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会議や打ち合わせ後の議事録作成、「時間がかかって大変…」「他の業務が進まない…」と感じていませんか？また、手作業での文字起こしや要約は、聞き逃しや解釈のズレといったヒューマンエラーが発生しやすく、重要な情報が欠落してしまう可能性も少なくありません。これらの課題は、多くのビジネスパーソンが抱える共通の悩みと言えるでしょう。
もし、<span class="mark-yellow">会議の音声データをAIが自動で文字起こしして議事録の骨子を作成し、その内容をチャットツールへ通知したり、クラウドストレージへ保存したりする仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、議事録作成にかかる時間を大幅に削減し、より戦略的な業務や創造的な活動に集中できる貴重な時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できて、導入の手間や時間もかからないので、ぜひ日々の業務に取り入れて作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">音声ファイルからAIで議事録を自動作成する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
会議やインタビューの音声データをAIで処理し、議事録作成を自動化することで、業務効率を大幅に向上させる方法を具体的なテンプレートと共に紹介します！手作業による時間のかかる文字起こしやまとめ作業から解放され、より重要な業務に時間を割けるようになるので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Google Driveなどのクラウドストレージに音声ファイルがアップロードされると、AIが自動で文字起こしと要約を行い、議事録としてSlackなどのチャットツールに通知する</span>ことができるので、会議後すぐに議事録の内容を関係者で共有し、迅速な意思決定や情報共有を実現できます！
<span class="mark-yellow">OneDriveのようなストレージサービスに保存された音声データをAIが処理し、作成された議事録をOutlookなどのメールツールを通じて自動で関係者に送信する</span>こともできるため、議事録の展開漏れを防ぎ、確実な情報伝達をサポートし、業務の透明性を高められます。
<span class="mark-yellow">Boxなどのストレージサービスにアップロードされた音声ファイルをAIが解析し、生成された議事録をGoogle スプレッドシートのようなデータベースに自動で追加・記録する</span>仕組みを構築できるので、過去の議事録検索や内容の分析が容易になり、ナレッジマネジメントの強化にも繋がります！
それではここから代表的な例として、Google Driveに音声ファイルがアップロードされた際に、AIが議事録を自動で作成し、その内容をSlackに通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローは大きく分けて、以下の手順で作成していきます。
はじめに、Google DriveとSlack、Google スプレッドシートをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するGoogle Driveに、音声ファイルをアップロードしておきましょう！
※後続のGoogle Driveのトリガー設定時のテストで必要になります。
下図のように音声ファイルをアップロードしてみました。
テスト用のため、内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
Google スプレッドシートで、書類を発行する際の雛形書類を作成しておきましょう。
※後続の書類を発行する設定で、必要になります。
置換したい箇所（可変となる箇所）を{}で囲いましょう。
下図のような雛形書類を作成してみました。
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Google Drive」と入力し、検索結果からGoogle Driveのアイコンを選択します。
2.表示された画面で、「Sign in with Google」をクリックしましょう。
3.次の画面で、アカウントを選択し、その後の画面で「続行」をクリックしてください。
※認証時に、アクセス権限を「全て許可」にしておいてください。
4.続いてSlackをマイアプリ登録します。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からSlackを検索します。
次の画面で、URLを入力し、「続行する」をクリックしましょう。
5.次の画面で、「許可する」をクリックしてください。
6.最後にGoogle スプレッドシートをマイアプリ登録します。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からGoogle スプレッドシートを検索します。
次の画面で、「Sign in with Google」をクリックしましょう。
※こちらも同様に、認証時にアクセス権限を「全て許可」にしておいてください。
クリック後は、先ほどのGoogle Driveと同じように登録していきましょう。
マイアプリにGoogle DriveとSlack、Google スプレッドシートが表示されていれば、登録完了です。
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Google Driveに音声ファイルがアップロードされたら、議事録をAIで作成し、Slackに送信する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してみてください。
4.「フォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
