からテキストを抽出するかを任意で設定できます。
- AI機能による翻訳では、翻訳したいテキスト（OCRで抽出した情報など）と、翻訳先の言語（英語、中国語など）を自由に設定可能です。
- 書類発行機能では、ご利用のGoogle スプレッドシートの雛形をテンプレートとして設定し、どのセルにどの情報を出力するかを任意で指定できます。
- 最後のBoxへのファイルアップロードでは、格納先のフォルダやファイル名を任意で設定することが可能です。
■注意事項
- Box、Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
BoxとYoomの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にYoomとBoxを連携したフローを作成してみましょう！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Boxをマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Boxのトリガー設定およびアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Boxの特定のフォルダにファイルがアップロードされたら、任意のフォルダにバックアップを作成する
試してみる
■概要
Boxを活用したファイル共有は便利な一方で、重要なファイルのバックアップを手作業で行うことに手間を感じていませんか。万が一の事態に備えてBox内でバックアップを作成する際、コピー＆ペーストのし忘れや保存先のミスが起こる可能性もあります。このワークフローは、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、自動で指定した別のフォルダにバックアップを作成するため、こうした手作業の課題を解消し、安全なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxで重要なファイルを管理しており、手動でのバックアップに手間を感じている方
- Box内でのファイル操作が多く、人為的なミスを減らして管理を徹底したいと考えている方
- Boxのフォルダ間で定期的にファイルを移動・コピーする定型業務を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxの特定フォルダにファイルが追加されると自動でバックアップが作成されるため、これまで手作業でのコピー＆ペーストに費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるバックアップの作成漏れや、保存先フォルダの間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の信頼性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、バックアップの元となるフォルダを指定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをバックアップ先のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのIDを任意で設定してください。
- Boxのファイルをアップロードするオペレーションでは、バックアップ先となるフォルダのIDを任意で設定してください。
- ファイルをアップロードする際、ファイル名などの各項目には固定のテキストだけでなく、前段のトリガーで取得した情報を変数として設定することも可能です。
■注意事項
ステップ1:Boxのマイアプリ連携
まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.入力欄からアプリ名で検索できます。
Boxのマイアプリ登録
では、さっそくBoxをマイアプリ登録していきましょう！
入力欄にBoxと入力するとBoxのアイコンが表示されるので、クリックしましょう。
1.Boxのログイン画面が表示されます。
連携したいアカウントにログインしてください。
2.「Boxへのアクセスを許可」をクリックしてください。
これで、Boxのマイアプリ登録は完了です。
なお、今回はテストのため、以下のような元のフォルダとバックアップ用のファイルを事前に作成しています。
マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にBoxのアイコンが表示されているか確認してください。
ステップ2：テンプレートをコピー
以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
Boxの特定のフォルダにファイルがアップロードされたら、任意のフォルダにバックアップを作成する
試してみる
■概要
Boxを活用したファイル共有は便利な一方で、重要なファイルのバックアップを手作業で行うことに手間を感じていませんか。万が一の事態に備えてBox内でバックアップを作成する際、コピー＆ペーストのし忘れや保存先のミスが起こる可能性もあります。このワークフローは、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、自動で指定した別のフォルダにバックアップを作成するため、こうした手作業の課題を解消し、安全なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxで重要なファイルを管理しており、手動でのバックアップに手間を感じている方
- Box内でのファイル操作が多く、人為的なミスを減らして管理を徹底したいと考えている方
- Boxのフォルダ間で定期的にファイルを移動・コピーする定型業務を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxの特定フォルダにファイルが追加されると自動でバックアップが作成されるため、これまで手作業でのコピー＆ペーストに費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるバックアップの作成漏れや、保存先フォルダの間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の信頼性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、バックアップの元となるフォルダを指定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをバックアップ先のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのIDを任意で設定してください。
