Boxに音声ファイルがアップロードされたら、議事録をAIで作成し、Google スプレッドシートに追加する

■概要

会議やインタビューの音声ファイル、Boxにアップロードするだけで終わっていませんか？その後の議事録作成やGoogle スプレッドシートへの転記作業は、手間がかかりヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Boxに音声ファイルがアップロードされるとAIが自動で議事録を作成し、内容をGoogle スプレッドシートに整理して追加するため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxに音声ファイルを頻繁に保存し、議事録作成と管理を効率化したい方
• AIによる文字起こしや要約を活用し、議事録作成の手間を削減したいと考えている方
• Google スプレッドシートでの情報管理を自動化し、入力漏れやミスをなくしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへの音声ファイルアップロードからGoogle スプレッドシートへの記録までが自動化され、議事録作成に関わる作業時間を短縮できます。
• AIによる文字起こしと自動記録により、手作業で起こりやすい聞き間違いや入力ミスといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、監視対象のフォルダを指定します。
3. 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされた音声ファイルを取得します。
4. 続けて、オペレーションで文字起こし機能の「音声データを文字起こしする」アクションを設定し、ダウンロードした音声ファイルをテキストデータに変換します。
5. さらに、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、文字起こしされたテキストを元に議事録を作成します。
6. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、生成された議事録データを指定のスプレッドシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「テキストを生成する」オペレーションでは、生成したい議事録の形式や要約の有無、含めたい項目などをプロンプトで具体的に設定することが可能です。
• Google スプレッドシートの「レコードを追加する」オペレーションでは、どのスプレッドシートのどのシートに追加するかを指定できるだけでなく、各列に固定の値を入力したり、前のステップで取得したファイル名や議事録内容などの動的なデータを紐づけたりするカスタムが可能です。

■注意事項

• Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924