「Airtableのデータを元に見積書や請求書を作成する際、毎回手作業で情報を転記していて時間がかかる…」
「コピペ作業が多くて、金額や宛名の間違いが起きないか心配…」
このように、Airtableを使った書類作成業務で手間やヒューマンエラーのリスクに悩んでいませんか？
もしAirtableにレコードを追加するだけで、その情報をもとにPDF形式の書類を自動で作成できる仕組みがあればこれらの悩みから解放されますね。
その結果、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化フローはノーコードで簡単に設定できます。手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには
AirtableのデータからPDF書類を作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
Airtableにレコードが登録されたら、Google スプレッドシートでPDFの書類を発行し添付する
試してみる
AirtableのデータからPDFを作成するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、
Airtableにレコードが登録されたら、Google スプレッドシートでPDFの書類を発行し添付するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの
登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Airtable／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- AirtableとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Airtableのトリガー設定、Google スプレッドシートとAirtableのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Airtableにレコードが登録されたら、Google スプレッドシートでPDFの書類を発行し添付する
試してみる
ステップ1：AirtableとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
AirtableとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。Airtableのマイアプリ登録方法も併せて確認しておきましょう。
Google スプレッドシートとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピー
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Airtableにレコードが登録されたら、Google スプレッドシートでPDFの書類を発行し添付する
試してみる
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ3：Airtableのトリガー設定
はじめに、書類発行に用いるテスト用テーブルをご用意ください。
今回は例として、請求書を発行する想定で進めていきます。
※テーブル内にCreated Timeおよび書類の添付フィールドを含めるようにしましょう。
用意できたらYoomの設定画面に戻り「レコードが登録されたら」をクリックします。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「レコードが登録されたら」のまま「次へ」をクリック。
まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択してください。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、テキストボックス下部の説明通りにベースID・テーブルID・Created Timeのフィールド名を入力してテストしましょう。
※今回は「Created Time」という名称を使ってテーブルを作成しましたが、他の名称でも問題ありません。
成功したら保存してください。なお、取得した値に取得したいレコードが反映されていないことがあります。
その場合「+ 取得する値を追加」から項目を追加できます。「取得する値」を追加する方法
※取得する値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：Google スプレッドシートのアクション設定
Airtableのテーブル情報をもとに、書類を自動で発行する設定をします。
まず準備として発行書類の雛形を用意しておきましょう。
今回は以下のような、請求書を模した雛形を用意しました。
合計金額のセル(B7)は、初期費用(B5)と月額費用(B6)を足した金額になるよう関数を入れており、このあと変数として数字が入ることで正しく表示されます。
※「書類を発行する」の設定方法もご参照ください。
用意したらYoomの設定画面に戻り「書類を発行する」をクリック。
書類の連携をします。まず連携するアカウントが正しいか確認しましょう。
次に雛形となる書類を連携します。
先ほど用意したスプレッドシートのファイルIDを候補から選択してください。
同様に格納先のGoogle DriveフォルダIDを選択しましょう。
最後に出力ファイル名を設定して「次へ」をクリックしてください。
Airtableから取得した値などの変数や、固定のテキストを組み合わせて自由にカスタマイズ可能です。
