「マスタシートの日付は更新したのに、関連する別のシートに反映し忘れてしまった…」
「複数のGoogle スプレッドシート間で日付情報が食い違っていて、どちらが正しいかわからない…」
このように、手作業での日付情報の管理は、更新漏れや転記ミスといったヒューマンエラーが発生しやすいため、データの整合性を保つ上で大きな課題となりがちです。
もし、一方のシートの日付が更新された際に、関連する別のシートの日付も自動で同期される仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、常に正確なデータに基づいた分析や意思決定に集中できるようになります！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle スプレッドシートの日付情報を自動で同期する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google スプレッドシートが更新されたら、特定のGoogle スプレッドシートを自動で更新する
試してみる
■概要
複数のGoogle スプレッドシートで案件やタスクを管理していると、一方の更新内容をもう一方へ手作業で転記する手間が発生しがちです。また、手作業による更新は反映漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、マスターとなるGoogle スプレッドシートの行の指定列の値が更新されると関連する別のGoogle スプレッドシートのレコードも自動で更新されるため、データ管理の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 複数のGoogle スプレッドシートを用いて、プロジェクトや顧客情報を管理している方
- マスターデータの更新内容を、関連シートに手作業で反映させている担当者
- データの転記ミスや更新漏れを防ぎ、情報管理の精度を高めたいチームリーダー
■このテンプレートを使うメリット
- シート間のデータ更新が自動化されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を他のコア業務に充てることができます。
- 手作業による入力間違いや更新漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データの整合性を常に保つことが可能になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定し、監視対象のスプレッドシートを指定します。
- 最後に、オペレーションで再度Google スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定して、更新先のスプレッドシートと更新内容を指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなる「行が更新されたら」のアクションでは、どのスプレッドシートの更新を検知するのかを任意で設定してください。
- オペレーションの「レコードを更新する」アクションでは、更新したいレコードが含まれるスプレッドシートを選択し、更新する項目に固定値を入力したり、トリガーで取得した値を埋め込んだりするなど、柔軟な設定が可能です。
■注意事項
Google スプレッドシート間で日付列を同期するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、一方のGoogle スプレッドシートの特定の行が更新された際に、別シートの対応する行の日付情報を自動で更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Google スプレッドシートのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- トリガーとアクションの設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Google スプレッドシートが更新されたら、特定のGoogle スプレッドシートを自動で更新する
試してみる
■概要
複数のGoogle スプレッドシートで案件やタスクを管理していると、一方の更新内容をもう一方へ手作業で転記する手間が発生しがちです。また、手作業による更新は反映漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、マスターとなるGoogle スプレッドシートの行の指定列の値が更新されると関連する別のGoogle スプレッドシートのレコードも自動で更新されるため、データ管理の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 複数のGoogle スプレッドシートを用いて、プロジェクトや顧客情報を管理している方
- マスターデータの更新内容を、関連シートに手作業で反映させている担当者
- データの転記ミスや更新漏れを防ぎ、情報管理の精度を高めたいチームリーダー
■このテンプレートを使うメリット
- シート間のデータ更新が自動化されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を他のコア業務に充てることができます。
- 手作業による入力間違いや更新漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データの整合性を常に保つことが可能になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定し、監視対象のスプレッドシートを指定します。
- 最後に、オペレーションで再度Google スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定して、更新先のスプレッドシートと更新内容を指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなる「行が更新されたら」のアクションでは、どのスプレッドシートの更新を検知するのかを任意で設定してください。
- オペレーションの「レコードを更新する」アクションでは、更新したいレコードが含まれるスプレッドシートを選択し、更新する項目に固定値を入力したり、トリガーで取得した値を埋め込んだりするなど、柔軟な設定が可能です。
■注意事項
ステップ1：Google スプレッドシートのマイアプリ連携
ここでは、Yoomと連携して、操作が行えるようにしていきます。
今回のフローで使用するアプリの連携方法を解説します。
【Google スプレッドシートのマイアプリ連携】
以下のナビをご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Google スプレッドシートが更新されたら、特定のGoogle スプレッドシートを自動で更新する
試してみる
■概要
複数のGoogle スプレッドシートで案件やタスクを管理していると、一方の更新内容をもう一方へ手作業で転記する手間が発生しがちです。また、手作業による更新は反映漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、マスターとなるGoogle スプレッドシートの行の指定列の値が更新されると関連する別のGoogle スプレッドシートのレコードも自動で更新されるため、データ管理の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 複数のGoogle スプレッドシートを用いて、プロジェクトや顧客情報を管理している方
- マスターデータの更新内容を、関連シートに手作業で反映させている担当者
- データの転記ミスや更新漏れを防ぎ、情報管理の精度を高めたいチームリーダー
■このテンプレートを使うメリット
- シート間のデータ更新が自動化されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を他のコア業務に充てることができます。
- 手作業による入力間違いや更新漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データの整合性を常に保つことが可能になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定し、監視対象のスプレッドシートを指定します。
- 最後に、オペレーションで再度Google スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定して、更新先のスプレッドシートと更新内容を指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなる「行が更新されたら」のアクションでは、どのスプレッドシートの更新を検知するのかを任意で設定してください。
- オペレーションの「レコードを更新する」アクションでは、更新したいレコードが含まれるスプレッドシートを選択し、更新する項目に固定値を入力したり、トリガーで取得した値を埋め込んだりするなど、柔軟な設定が可能です。
■注意事項
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に格納されています。
前準備：Google スプレッドシートを用意する
今回解説するフローボットは、特定列のレコードが更新された際に、別シートの関連レコードの同一項目を同期するフローです。
そのため、2つのシートが存在する前提で解説を進めていきます。
今回は、以下の2つのシートを用意しました。
マスターシートのF列「納期」が更新された際に、関連シートのF列「作業期限」に同期するイメージです。
また、2つのシート内には「案件ID」や「案件名」など、同一の項目が少なくとも1つ設定されていることが前提となります。
これは、本フローの「レコードを更新」アクションにおいて、どのレコードを更新対象とするかを特定するために必要となる項目です。
今回は、「案件ID」を検知するために必要な項目として、同一内容を記載しています。
ステップ3：Google スプレッドシートのトリガー設定
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
ここからは「Google スプレッドシートが更新されたら、特定のGoogle スプレッドシートを自動で更新する」フローボットを設定していきます。
赤枠をクリックしましょう！
※Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
アクションはそのままで、アカウント情報が間違っていないか確認します。
「次へ」をクリックしましょう！
トリガーの起動間隔は、5分、10分、15分、30分、60分から選択できます。
基本的には契約プランの最短起動間隔がおすすめです！
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
スプレッドシートID・シートIDは、入力欄をクリックして表示される「候補」から選択してください。
ここで、Google スプレッドシートの画面に移動し、任意の行を更新します。
今回のフローでは、Google スプレッドシートで行が更新されることをきっかけに起動します。
今回はF列を更新対象とします。
Yoomの画面に戻って、テーブル範囲などを設定しましょう！
- テーブル範囲の始まり：今回の場合はA。
- テーブル範囲の終わり：今回の場合はF。
- 一意の値が入った列：列内で値が重複しない列を選択。今回はA。
※必ず値が重複しない列を選んでください！ - 更新を検知したい列：ここで指定した列の値が更新された際にフローボットを起動。今回はF。
テストを行いましょう！
テストに成功すると、取得した値が確認できます！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
問題なければ「完了」をクリックしてください。
ステップ4：Google スプレッドシートのレコードを更新する設定
最後の設定です！
ここでは、レコードを更新する設定を行います。赤枠をクリックしましょう！
