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「顧客管理システムからデータをMicrosoft Excelにコピペして請求書を作成するのが面倒…」
「手作業での帳票作成は、どうしても入力ミスや計算間違いが起きてしまう…」
このように、日々の帳票作成業務において、データの転記作業やヒューマンエラーに悩まされていませんか？
もし、Webフォームで受け付けた内容や、各種システムに登録された顧客情報などをトリガーにして、Microsoft Excelで見積書や請求書といった帳票を自動で作成できる仕組みがあれば、これらの作業から解放され、より分析や企画業務に時間を使うことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても比較的簡単に設定でき、導入の手間も小さいので、ぜひ活用して帳票作成業務を効率化しましょう。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはMicrosoft Excelで帳票を自動作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。「まずは試したい」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう。
■概要 Webフォームからの問い合わせや申し込み後、その内容をもとに手作業で帳票を作成する業務に手間を感じていませんか。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
一つひとつ情報を転記する作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると同時にMicrosoft Excelの帳票が自動で作成されるため、APIを利用したシステムのように帳票作成業務を効率化できます。
フォームの回答からMicrosoft Excelで帳票を発行するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、フォームで回答が送信された際に、その内容をもとにMicrosoft Excelで帳票を自動で発行するフローを解説していきます。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft Excel
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要 Webフォームからの問い合わせや申し込み後、その内容をもとに手作業で帳票を作成する業務に手間を感じていませんか。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
一つひとつ情報を転記する作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると同時にMicrosoft Excelの帳票が自動で作成されるため、APIを利用したシステムのように帳票作成業務を効率化できます。
ステップ1：マイアプリ連携と準備
まず、Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作が行えるようにしていきます。
Microsoft ExcelとYoomのマイアプリ連携をします。
こちらは以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートのコピー
ここからはフローを作っていきます。テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
■概要 Webフォームからの問い合わせや申し込み後、その内容をもとに手作業で帳票を作成する業務に手間を感じていませんか。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
一つひとつ情報を転記する作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると同時にMicrosoft Excelの帳票が自動で作成されるため、APIを利用したシステムのように帳票作成業務を効率化できます。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます。
ステップ3：フォームで発行情報を入力する
今回は請求書を自動で作成するためのフォームを設定します。
「フォーム」をクリックします。
フォームの質問を追加します。
発行日を「日付」で作成し、必須にします。
続けて会社名を「テキスト」で作成します。
他の項目もデフォルトで設定されているので確認しましょう。
任意で完了ページの表示内容を設定します。
送信完了メッセージを入力しましょう。
有料プランでのみ利用可能な機能もあるので、下記のページをご確認ください。
設定を確認したら「次へ」をクリックします。
テスト用の値を入力しましょう。
すべて入力したら「完了」をクリックします。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：Microsoft Excelで請求書を発行する
次のアクションフローとしてMicrosoft Excelを使った書類発行を設定します。
フロー上で「書類を発行する」を選択します。
請求書のテンプレートとなるMicrosoft Excelを準備します。
差し込み箇所に {発行日} や {会社名} などの置換文字を配置してください。
アカウントを確認します。
テンプレートの保存先を指定しましょう。
「OneDrive」を選び、候補からドライブID・アイテムIDを選択します。
格納先フォルダと出力ファイル名を設定します。
フォルダIDを入力します。
出力ファイル名に会社名を差し込みます。
「次へ」をクリックします。
テンプレート内の置換文字とフォームの値を対応付けます。
各項目を取得した値から割り当てます。
設定ができたら「テスト」をクリックします。
テスト結果を確認します。
PDFが生成されたら「完了」をクリックします。
出力された請求書の内容を確認します。
差し込んだ値が正しく反映されていますね。
OneDriveの指定フォルダにPDFが保存されたことを確認します。
ファイルが表示されていれば設定完了です！
ステップ5：トリガーをONにして起動準備完了
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。以上がAPI連携で帳票を自動作成する方法でした。
Microsoft Excelを使った自動化例
様々なツールの情報をトリガーに、自動でデータ追加や帳票作成、在庫情報の更新を行います。
また、在庫不足をチャットツールへ通知したり、名刺情報をOCRで読み取って登録するフローも搭載。
手動でのデータ入力や転記作業を削減します。
