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「Boxの重要なファイルを、バックアップ用の別フォルダにも手動でコピーしている…」
「複数のプロジェクトフォルダ間でファイルを整理したり、移動させたりするのが面倒…」
このように、クラウドストレージの代表格であるBoxを便利に使いこなす一方で、ファイル管理にまつわる手作業に手間やストレスを感じていませんか？
手作業でのファイル操作は、コピーのし忘れや誤ったファイルの上書きといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
もし、<span class="mark-yellow">Boxの特定のフォルダにファイルがアップロードされたことをきっかけに、自動で別のフォルダにバックアップを作成したり、関連するフォルダにコピーしたりする仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、より安全で効率的なファイル管理が実現できます。
手作業によるミスがなくなるだけでなく、ファイル整理にかけていた時間をコア業務に充てられるようになるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。
ぜひこの機会に導入して、日々のファイル管理業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">BoxとBoxを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
BoxのAPIを連携させることで、特定のフォルダへのファイルアップロードをトリガーとして、別のフォルダへのコピーや、ファイル内容の読み取りといった様々なアクションを自動化できます。
これにより、手作業によるファイル管理の手間やミスをなくし、業務の正確性とスピードを向上させることが可能です。
具体的な自動化例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
重要な契約書や成果物などのファイルを手動でバックアップしていると、手間がかかる上にコピー漏れなどのリスクが伴います。
この連携を設定することで、<span class="mark-yellow">特定のフォルダにファイルがアップロードされると同時に、指定したバックアップ用のフォルダへ自動でファイルがコピーされる</span>ため、手作業をなくし、確実なバックアップ運用を実現できます。
海外拠点から送られてくる請求書や報告書など、外国語で書かれたドキュメントの内容をその都度翻訳ツールを使って確認するのは手間がかかる作業です。
この連携では、BoxにアップロードされたPDFなどのファイルをOCR機能でテキストデータ化し、自動で翻訳して結果をBox内に格納するため、<span class="mark-yellow">外国語のドキュメントの内容を瞬時に把握でき、グローバルな業務をスムーズに進める</span>ことができます。
それでは、さっそく実際にYoomとBoxを連携したフローを作成してみましょう！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.入力欄からアプリ名で検索できます。
では、さっそくBoxをマイアプリ登録していきましょう！
入力欄にBoxと入力するとBoxのアイコンが表示されるので、クリックしましょう。
1.Boxのログイン画面が表示されます。
連携したいアカウントにログインしてください。
2.「Boxへのアクセスを許可」をクリックしてください。
これで、Boxのマイアプリ登録は完了です。
なお、今回はテストのため、以下のような元のフォルダとバックアップ用のファイルを事前に作成しています。
マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にBoxのアイコンが表示されているか確認してください。
以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます
まず、一番上の「フォルダにファイルがアップロードされたら」のアイコンをクリックします。
Boxと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
トリガーには「フォルダにファイルがアップロードされたら」を選びましょう。
入力が終わったら、「次へ」を押して進めてください。
各項目を設定していきましょう！
テストし、正常に完了すると「テスト成功」という画面が表示されます。
成功したら、次へをクリックしましょう。
以下のような画面が表示されます。
テストのため、Boxの画面で下記のようにファイルをアップロードしましょう！
フローボットに戻り、先ほどと同様に「次へ」をクリックしましょう。
テストが正常に完了すると、「テスト成功」という画面が表示され、Boxから取得した情報を引用できるようになります。
詳しくはこちらを参照してみてくださいね。
終わったら保存するのを忘れないようにしましょうね。
次に、「ファイルをダウンロード」のアイコンをクリックします。
Boxと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
アクションには「ファイルをダウンロード」を選びましょう。
入力が終わったら、「次へ」を押して進めてください。
コンテンツIDを設定します。
先ほど取得したコンテンツIDを引用しましょう。
デフォルトで入力されているので、問題がなければそのままテストしましょう。
「テスト成功」と表示されたら、保存して完了です！
※ファイルのダウンロードは、最大で300MBまで対応しています。
ただし、アプリの仕様によっては、それよりも小さくなることがあります。
詳しい制限内容は、こちらから確認してみてくださいね！
最後に、「ファイルをアップロード」のアイコンをクリックします。
先ほどと同じように設定していきましょう。アクションに「ファイルをアップロード」を選んだら、「次へ」をクリックします。
各項目を設定していきます。
設定が終わったら、「テスト」をクリックしましょう。
画面に「テスト成功」と表示されたら、保存して完了です！
テスト後は、Boxの画面でバックアップが作成されているか確認しておくと安心です。
おつかれさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。
以上が、Boxの特定のフォルダにファイルがアップロードされたら、任意のフォルダにバックアップを作成する方法でした！
ファイルアップロード時にメール通知を送信したり、別のストレージサービスに保存したりできます。
また、ファイルをOCRで読み取り、データベースに内容を追加することも可能です。
さらに、データベースへのレコード登録をトリガーとしたフォルダの自動作成や、フォームから受け取ったファイルの格納も実現します。
これにより、手動でのファイル操作を削減し、ファイル管理と情報共有の効率を向上させるでしょう。
自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたフォルダ間のファイルコピーや移動といった定型業務をなくし、バックアップ漏れや上書きミスなどのヒューマンエラーを根本から防ぐことができます。</span>
これにより、ファイル管理の正確性と安全性が担保され、担当者は煩雑な作業から解放されて、本来注力すべき企画立案や分析といったコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の操作だけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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