■概要
Boxに保管している海外からの請求書や契約書ファイル、その内容確認や翻訳作業に手間を感じていませんか。ファイルを開いて内容をコピーし、翻訳ツールに貼り付けて結果を転記する手作業は、時間もかかりミスの原因にもなりがちです。このワークフローは、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされるだけで、OCRによるテキスト抽出からAIによる翻訳、結果の格納までを自動化し、Boxを活用したファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxで海外の取引先からの書類を管理し、翻訳作業に時間を要している経理や法務担当の方
- 多言語のドキュメントを扱うプロジェクトで、Box内の情報を迅速にチームで共有したい方
- ファイル管理に伴うデータ入力の自動化によって、チーム全体の生産性向上を目指す方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを起点に、内容の読み取りから翻訳、格納までが自動処理され、手作業にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業でのテキスト抽出や翻訳時のコピー＆ペーストミス、転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」を設定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」を設定し、トリガーでアップロードされたファイルを指定します。
- 続けて、オペレーションでOCR機能を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- AI機能を設定し、OCRで抽出したテキスト情報を任意の言語に翻訳します。
- 書類発行機能を設定し、Google スプレッドシートのテンプレートに翻訳結果などの情報を出力します。
- 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」を設定し、出力されたGoogle スプレッドシートのファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダを任意で指定してください。
- OCR機能では、画像やPDFファイル内のどの部分からテキストを抽出するかを任意で設定できます。
- AI機能による翻訳では、翻訳したいテキスト（OCRで抽出した情報など）と、翻訳先の言語（英語、中国語など）を自由に設定可能です。
- 書類発行機能では、ご利用のGoogle スプレッドシートの雛形をテンプレートとして設定し、どのセルにどの情報を出力するかを任意で指定できます。
- 最後のBoxへのファイルアップロードでは、格納先のフォルダやファイル名を任意で設定することが可能です。
■注意事項
- Box、Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