5.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にアウトプットとしてデータが抽出されていることを確認してください。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。
取得したアウトプットは、後続の設定で活用できます！
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
※詳しくは、こちらをご参照ください。
1.アプリと連携する「ファイルをダウンロードする」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「ファイルID」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、ファイルのダウンロードに成功したら「保存する」をクリックします。
1.続いて、AI技術を使って、音声データを文字起こしする設定を行います。
「音声データを文字起こしする」をクリックしましょう。
※・OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
2.アクション選択設定は、テンプレートを使用しているためデフォルトで完了しています。設定内容を確認し、次へ進みましょう。
3.詳細設定を行います。
「ファイルの添付方法」は、プルダウンからアウトプット(取得した値)を選択してください。
「言語」は、プルダウンから読み取る音声ファイルの言語を設定します。
「AIモデル」は、プルダウンから音声文字起こしを行うAIモデルを選択してください。
今回、各項目はテンプレートを活用して、以下画像のように選択しています。
入力が完了したら「テスト」を実行し、正しく音声が文字起こしされていることを確認しましょう。確認後、「保存する」をクリックします。
1.続いて、AI技術を使って、テキストを生成する設定を行います。
「テキストを生成する」をクリックしましょう。
※・OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
2.アクション選択設定は、テンプレートを使用しているためデフォルトで完了しています。設定内容を確認し、次へ進みましょう。
3.詳細設定を行います。
「プロンプト」は、AIへの指示内容を設定します。アウトプット(取得した値)から選択してください。
「言語」は、出力したい言語を設定します。
入力が完了したら「テスト」を実行し、正しくテキストが生成されていることを確認しましょう。確認後、「保存する」をクリックします。
1.「書類を発行する」をクリックしましょう。
2.「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」はそのままで、「雛形書類の連携」と「発行書類」をそれぞれ設定していきましょう。
「スプレッドシートのファイルID」は、事前に作成した雛形書類のファイルIDを、入力欄をクリックして表示される候補から選択するか、入力欄下の説明に従って、入力してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
「格納先のGoogle DriveフォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択するか、入力欄下の説明に従って、入力してください。発行する書類を格納したいフォルダを選択しましょう！
「出力ファイル名」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択できます。
今回は、以下画像のように設定しました。
各項目を設定・確認し、「次へ」をクリックします。
3.置換条件の設定を行います。
「置換後の文字列」の各項目は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、書類の発行に成功したら「保存する」をクリックします。
1.アプリと連携する「ファイルを送る」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「チャンネルIDもしくはメンバーID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
「メッセージ」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットからも選択できます。
※今回は、以下画像のように設定しました。
「ファイルの添付方法」「ファイル」は、プルダウンからアウトプット(取得した値)を選択します。
設定完了後は「テスト」を行い、実際にSlackにデータが通知されることを確認してください。
確認後、保存しましょう。
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
AI技術を活用することで、これまで手作業で行っていた業務も、よりスムーズに自動化できます。
Zoomでのミーティング終了後にAIが文字起こしと要約を行い、Microsoft Teamsに自動通知することが可能です。さらに、Googleスプレッドシートに顧客情報が追加された際には、Googleドキュメントで議事録用のテンプレートを自動作成するフローも構築できます。
この記事では、「AIを活用して議事録を自動作成する方法」について、ノーコードで実現できる具体的な手順をご紹介しました。
音声データをアップロードするだけで、AIが自動で文字起こし・要約を行い、Slackへの通知やGoogle スプレッドシートへの保存など、会議後の業務が一気に効率化されます。
<span class="mark-yellow">AI機能には、今回ご紹介した議事録作成の自動化以外にも、様々な業務に応用できるテンプレートが豊富に用意されています。</span>たとえば、会議内容の共有、情報管理、ナレッジの蓄積など、業務に合わせて柔軟に活用できる点が魅力です。
「議事録作成に時間を取られすぎている」「会議内容をもっと正確に共有したい」「過去の記録を簡単に検索したい」とお考えの方は、AIを活用した自動化フローをぜひ取り入れてみてください。
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