- Boxのファイルをアップロードするオペレーションでは、バックアップ先となるフォルダのIDを任意で設定してください。
- ファイルをアップロードする際、ファイル名などの各項目には固定のテキストだけでなく、前段のトリガーで取得した情報を変数として設定することも可能です。
■注意事項
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます
ステップ3:Boxで特定のフォルダにファイルがアップロードされたら起動するトリガーの設定
まず、一番上の「フォルダにファイルがアップロードされたら」のアイコンをクリックします。
Boxと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
トリガーには「フォルダにファイルがアップロードされたら」を選びましょう。
入力が終わったら、「次へ」を押して進めてください。
各項目を設定していきましょう！
-
格納先フォルダのコンテンツID：BoxのURLから取得できます。赤枠で囲った箇所がコンテンツIDです。
テストし、正常に完了すると「テスト成功」という画面が表示されます。
成功したら、次へをクリックしましょう。
以下のような画面が表示されます。
テストのため、Boxの画面で下記のようにファイルをアップロードしましょう！
フローボットに戻り、先ほどと同様に「次へ」をクリックしましょう。
テストが正常に完了すると、「テスト成功」という画面が表示され、Boxから取得した情報を引用できるようになります。
詳しくはこちらを参照してみてくださいね。
終わったら保存するのを忘れないようにしましょうね。
ステップ4:ファイルをダウンロードする設定
次に、「ファイルをダウンロード」のアイコンをクリックします。
Boxと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
アクションには「ファイルをダウンロード」を選びましょう。
入力が終わったら、「次へ」を押して進めてください。
コンテンツIDを設定します。
先ほど取得したコンテンツIDを引用しましょう。
デフォルトで入力されているので、問題がなければそのままテストしましょう。
「テスト成功」と表示されたら、保存して完了です！
※ファイルのダウンロードは、最大で300MBまで対応しています。
ただし、アプリの仕様によっては、それよりも小さくなることがあります。
詳しい制限内容は、こちらから確認してみてくださいね！
ステップ5:任意のフォルダにバックアップを作成する設定
最後に、「ファイルをアップロード」のアイコンをクリックします。
先ほどと同じように設定していきましょう。アクションに「ファイルをアップロード」を選んだら、「次へ」をクリックします。
各項目を設定していきます。
-
ファイル名：拡張子を含んだファイル名を入力します。以下のようにBoxからの情報を引用することもできます。なお、手入力してしまうと、同じファイル名が何度もBoxに登録されてしまうので、気をつけましょう。
-
格納先フォルダのコンテンツID：先ほどと同じように、BoxのURLから取得できます。
-
ファイルの添付方法：プルダウンで選択できます。今回は取得した値を使用するを選択しています。
設定が終わったら、「テスト」をクリックしましょう。
画面に「テスト成功」と表示されたら、保存して完了です！
テスト後は、Boxの画面でバックアップが作成されているか確認しておくと安心です。
ステップ6:テストと確認
おつかれさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。
以上が、Boxの特定のフォルダにファイルがアップロードされたら、任意のフォルダにバックアップを作成する方法でした！
Boxを使った自動化例
ファイルアップロード時にメール通知を送信したり、別のストレージサービスに保存したりできます。
また、ファイルをOCRで読み取り、データベースに内容を追加することも可能です。
さらに、データベースへのレコード登録をトリガーとしたフォルダの自動作成や、フォームから受け取ったファイルの格納も実現します。
これにより、手動でのファイル操作を削減し、ファイル管理と情報共有の効率を向上させるでしょう。
boxにファイルがアップロードされたら、Outlookにメールを送信する
試してみる
■概要
boxに新しいファイルがアップロードされたら、Outlookにメールを送信するフローです。
boxにわざわざアクセスしなくても、ファイルがアップロードされたことを自動的に検知して、Outlookにファイル付きのメールを送信することができます。
■注意事項
・box、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
BoxにアップロードされたファイルをMicrosoft SharePointに保存する
試してみる
■概要
BoxとMicrosoft SharePointの両方でファイルを管理する際、手作業でのアップロードやコピーに手間を感じていませんか。
同じファイルを二重に管理する作業は、時間的な負担になるだけでなく、保存漏れなどのミスを引き起こす原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Boxにファイルをアップロードするだけで、指定したMicrosoft SharePointのフォルダへ自動で保存されます。
ファイル管理に関する手作業をなくし、業務の効率化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとMicrosoft SharePointを併用し、ファイル管理を行っている方
- 手作業でのファイル転記に時間がかかり、非効率を感じている担当者の方
- ファイルの保存漏れといったヒューマンエラーをなくし、業務を標準化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのアップロードを起点にMicrosoft SharePointへの保存が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 人の手による操作が介在しないことで、ファイルの保存漏れや格納場所の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをYoom内に取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定の場所に保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、自動化の起点としたい監視対象のフォルダを指定してください。
