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※こちらのテンプレートで紹介しているSlackの「ファイルを送る」アクションは現在利用できません。
会議や打ち合わせ後の議事録作成、「時間がかかって大変…」「他の業務が進まない…」と感じていませんか？また、手作業での文字起こしや要約は、聞き逃しや解釈のズレといったヒューマンエラーが発生しやすく、重要な情報が欠落してしまう可能性も少なくありません。これらの課題は、多くのビジネスパーソンが抱える共通の悩みと言えるでしょう。
もし、会議の音声データをAIが自動で文字起こしして議事録の骨子を作成し、その内容をチャットツールへ通知したり、クラウドストレージへ保存したりする仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、議事録作成にかかる時間を大幅に削減し、より戦略的な業務や創造的な活動に集中できる貴重な時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できて、導入の手間や時間もかからないので、ぜひ日々の業務に取り入れて作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには音声ファイルからAIで議事録を自動作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要 会議後の議事録作成や、音声ファイルからの文字起こし、そして関係者への共有といった一連の作業に手間を感じていませんか。手作業によるこれらの業務は、時間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveに音声ファイルがアップロードされるだけで、AIによる議事録作成からSlackへの通知までが自動化され、これらの課題をスムーズに解消できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
AIで議事録作成を自動化し、業務を効率化する方法
会議やインタビューの音声データをAIで処理し、議事録作成を自動化することで、業務効率を大幅に向上させる方法を具体的なテンプレートと共に紹介します！手作業による時間のかかる文字起こしやまとめ作業から解放され、より重要な業務に時間を割けるようになるので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
ストレージサービスとAIを連携し、チャットツールに議事録を通知する
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackの「ファイルを送る」アクションは現在利用できません。
Google Driveなどのクラウドストレージに音声ファイルがアップロードされると、AIが自動で文字起こしと要約を行い、議事録としてSlackなどのチャットツールに通知することができるので、会議後すぐに議事録の内容を関係者で共有し、迅速な意思決定や情報共有を実現できます！
■概要 会議後の議事録作成や、音声ファイルからの文字起こし、そして関係者への共有といった一連の作業に手間を感じていませんか。手作業によるこれらの業務は、時間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveに音声ファイルがアップロードされるだけで、AIによる議事録作成からSlackへの通知までが自動化され、これらの課題をスムーズに解消できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
ストレージサービスとAIを連携し、メールで議事録を共有する
OneDriveのようなストレージサービスに保存された音声データをAIが処理し、作成された議事録をOutlookなどのメールツールを通じて自動で関係者に送信することもできるため、議事録の展開漏れを防ぎ、確実な情報伝達をサポートし、業務の透明性を高められます。
■概要 会議後の議事録作成や共有に手間を感じていませんか？特に、音声ファイルからの文字起こしや内容の要約、関係者へのメール送信といった一連の作業は、時間がかかりヒューマンエラーも発生しやすい業務です。このワークフローを活用すれば、OneDriveに音声ファイルがアップロードされるだけで、AIによる議事録作成からOutlookでのメール送信までを自動化でき、これらの課題をスムーズに解消できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
ストレージサービスとAIを連携し、データベースに議事録を記録する
Boxなどのストレージサービスにアップロードされた音声ファイルをAIが解析し、生成された議事録をGoogle スプレッドシートのようなデータベースに自動で追加・記録する仕組みを構築できるので、過去の議事録検索や内容の分析が容易になり、ナレッジマネジメントの強化にも繋がります！
■概要 会議やインタビューの音声ファイル、Boxにアップロードするだけで終わっていませんか？その後の議事録作成やGoogle スプレッドシートへの転記作業は、手間がかかりヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Boxに音声ファイルがアップロードされるとAIが自動で議事録を作成し、内容をGoogle スプレッドシートに整理して追加するため、こうした課題をスムーズに解消できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
Google Driveの音声ファイルからAIで議事録を作成しSlackに通知するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Google Driveに音声ファイルがアップロードされた際に、AIが議事録を自動で作成し、その内容をSlackに通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
フローは大きく分けて、以下の手順で作成していきます。
■概要 会議後の議事録作成や、音声ファイルからの文字起こし、そして関係者への共有といった一連の作業に手間を感じていませんか。手作業によるこれらの業務は、時間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveに音声ファイルがアップロードされるだけで、AIによる議事録作成からSlackへの通知までが自動化され、これらの課題をスムーズに解消できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
ステップ1：Google DriveとSlack、 Google スプレッドシートをマイアプリ連携
