フォームから送信されたPDFを結合し、Boxに格納する

■概要

フォームから送信される複数のPDFファイルを一つひとつ手作業で結合し、ファイル名を付けてBoxに格納する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は、ファイルの結合漏れや保存先の間違いといったミスが発生しやすい業務でもあります。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されるだけでPDFの結合からBoxへの格納までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Webフォームで受信した複数のPDFファイルを手作業で結合・管理している方
• PDFの結合やBoxへの格納を手作業で行っており、ミスの発生や工数に課題を感じている方
• Boxを活用した文書管理フローを自動化し、業務効率を改善したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信を起点にPDFの結合とBoxへのアップロードが自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるファイルの結合漏れやファイル名の付け間違い、Boxへの格納ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、結合したいPDFファイルを受け取るための項目を作成します。
3. 次に、オペレーションでデータを操作・変更機能の「PDFファイルを結合する」アクションを設定し、フォームで受け取ったファイルを指定します。
4. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、結合したPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• PDFファイルを結合するアクションでは、結合後のファイル名に、フォームで入力された氏名や日付といった動的な値を含めることが可能です。
• Boxへファイルをアップロードするアクションを設定する際に、格納先のフォルダを任意のフォルダに指定することが可能です。

■注意事項‍

• BoxとYoomを連携してください。