OneDriveに音声ファイルがアップロードされたら、議事録をAIで作成し、Outlookに送信する

■概要

会議後の議事録作成や共有に手間を感じていませんか？特に、音声ファイルからの文字起こしや内容の要約、関係者へのメール送信といった一連の作業は、時間がかかりヒューマンエラーも発生しやすい業務です。このワークフローを活用すれば、OneDriveに音声ファイルがアップロードされるだけで、AIによる議事録作成からOutlookでのメール送信までを自動化でき、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 会議の音声ファイルから手作業で議事録を作成している担当者の方
• 議事録作成後の社内共有にOutlookを利用しており、送信作業を効率化したい方
• 定型的な議事録作成業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 音声ファイルアップロード後の文字起こしから議事録作成、メール送信までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業による文字起こしの誤りや、メール送信時の宛先間違い、添付漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. 1.はじめに、OneDriveとOutlookをYoomと連携します。
2. 2.次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 3.次に、オペレーションで、分岐機能を設定し、特定の条件（例：ファイル形式が音声ファイルであるかなど）に合致する場合のみ後続処理を実行するよう設定します。
4. 4.続いて、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知した音声ファイルをダウンロードします。
5. 5.次に、オペレーションで音声文字起こしの「音声データを文字起こしする」アクションを設定し、ダウンロードした音声ファイルからテキストデータを抽出します。
6. 6.次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出したテキストデータをもとに議事録を作成します。
7. 7.次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、AIが生成した議事録を指定のフォーマットで出力します。
8. 8.最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、生成された議事録を指定した宛先に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能のコマンドオペレーションでは、ファイル名や拡張子などで条件を設定し、特定の音声ファイルがアップロードされた場合のみ後続のフローを進行させることが可能です。
• AI機能のテキストを生成するアクションでは、どのような形式や内容の議事録を作成するか、プロンプトで詳細に指示を設定できます。
• Google スプレッドシートの書類を発行するアクションでは、あらかじめ作成済みの議事録雛形（テンプレートファイル）を使用することで、任意のレイアウトで議事録を作成できます。
• Outlookのメールを送るアクションでは、送信先のメールアドレスを指定するだけでなく、メールの件名や本文に固定のテキストを入れたり、フロー内で取得したファイル名や議事録内容などの動的な値を埋め込むといったカスタムが可能です。

■注意事項

• OneDrive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。