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「顧客管理システムからデータをMicrosoft Excelにコピペして請求書を作成するのが面倒…」
「手作業での帳票作成は、どうしても入力ミスや計算間違いが起きてしまう…」
このように、日々の帳票作成業務において、データの転記作業やヒューマンエラーに悩まされていませんか？
もし、Webフォームで受け付けた内容や、各種システムに登録された顧客情報などをトリガーにして、Microsoft Excelで見積書や請求書といった帳票を自動で作成できる仕組みがあれば、これらの作業から解放され、より分析や企画業務に時間を使うことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても比較的簡単に設定でき、導入の手間も小さいので、ぜひ活用して帳票作成業務を効率化しましょう。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはMicrosoft Excelで帳票を自動作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。「まずは試したい」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう。
■概要
Webフォームからの問い合わせや申し込み後、その内容をもとに手作業で帳票を作成する業務に手間を感じていませんか。
一つひとつ情報を転記する作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると同時にMicrosoft Excelの帳票が自動で作成されるため、APIを利用したシステムのように帳票作成業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・APIの知識がなくても、フォームと連携した帳票作成の自動化を実現したい方
・Microsoft Excelを使った帳票作成業務で、手入力によるミスをなくしたい方
・定型的な帳票作成プロセスを自動化し、よりコアな業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・Microsoft ExcelとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・「書類を発行する」アクションでは、任意のOneDriveの格納先を設定可能です。
フォームの回答からMicrosoft Excelで帳票を発行するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、フォームで回答が送信された際に、その内容をもとにMicrosoft Excelで帳票を自動で発行するフローを解説していきます。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft Excel
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
Webフォームからの問い合わせや申し込み後、その内容をもとに手作業で帳票を作成する業務に手間を感じていませんか。
一つひとつ情報を転記する作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると同時にMicrosoft Excelの帳票が自動で作成されるため、APIを利用したシステムのように帳票作成業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・APIの知識がなくても、フォームと連携した帳票作成の自動化を実現したい方
・Microsoft Excelを使った帳票作成業務で、手入力によるミスをなくしたい方
・定型的な帳票作成プロセスを自動化し、よりコアな業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・Microsoft ExcelとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・「書類を発行する」アクションでは、任意のOneDriveの格納先を設定可能です。
ステップ1：マイアプリ連携と準備
まず、Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作が行えるようにしていきます。
Microsoft ExcelとYoomのマイアプリ連携をします。
こちらは以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートのコピー
ここからはフローを作っていきます。テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
■概要
Webフォームからの問い合わせや申し込み後、その内容をもとに手作業で帳票を作成する業務に手間を感じていませんか。
一つひとつ情報を転記する作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると同時にMicrosoft Excelの帳票が自動で作成されるため、APIを利用したシステムのように帳票作成業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・APIの知識がなくても、フォームと連携した帳票作成の自動化を実現したい方
・Microsoft Excelを使った帳票作成業務で、手入力によるミスをなくしたい方
・定型的な帳票作成プロセスを自動化し、よりコアな業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・Microsoft ExcelとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・「書類を発行する」アクションでは、任意のOneDriveの格納先を設定可能です。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます。
ステップ3：フォームで発行情報を入力する
今回は請求書を自動で作成するためのフォームを設定します。
「フォーム」をクリックします。
フォームの質問を追加します。
発行日を「日付」で作成し、必須にします。
続けて会社名を「テキスト」で作成します。
他の項目もデフォルトで設定されているので確認しましょう。
任意で完了ページの表示内容を設定します。
送信完了メッセージを入力しましょう。
有料プランでのみ利用可能な機能もあるので、下記のページをご確認ください。
設定を確認したら「次へ」をクリックします。
テスト用の値を入力しましょう。
すべて入力したら「完了」をクリックします。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：Microsoft Excelで請求書を発行する
次のアクションフローとしてMicrosoft Excelを使った書類発行を設定します。
フロー上で「書類を発行する」を選択します。
請求書のテンプレートとなるMicrosoft Excelを準備します。
差し込み箇所に {発行日} や {会社名} などの置換文字を配置してください。
アカウントを確認します。
テンプレートの保存先を指定しましょう。
「OneDrive」を選び、候補からドライブID・アイテムIDを選択します。
格納先フォルダと出力ファイル名を設定します。
フォルダIDを入力します。
出力ファイル名に会社名を差し込みます。
「次へ」をクリックします。
テンプレート内の置換文字とフォームの値を対応付けます。
各項目を取得した値から割り当てます。
設定ができたら「テスト」をクリックします。
テスト結果を確認します。
PDFが生成されたら「完了」をクリックします。
出力された請求書の内容を確認します。
差し込んだ値が正しく反映されていますね。
OneDriveの指定フォルダにPDFが保存されたことを確認します。
ファイルが表示されていれば設定完了です！
ステップ5：トリガーをONにして起動準備完了
