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「Airtableのデータを元に見積書や請求書を作成する際、毎回手作業で情報を転記していて時間がかかる…」
「コピペ作業が多くて、金額や宛名の間違いが起きないか心配…」
このように、Airtableを使った書類作成業務で手間やヒューマンエラーのリスクに悩んでいませんか？
もしAirtableにレコードを追加するだけで、その情報をもとにPDF形式の書類を自動で作成できる仕組みがあればこれらの悩みから解放されますね。
その結果、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化フローはノーコードで簡単に設定できます。手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
※今回連携するアプリの公式サイト：Airtable／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
AirtableとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。Airtableのマイアプリ登録方法も併せて確認しておきましょう。
Google スプレッドシートとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
はじめに、書類発行に用いるテスト用テーブルをご用意ください。
今回は例として、請求書を発行する想定で進めていきます。
※テーブル内にCreated Timeおよび書類の添付フィールドを含めるようにしましょう。
用意できたらYoomの設定画面に戻り「レコードが登録されたら」をクリックします。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「レコードが登録されたら」のまま「次へ」をクリック。
まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択してください。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、テキストボックス下部の説明通りにベースID・テーブルID・Created Timeのフィールド名を入力してテストしましょう。
※今回は「Created Time」という名称を使ってテーブルを作成しましたが、他の名称でも問題ありません。
成功したら保存してください。なお、取得した値に取得したいレコードが反映されていないことがあります。
その場合「+ 取得する値を追加」から項目を追加できます。「取得する値」を追加する方法
※取得する値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
今回は以下のような、請求書を模した雛形を用意しました。
合計金額のセル(B7)は、初期費用(B5)と月額費用(B6)を足した金額になるよう関数を入れており、このあと変数として数字が入ることで正しく表示されます。
※「書類を発行する」の設定方法もご参照ください。
用意したらYoomの設定画面に戻り「書類を発行する」をクリック。
書類の連携をします。まず連携するアカウントが正しいか確認しましょう。
次に雛形となる書類を連携します。
先ほど用意したスプレッドシートのファイルIDを候補から選択してください。
同様に格納先のGoogle DriveフォルダIDを選択しましょう。
最後に出力ファイル名を設定して「次へ」をクリックしてください。
Airtableから取得した値などの変数や、固定のテキストを組み合わせて自由にカスタマイズ可能です。
※以下のように取得した値を設定することで、トリガーが実行されるたびに最新のレコード情報を反映できます。
置換条件の設定に移るので「設定方法」に従って設定を進めていきましょう。
