Google Driveに音声ファイルがアップロードされたら、議事録をAIで作成し、Slackに送信する

■概要

会議後の議事録作成や、音声ファイルからの文字起こし、そして関係者への共有といった一連の作業に手間を感じていませんか。手作業によるこれらの業務は、時間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveに音声ファイルがアップロードされるだけで、AIによる議事録作成からSlackへの通知までが自動化され、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveに保存した音声ファイルから手作業で議事録を作成し、Slackで共有している方
• AIを活用した議事録作成の自動化に関心があり、業務の効率化を目指している担当者の方
• 会議後の情報共有を迅速化し、チームの生産性向上を図りたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 音声ファイルのアップロードを起点に、議事録作成からSlackへの通知までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てることができます。
• AIが議事録を作成することで、文字起こしの手間が省けるだけでなく、聞き逃しや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を抑え、議事録の品質維持に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、アップロードされた音声ファイルをYoom内に取り込みます。
4. 続いて、オペレーションで文字起こし機能の「音声データを文字起こしする」アクションを設定し、ダウンロードした音声データからテキストを抽出します。
5. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出されたテキストデータをもとにAIが議事録の草案を作成します。
6. その後、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、AIが生成した議事録を指定のフォーマットで書類として出力します。
7. 最後に、オペレーションでSlackの「ファイルを送る」アクションを設定し、作成された議事録ファイルを指定のチャンネルに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、音声ファイルがアップロードされる監視対象のフォルダを任意で指定してください。
• AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、文字起こしされたデータを基に、どのような形式や要点で議事録を生成するかの指示（プロンプト）を自由に設定することが可能です。
• Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションでは、あらかじめ作成済みの雛形（テンプレートファイル）を使用することで、任意のレイアウトで議事録の書類を作成できます。
• Slackの「ファイルを送る」アクションでは、通知先のチャンネル（ルームID）を指定できるほか、メッセージ内容に固定のテキストを追加したり、フロー内で取得したファイル名や会議の件名などの情報を動的な値としてメッセージに埋め込んだりするカスタムが可能です。

■注意事項

• Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924