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。以上がAPI連携で帳票を自動作成する方法でした。
Microsoft Excelを使った自動化例
様々なツールの情報をトリガーに、自動でデータ追加や帳票作成、在庫情報の更新を行います。
また、在庫不足をチャットツールへ通知したり、名刺情報をOCRで読み取って登録するフローも搭載。
手動でのデータ入力や転記作業を削減します。
Backlogで課題が追加されたら、自動的にMicrosoft Excelのシートにも課題の内容を記載するフローボットです。Backlogの課題をMicrosoft Excelでも管理する際などにご利用ください。
毎日指定の時間に前日のecforceから広告集計レポート情報を取得して、自動的にMicrosoft Excelに記載するフローです。
■概要
「Googleフォームで特定の条件に合う回答があったら、Microsoft Excelの在庫情報を更新する」ワークフローは、回答内容に応じて在庫情報を自動的に更新します。
手動でのデータ転記が不要となり、管理の手間を省けます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用してアンケートや申請受付などの業務を行っている方
・フォームの回答内容に基づいてMicrosoft Excelの在庫情報を更新したい方
・在庫管理をスピーディに行いたいものの、手動でのデータ転記に手間やミスが発生して困っている方
・申請や入荷連絡、注文受付など現場からの情報をMicrosoft Excelで一元管理している方
・チームでMicrosoft Excelの在庫状況を常に最新の情報で共有したい方
・Microsoft Excelファイル内の在庫数を効率的かつ確実に更新したい店舗スタッフや事務担当者の方
■注意事項
・Googleフォーム、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、Microsoft Excelにデータを追加するフローです。
■注意事項
・Googleフォーム、Google Drive、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Googleフォームに回答された内容を用いて、Microsoft Excelで書類を作成するフローです。
Jotformに新しい回答が送信されたら、Microsoft Excelのレコードに登録してTrelloにカードを作成するフローです。
■概要
「Microsoft Excelで管理の在庫数が不足したらDiscordに通知する」ワークフローは、在庫管理を効率化し、必要なタイミングで迅速な対応を促す業務ワークフローです。
在庫数の管理は手間がかかる上、在庫が不足した際に即座に対応することが重要です。Microsoft Excelで在庫データを管理していると、リアルタイムでの把握や通知が難しいこともあります。そこで、このワークフローを活用すれば、在庫数が設定値を下回った際に自動でDiscordに通知が送られ、チーム全体で迅速に対応できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Excelで在庫管理を行っているが、手動でのチェックに時間を取られている方
・在庫不足時に迅速な対応が求められるチームや部署のマネージャー
・Discordを活用してチームコミュニケーションを図りたい方
■注意事項
・Microsoft Excel、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Notionで管理している情報を、都度Microsoft Excelへ手作業で転記するのは手間がかかり、更新漏れの原因にもなりがちです。特に、NotionとExcelを連携させてタスクやプロジェクトを管理している場合、この二重入力は非効率に感じるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースページが更新されると、関連するMicrosoft Excelのレコードが自動で更新されるため、データ管理の手間を省き、情報の同期漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
・NotionとMicrosoft Excelを併用し、データの二重入力に手間を感じている方
・NotionとExcel間で発生する、手作業での転記ミスや更新漏れをなくしたい方
・プロジェクトやタスクの進捗管理を、より正確かつ効率的に行いたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
・Notionのページ更新をトリガーにMicrosoft Excelへ自動で情報が反映されるため、これまで手作業に費やしていたデータ転記の時間を短縮できます
・手作業によるデータの転記が不要になるため、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります
■注意事項
・Notion、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft Excelでデータベースを操作するオペレーションの設定方法は下記を参照してください。
・https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Outlookのカレンダーでスケジュールを管理し、その内容を別途Microsoft Excelに転記する作業に手間を感じていませんか？手作業での入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスや漏れが発生する原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Outlookのカレンダーに新しいイベントが登録されると、自動でMicrosoft Excelの指定したシートに情報が追加されます。OutlookとMicrosoft Excelの連携を自動化し、こうした日々の定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・OutlookのカレンダーとMicrosoft Excelを用いてスケジュール管理を行っている方
・Outlookで管理しているアポイント情報をMicrosoft Excelに手作業で転記している営業担当の方
・チームのスケジュール共有をより効率化し、生産性を高めたいと考えている方
■注意事項
・Outlook、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Salesforceの商談ページからエクセルの雛形をもとに任意の帳票を発行し、Slackにファイルを送信します。商談に紐づいている商品情報を用いて見積書や請求書などを作成することが可能です。
まとめ
各種システムと連携してMicrosoft Excelでの帳票作成を自動化することで、これまで手作業で行っていたデータ転記や書類作成の手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は繰り返しの作業から解放され、顧客対応の迅速化や、より付加価値の高い業務に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。興味があれば、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください。
Q：作成した帳票をメールで自動送付できますか？
A：
はい、できます。
「書類を発行する」アクション直下に「メールを送る」オペレーションを追加してください。
Q：Salesforce等のCRMデータからも帳票を作れますか？
A：
はい、できます。
例えば、商談の更新をトリガーにMicrosoft Excelで請求書を発行→送付することも可能です。
Q：データ不備で作成に失敗した場合はどうなりますか？
A：
Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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