■概要 BacklogとMicrosoft Excelを連携し、Backlogで課題が追加されたら、自動的にエクセルにも課題の内容を記載するフローボットです。 Backlogの課題をMicrosoft Excelでも管理する際などにご利用ください。連携するMicrosoft Excelの情報や設定内容を自由に変更してご利用ください。 ■注意事項 ・Backlog、Microsoft ExcelそれぞれとYoomを連携してください。 ・エクセルオンラインにてご利用いただけます。ローカルのエクセルファイルでは使用できませんのでご注意ください。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ■概要 毎日指定の時間に前日のecforceから広告集計レポート情報を取得して、自動的にMicrosoft Excelに記載するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1. ecforceとMicrosoft Excelを利用している企業やチーム 2.広告集計レポートの作成を効率化したい方 3.データ管理やレポート作成の自動化を推進したい方 ■このテンプレートを使うメリット ・手動でのデータ取得や入力の手間を省き、リアルタイムで正確な広告パフォーマンスを把握できるようになり、業務の効率を大幅に向上させることができます。 ・定期的なレポート作成を自動化することで、マーケティング戦略の改善にも役立ちます。 ■注意事項 ・ecforce、Microsoft ExcelそれぞれとYoomを連携してください。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ・ecforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 ■概要 Googleフォームで収集した回答データを、Microsoft Excelの在庫情報へ手作業で転記する際、手間や入力ミス、更新の遅れに悩まされていませんか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、特定の条件に合致する場合のみMicrosoft Excelの在庫情報を自動で更新し、これらの課題を解消し業務を効率化します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 展示会や日々の営業活動で交換した名刺のデータ入力に、手間や時間を取られていないでしょうか。手作業での転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに名刺画像を送信するだけで、OCRが情報を自動で読み取り、Microsoft Excelの管理表へデータが追加されるため、こうした名刺管理にまつわる課題をスムーズに解消できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Googleフォームに回答された内容を用いて、Microsoft Excelで書類を作成するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1. 見積書や申込書、申請書を頻繁に作成する必要がある方 ・セールス担当者や営業アシスタント ・事務職員やオフィスマネージャー ・プロジェクトマネージャー ・購買部門の担当者 2. 手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方 ・業務効率化を目指している中小企業の経営者 ・ワークフローの自動化に関心があるビジネスアナリスト ・データの正確性を高めたい会計や経理担当者 3. GoogleフォームとMicrosoft Excelを日常的に活用している方 ・オンラインフォームを用いて顧客や社員から情報を収集している人事担当者 ・デジタルツールを活用してデータ管理を行っているマーケティング担当者 ■このテンプレートを使うメリット ・フォームの回答のみで見積書や申込書、申請書など様々な書類を作成することができます。 ・手入力の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。 ■注意事項 ・Microsoft Excel、GoogleフォームのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。 ■概要 Jotformに新しい回答が送信されたら、Microsoft Excelのレコードに登録してTrelloにカードを作成するフローです。 JotformとMicrosoft Excel、Trelloを連携することで、個々のアプリを操作したり繰り返しデータを入力する手間が省けて、業務をスムーズに進めることができ、自動的にMicrosoft Excelのレコード登録とTrelloにカードが作成されるので情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。 ■注意事項 ・Jotform、Microsoft Excel、TrelloそれぞれとYoomを連携してください。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ■概要 Microsoft Excelでの在庫管理は便利ですが、在庫数が少くなった際の確認や関係者への通知を手作業で行うのは手間がかかり、見落としのリスクも伴うのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Microsoft Excelで管理している在庫数を定期的にチェックし、設定した基準値を下回った場合に自動でDiscordに通知することが可能となり、在庫切れによる機会損失の防止や、迅速な発注対応に繋げられます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Outlookのカレンダーでスケジュールを管理し、その内容を別途Microsoft Excelに転記する作業に手間を感じていませんか？手作業での入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスや漏れが発生する原因にもなりがちです。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Salesforceの商談ページからChrome拡張機能でエクセルの雛形をもとに任意の帳票PDFを作成し、Slackにファイルを送信します。 商談に紐づいている商品情報を用いて見積書や請求書などを作成することが可能です。 作成した帳票ファイルの送信はメールで送信したり、Slack、Teams、Chatworkなどの任意のチャットツールに送信が可能です。 ■注意事項 ・オンライン版のエクセルで雛形の用意が必要です。 ・Salesforceの商談情報に商品情報を関連付けておく必要があります。 ・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・Microsoft Excel、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
このワークフローを活用すれば、Outlookのカレンダーに新しいイベントが登録されると、自動でMicrosoft Excelの指定したシートに情報が追加されます。OutlookとMicrosoft Excelの連携を自動化し、こうした日々の定型業務を効率化できます。
まとめ
各種システムと連携してMicrosoft Excelでの帳票作成を自動化することで、これまで手作業で行っていたデータ転記や書類作成の手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は繰り返しの作業から解放され、顧客対応の迅速化や、より付加価値の高い業務に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。興味があれば、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください。
Q：作成した帳票をメールで自動送付できますか？
A：
はい、できます。
「書類を発行する」アクション直下に「メールを送る」オペレーションを追加してください。
Q：Salesforce等のCRMデータからも帳票を作れますか？
A：
はい、できます。
例えば、商談の更新をトリガーにMicrosoft Excelで請求書を発行→送付することも可能です。
Q：データ不備で作成に失敗した場合はどうなりますか？
A：
Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