- Microsoft SharePointのファイルアップロード設定では、保存先となるドライブやフォルダを指定してください。
ファイル名はBoxから取得した値を用いて動的に設定することも可能です。
■注意事項
- BoxとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動追加する
試してみる
■概要
「Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動追加する」ワークフローは、Boxに保存されたファイルを自動的にOCR処理し、そのデータをGoogle スプレッドシートに転記する業務ワークフローです。
ファイルがBoxに追加されるたびに自動でOCR処理が行われ、必要な情報がGoogle スプレッドシートに整理されるため、効率的なデータ管理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxを使用して大量のドキュメントを管理しているビジネスユーザーの方
- 手動でのデータ入力に時間を取られている事務担当者の方
- OCRを活用して紙書類や画像データの情報をデジタル化したい方
- Google スプレッドシートを用いたデータ集計や分析を効率化したいチームの方
- 業務プロセスの自動化を検討している経営者やマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 作業時間の削減：手動で行っていたデータ入力作業を自動化することで、時間を有効に活用できます。
- ヒューマンエラーの防止：自動処理により、入力ミスやデータの抜け漏れを防ぎ、正確なデータ管理が実現します。
- 業務フローの一元化：BoxとGoogle スプレッドシート間のデータ連携がスムーズになり、業務全体の効率が向上します。
JUST.DBにレコードが登録されたら、Boxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
JUST.DBにレコードが登録されたら、Boxにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データ管理チーム
・JUST.DBに新しいレコードが追加された際に、関連するデータや資料を管理するためのフォルダを自動で作成したいチーム
・データの整理とアクセスを効率化したい部門
2.プロジェクト管理チーム
・新しいプロジェクト関連のデータがJUST.DBに登録された際に、プロジェクトごとにフォルダを自動生成してドキュメントを管理したいチーム
・プロジェクトの開始時に必要なフォルダ構成を自動化したい部門
3.営業部門
・新しい顧客情報や商談データがJUST.DBに追加された際に、顧客ごとにフォルダを作成して資料を整理したいチーム
4.カスタマーサポートチーム
・顧客サポートのリクエストやクレームがJUST.DBに登録された際に、ケースごとにフォルダを作成して関連資料を一元管理したいチーム
5.マーケティング部門
・キャンペーンデータや分析データがJUST.DBに追加された際に、フォルダを自動生成して資料を整理したい部門
■このテンプレートを使うメリット
・JUST.DBにレコードが登録されると同時に自動でBoxにフォルダを作成するため、迅速な対応が可能となります。
・フォルダの自動生成により、チーム全員が同じ構成で資料を管理できるため、ミスコミュニケーションが減少します。
■注意事項
・JUST.DB、BoxのそれぞれとYoomを連携させてください。
フォームから送信されたPDFを結合し、Boxに格納する
試してみる
■概要
フォームから送信される複数のPDFファイルを一つひとつ手作業で結合し、ファイル名を付けてBoxに格納する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は、ファイルの結合漏れや保存先の間違いといったミスが発生しやすい業務でもあります。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されるだけでPDFの結合からBoxへの格納までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Webフォームで受信した複数のPDFファイルを手作業で結合・管理している方
- PDFの結合やBoxへの格納を手作業で行っており、ミスの発生や工数に課題を感じている方
- Boxを活用した文書管理フローを自動化し、業務効率を改善したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信を起点にPDFの結合とBoxへのアップロードが自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの結合漏れやファイル名の付け間違い、Boxへの格納ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、結合したいPDFファイルを受け取るための項目を作成します。
- 次に、オペレーションでデータを操作・変更機能の「PDFファイルを結合する」アクションを設定し、フォームで受け取ったファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、結合したPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- PDFファイルを結合するアクションでは、結合後のファイル名に、フォームで入力された氏名や日付といった動的な値を含めることが可能です。
- Boxへファイルをアップロードするアクションを設定する際に、格納先のフォルダを任意のフォルダに指定することが可能です。
■注意事項
まとめ
自動化することで、これまで手作業で行っていたフォルダ間のファイルコピーや移動といった定型業務をなくし、バックアップ漏れや上書きミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、ファイル管理の正確性と安全性が担保され、担当者は煩雑な作業から解放されて、本来注力すべき企画立案や分析といったコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、画面上の操作だけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