はじめに、Google DriveとSlack、Google スプレッドシートをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するGoogle Driveに、音声ファイルをアップロードしておきましょう！
※後続のGoogle Driveのトリガー設定時のテストで必要になります。
下図のように音声ファイルをアップロードしてみました。
テスト用のため、内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
Google スプレッドシートで、書類を発行する際の雛形書類を作成しておきましょう。
※後続の書類を発行する設定で、必要になります。
置換したい箇所（可変となる箇所）を{}で囲いましょう。
下図のような雛形書類を作成してみました。
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Google Drive」と入力し、検索結果からGoogle Driveのアイコンを選択します。
2.表示された画面で、「Sign in with Google」をクリックしましょう。
3.次の画面で、アカウントを選択し、その後の画面で「続行」をクリックしてください。
※認証時に、アクセス権限を「全て許可」にしておいてください。
4.続いてSlackをマイアプリ登録します。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からSlackを検索します。
次の画面で、URLを入力し、「続行する」をクリックしましょう。
5.次の画面で、「許可する」をクリックしてください。
6.最後にGoogle スプレッドシートをマイアプリ登録します。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からGoogle スプレッドシートを検索します。
次の画面で、「Sign in with Google」をクリックしましょう。
※こちらも同様に、認証時にアクセス権限を「全て許可」にしておいてください。
クリック後は、先ほどのGoogle Driveと同じように登録していきましょう。
マイアプリにGoogle DriveとSlack、Google スプレッドシートが表示されていれば、登録完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
■概要 会議後の議事録作成や、音声ファイルからの文字起こし、そして関係者への共有といった一連の作業に手間を感じていませんか。手作業によるこれらの業務は、時間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveに音声ファイルがアップロードされるだけで、AIによる議事録作成からSlackへの通知までが自動化され、これらの課題をスムーズに解消できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
ステップ3：Google Driveのトリガー設定
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Google Driveに音声ファイルがアップロードされたら、議事録をAIで作成し、Slackに送信する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してみてください。
4.「フォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
5.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にアウトプットとしてデータが抽出されていることを確認してください。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。
取得したアウトプットは、後続の設定で活用できます！
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
※詳しくは、こちらをご参照ください。
ステップ4：Google Driveのファイルダウンロード設定
1.アプリと連携する「ファイルをダウンロードする」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「ファイルID」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、ファイルのダウンロードに成功したら「保存する」をクリックします。
ステップ5：音声データを文字起こしする設定
1.続いて、AI技術を使って、音声データを文字起こしする設定を行います。
「音声データを文字起こしする」をクリックしましょう。
※・OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
2.アクション選択設定は、テンプレートを使用しているためデフォルトで完了しています。設定内容を確認し、次へ進みましょう。
3.詳細設定を行います。
「ファイルの添付方法」は、プルダウンからアウトプット(取得した値)を選択してください。
「言語」は、プルダウンから読み取る音声ファイルの言語を設定します。
「AIモデル」は、プルダウンから音声文字起こしを行うAIモデルを選択してください。
今回、各項目はテンプレートを活用して、以下画像のように選択しています。
入力が完了したら「テスト」を実行し、正しく音声が文字起こしされていることを確認しましょう。確認後、「保存する」をクリックします。
ステップ6：テキストを生成する設定
1.続いて、AI技術を使って、テキストを生成する設定を行います。
「テキストを生成する」をクリックしましょう。
※・OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
2.アクション選択設定は、テンプレートを使用しているためデフォルトで完了しています。設定内容を確認し、次へ進みましょう。
3.詳細設定を行います。
「プロンプト」は、AIへの指示内容を設定します。アウトプット(取得した値)から選択してください。
「言語」は、出力したい言語を設定します。
入力が完了したら「テスト」を実行し、正しくテキストが生成されていることを確認しましょう。確認後、「保存する」をクリックします。
ステップ7：書類発行の設定
1.「書類を発行する」をクリックしましょう。
2.「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」はそのままで、「雛形書類の連携」と「発行書類」をそれぞれ設定していきましょう。
「スプレッドシートのファイルID」は、事前に作成した雛形書類のファイルIDを、入力欄をクリックして表示される候補から選択するか、入力欄下の説明に従って、入力してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