※以下のように取得した値を設定することで、トリガーが実行されるたびに最新のレコード情報を反映できます。
置換条件の設定に移るので「設定方法」に従って設定を進めていきましょう。
まずデフォルトで置換対象の文字列が並んでいますが、これが雛形の項目と合っていない場合は「↻ 置換条件を再取得」をクリックしてください。
すると…
雛形の項目に沿った内容に変わります！
あとは「置換対象の文字列」に対応する項目を「置換後の文字列」に入力していきましょう。
以下のようにAirtableから取得した値を選択すると、テーブル情報を変数として反映させることができます。
全ての項目を埋めたらテストしてください。
成功したら保存しましょう。「ダウンロード」から書類を確認することもできます。
※成功しない場合は書類発行オペレーションが実行できないをご確認ください。
雛形に沿って、Airtableの内容を反映した書類が発行されました！
また、先ほど指定したGoogle Driveのフォルダに書類が格納されました。
※雛形と同じ形式(今回でいうとGoogle スプレッドシート)とPDFの2種類で作成・格納されます。
ステップ5：Airtableのアクション設定
先ほど発行した書類を、はじめに用意したテーブルのレコードに添付します。
「レコードにファイルを添付」をクリックしましょう。
ステップ3と同様、アクションは「レコードにファイルを添付」のまま「次へ」をクリック。
まずテキストボックス下部の説明を参考に、ステップ3と同じベースIDを入力してください。
レコードIDの欄にはステップ3で取得した「レコードID」の値が予め設定されているので、そのままでOKです。
次に、添付フィールドIDまたは名前を入力しましょう。今回でいうと「請求書」です。
また、コンテンツタイプは先ほど発行したpdfを選択してください。
最後にファイル名を設定しましょう。
ステップ4と同様、Google スプレッドシートから取得した値や固定のテキストを用いてカスタマイズできます。
ファイルの添付方法・ファイルは設定されている通りで大丈夫なので、そのままテストしてください。
成功したら保存しましょう。
Google スプレッドシートで発行した書類が、Airtableのレコードに添付されました！
ステップ6：トリガーをONにして起動準備完了
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認してください。
以上が、Airtableにレコードが登録されたら、Google スプレッドシートでPDFの書類を発行し添付する方法でした！
AirtableのAPIを使ったその他の自動化例
AirtableのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Airtableを使った自動化例
Airtableのステータスが更新された際に、Notionへデータを追加したり、freee請求書で請求書を自動作成したりできます。また、kintoneに登録された添付ファイルをOCRで読み取ってAirtableに保存したり、指定のスケジュールに合わせてレコードを検索しGmailで一括送信するなど、データベース管理と外部アプリを連携させた高度な業務自動化が可能です。
Airtableから会議相手を選択してZoomの会議URLを作成する
試してみる
Airtableから会議相手を選択してZoomの会議URLを作成するフローです。
Airtableでステータスが更新されたらfreee請求書で請求書を作成する
試してみる
Airtableでステータスが更新されたらfreee請求書で請求書を作成するフローです。
Airtableでステータスが更新されたら、Notionにデータを追加する
試してみる
■概要
「Airtableでステータスが更新されたら、Notionにデータを追加する」ワークフローは、情報管理の効率化につながります。
Notionに直接アクセスすることなく、Airtable上のデータが反映されるため、作業の手間が削減されます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Airtableを活用してデータ管理やプロジェクト運営を行っている方
・AirtableのデータをNotionに迅速に反映させたい方
・データの手動入力を減らし、業務効率を向上させたいと考えている方
・Notionを活用してチームで情報共有を行っている方
・Notionを日常的に使っていて、Airtableの最新データをスピーディに把握したい方
・プロジェクトマネージャーとしてチームメンバーに最新のデータを迅速に提供したい方
■注意事項
・AirtableとNotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Airtableでレコードが作成されたら、Stripeに顧客を作成する
試してみる
■概要
顧客管理にAirtable、決済にStripeを利用しているものの、両アプリ間のデータ連携は手作業で行っていませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Airtableに新しいレコードが追加されるだけでStripeに顧客情報が自動で作成されるため、こうした一連の業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Airtableで顧客情報を管理し、Stripeへの手入力に課題を感じている方
・AirtableとStripeの連携を通じて、顧客オンボーディングを迅速化したい方
・複数のSaaSをまたぐ手作業をなくし、業務の属人化を防ぎたいと考えている方
■注意事項
