フォームで回答が送信されたら、Microsoft Excelで帳票を発行する

■概要

Webフォームからの問い合わせや申し込み後、その内容をもとに手作業で帳票を作成する業務に手間を感じていませんか。
一つひとつ情報を転記する作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると同時にMicrosoft Excelの帳票が自動で作成されるため、APIを利用したシステムのように帳票作成業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• APIの知識がなくても、フォームと連携した帳票作成の自動化を実現したい方
• Microsoft Excelを使った帳票作成業務で、手入力によるミスをなくしたい方
• 定型的な帳票作成プロセスを自動化し、よりコアな業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答から帳票作成までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、本来注力すべき業務に時間を充てられます。
• 手作業によるデータ転記がなくなることで、入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、帳票の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーで「フォームトリガー」を選択し、フォームが送信されたらフローが起動するように設定します。
3. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームで受け取った回答内容を反映した帳票を発行するようにします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガー機能では、お名前や会社名、金額など、帳票作成に必要な情報を取得するための質問項目を任意で設定・カスタマイズしてください。
• 書類を発行するオペレーションでは、お手持ちのMicrosoft Excelファイルを帳票の雛形として設定し、フォームで受け取った回答内容を任意のセルに変数として差し込むことが可能です。

■注意事項

• Microsoft ExcelとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 「書類を発行する」アクションでは、任意のOneDriveの格納先を設定可能です。