「格納先のGoogle DriveフォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択するか、入力欄下の説明に従って、入力してください。発行する書類を格納したいフォルダを選択しましょう！
「出力ファイル名」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択できます。
今回は、以下画像のように設定しました。
各項目を設定・確認し、「次へ」をクリックします。
3.置換条件の設定を行います。
「置換後の文字列」の各項目は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、書類の発行に成功したら「保存する」をクリックします。
ステップ8：Slackの設定
1.アプリと連携する「ファイルを送る」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「チャンネルIDもしくはメンバーID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
「メッセージ」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットからも選択できます。
※今回は、以下画像のように設定しました。
「ファイルの添付方法」「ファイル」は、プルダウンからアウトプット(取得した値)を選択します。
設定完了後は「テスト」を行い、実際にSlackにデータが通知されることを確認してください。
確認後、保存しましょう。
ステップ9：トリガーボタンをONにして、フローの動作確認をする
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
AI機能を使ったその他の自動化例
AI技術を活用することで、これまで手作業で行っていた業務も、よりスムーズに自動化できます。
議事録関連の自動化例
Zoomでのミーティング終了後にAIが文字起こしと要約を行い、Microsoft Teamsに自動通知することが可能です。さらに、Googleスプレッドシートに顧客情報が追加された際には、Googleドキュメントで議事録用のテンプレートを自動作成するフローも構築できます。
■概要 Zoomでミーティングが終了したら、自動的に会議内容を自動で文字起こしと要約をして、文字起こしの結果をMicrosoft Teamsに通知するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.会議の内容を迅速に共有し、チームの生産性を向上させたい方 2.手動での会議録の作成や共有を減らし、自動化したいと考えている方 3.ZoomとMicrosoft Teamsを日常的に活用している方 ■このテンプレートを使うメリット ・ミーティング終了後に自動的に文字起こしと要約を行うことで、人手による作業時間を大幅に節約することができます。 ・AIオペレーションを使用して自動で文字起こしおよび要約することにより、会議での議論や決定事項を正確に記録することが可能です。 ■注意事項 ・Zoom、Microsoft TeamsそれぞれとYoomを連携してください。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ・Microsoft Entra IDはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 ■概要 Googleスプレッドシートに顧客情報が追加されたら、Googleドキュメントで議事録用のドキュメントを作成するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Googleスプレッドシートで情報管理をしている方 ・顧客情報を管理している営業担当者 ・スケジュール管理でGoogleスプレッドシートを活用している方 2.業務でGoogleドキュメントを活用している方 ・Googleドキュメントで議事録を都度作成している方 ・Googleドキュメントによる作業を効率化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット Googleドキュメントはフォーマットの自由度が高く、業務に合わせた議事録を作成できるのがメリットです。 このテンプレートは、Googleスプレッドシートに顧客情報が追加されたら、追加情報を元にGoogleドキュメントで議事録を作成することができます。 また、このフローの後に再度Googleスプレッドシートと連携することで、Googleスプレッドシートに議事録のリンクを追加することも可能です。 ■注意事項 ・Googleスプレッドシート、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。 ■概要 Google Meetでの会議後、録画データを聞き返しながら手作業で文字起こしを行い、議事録を作成してNotionに転記する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Google Meetでの会議終了をトリガーとして、音声の文字起こしから要約の作成、Notionへの議事録追加までの一連のプロセスを自動化し、これらの定型業務を効率化できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
しかし、顧客との打ち合わせが多い場合、都度議事録を作成して用意しておくのは手間だと感じているかもしれません。
議事録の作成を自動化することで、打ち合わせ準備の時間を短縮し、他の重要な作業に時間を充てることができます。
まとめ
この記事では、「AIを活用して議事録を自動作成する方法」について、ノーコードで実現できる具体的な手順をご紹介しました。
音声データをアップロードするだけで、AIが自動で文字起こし・要約を行い、Slackへの通知やGoogle スプレッドシートへの保存など、会議後の業務が一気に効率化されます。
AI機能には、今回ご紹介した議事録作成の自動化以外にも、様々な業務に応用できるテンプレートが豊富に用意されています。たとえば、会議内容の共有、情報管理、ナレッジの蓄積など、業務に合わせて柔軟に活用できる点が魅力です。
「議事録作成に時間を取られすぎている」「会議内容をもっと正確に共有したい」「過去の記録を簡単に検索したい」とお考えの方は、AIを活用した自動化フローをぜひ取り入れてみてください。
テンプレートを使えばすぐに始められ、その効果をすぐに実感できますよ！
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