・Airtable、StripeのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・【Stripe】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
毎日、Airtableから投稿内容を取得して、WordPressで定期投稿する
試してみる
■概要
「毎日、Airtableから投稿内容を取得して、WordPressで定期投稿する」ワークフローは、AirtableとWordPress間の情報連携を効率化します。
自動化により手作業が減り、定期的な投稿管理が容易になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Airtableを利用してコンテンツプランニングや情報管理を行っている方
・WordPressで定期的なブログ投稿やニュース更新を行っているが、作業時間を短縮したいと考えている方
・投稿内容を迅速に取得して、スピーディに公開まで持っていきたい方
・コンテンツの投稿スケジュールを効率的に管理したいと思っている方
・毎日の投稿がタイムリーで一貫していることを求めている方
・手動での投稿作業が多く、ミスや漏れを減らしたい方
■注意事項
・AirtableとWordPressのそれぞれとYoomを連携してください。
フォームの問い合わせ内容をDeepSeekで多言語翻訳し、Airtableに追加する
試してみる
■概要
「フォームの問い合わせ内容をDeepSeekで多言語翻訳し、Airtableに追加する」ワークフローは、受信した問い合わせを自動的に多言語に翻訳し、Airtableに整理して保存する業務ワークフローです。
多様な言語で寄せられる問い合わせに迅速かつ正確に対応することが求められる現代のビジネス環境において、DeepSeekの多言語翻訳機能とAirtableのデータ管理能力を組み合わせることで、効率的な情報処理とグローバルなコミュニケーションを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・海外からの問い合わせ対応が増え、多言語翻訳に課題を感じているカスタマーサポート担当者の方
・問い合わせデータを一元管理し、効率的に活用したい営業・マーケティングチームの方
・DeepSeekの多言語機能を活用してグローバルなビジネス展開をサポートしたい経営者の方
・手動でのデータ入力や翻訳作業に時間を取られている業務担当者の方
・Airtableを活用して問い合わせ情報を整理・分析したい方
■注意事項
・DeepSeek、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
マネーフォワード 掛け払いで請求書発行が完了したらAirtableに追加する
試してみる
マネーフォワード 掛け払いで請求書発行が完了したらAirtableに追加するフローです。
指定のスケジュールになったらAirtableのレコードを検索し、Gmailで連携してメールを送付する
試してみる
指定のスケジュールになったらAirtableで指定の内容のレコードを検索し、Gmailに連携して検索した内容についてメールを送付するフローです。
kintoneでレコードが登録されたら、添付ファイルをOCRで読み取りAirtableに追加する
試してみる
■概要
請求書や申込書などのPDFファイルをkintoneで管理しているものの、内容の確認や別システムへの転記に手間がかかっていませんか？
手作業でPDFや画像からテキストを抽出して入力する作業は、時間もかかり入力ミスも起こりがちです。
このワークフローは、kintoneにファイルが追加されるだけでOCRが自動でテキストを読み取り、その内容をAirtableへ登録するため、データ入力業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneで管理するPDFや画像からテキストを抽出し、手入力でAirtableに転記している方
・請求書や申込書などの帳票処理における、データ入力の工数やミスを削減したいと考えている方
・OCRを活用した業務自動化に関心があり、具体的な活用方法を探しているDX推進担当者の方
■注意事項
・kintone、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
楽楽明細で帳票が発行されたら帳票情報をAirtableに追加する
試してみる
楽楽明細で帳票が発行されたら帳票情報をAirtableに追加するフローです。
まとめ
Airtableと各種ツールを連携してPDF作成を自動化することで、
これまで手作業で行っていた書類作成の手間を削減し、転記ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。これにより担当者は単純な繰り返し作業から解放され、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：レコードのステータス変更を起点にできますか？
A：
可能です。連携アカウントとアクションを選択する画面で「レコードが更新されたら」に変更してください。
Q：Googleドキュメントを雛形にできますか？
A：
「書類を発行する」アクションは、GoogleドキュメントやMicrosoft Excelでも使えます。
書類の連携画面でGoogleドキュメントに変更してください。
Q：作成したPDFをメールで自動送信できますか？
A：
以下の手順で可能です。
1.Yoomのメール機能やGmail、Outlookなど普段お使いのメールツールを追加しましょう。
2.添付ファイルの欄で「発行した書類」を選択してください。
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