Boxの特定のフォルダにファイルがアップロードされたら、任意のフォルダにバックアップを作成する

■概要

Boxを活用したファイル共有は便利な一方で、重要なファイルのバックアップを手作業で行うことに手間を感じていませんか。万が一の事態に備えてBox内でバックアップを作成する際、コピー＆ペーストのし忘れや保存先のミスが起こる可能性もあります。このワークフローは、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、自動で指定した別のフォルダにバックアップを作成するため、こうした手作業の課題を解消し、安全なファイル管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxで重要なファイルを管理しており、手動でのバックアップに手間を感じている方
• Box内でのファイル操作が多く、人為的なミスを減らして管理を徹底したいと考えている方
• Boxのフォルダ間で定期的にファイルを移動・コピーする定型業務を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxの特定フォルダにファイルが追加されると自動でバックアップが作成されるため、これまで手作業でのコピー＆ペーストに費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるバックアップの作成漏れや、保存先フォルダの間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の信頼性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、バックアップの元となるフォルダを指定します。
3. 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
4. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをバックアップ先のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのIDを任意で設定してください。
• Boxのファイルをアップロードするオペレーションでは、バックアップ先となるフォルダのIDを任意で設定してください。
• ファイルをアップロードする際、ファイル名などの各項目には固定のテキストだけでなく、前段のトリガーで取得した情報を変数として設定することも可能です。

■注意事項

• BoxとYoomを連携してください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924