■概要

Boxにアップロードされた請求書や申込書などのファイル内容を、目視で確認し転記する作業は手間がかかる上に、入力ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用することで、Boxにファイルが追加されると自動でOCRが文字情報を読み取り、指定のGoogle スプレッドシートにデータを追加できます。手作業による転記作業をなくし、業務の正確性と効率性を高めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxに保存したファイルの内容をGoogle スプレッドシートへ手入力している方
• 請求書などの帳票処理における、目視での確認や転記作業を効率化したい方
• OCRを活用したデータ入力の自動化によって、DX推進を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイルアップロードを起点に、OCRによる読み取りからGoogle スプレッドシートへの転記までが自動化され、手作業の時間を削減します
• 人の手によるデータ転記作業がなくなるため、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを取得します
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します
5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報を指定のシートに追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのIDを任意で指定してください
• OCR機能の設定では、ファイルから抽出したい項目（例：請求日、金額、会社名など）を任意でカスタマイズできます
• Google スプレッドシートへの追加アクションでは、書き込み対象のスプレッドシート、シート、テーブルの範囲などを任意で設定してください

■注意事項

• Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。