■概要
Airtableのデータをもとに、見積書や請求書などのPDF書類を手作業で作成していませんか？定型的な作業でありながら、入力ミスが許されず、手間と時間がかかる業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Airtableに新しいレコードが登録されるだけで、Google スプレッドシートをテンプレートとして自動でPDF作成が実行され、該当レコードにファイルが添付されます。Airtableでの書類作成業務を効率化し、コア業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Airtableで顧客や案件を管理し、手作業でPDFの書類作成を行っている方
- Google スプレッドシートの帳票テンプレートから手動でデータ転記している方
- Airtableを起点としたPDF作成業務の自動化で、チームの生産性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Airtableへのレコード登録を起点に、PDF書類の作成から添付までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- AirtableのデータをGoogle スプレッドシートに自動で反映しPDF作成を行うため、手作業による転記ミスや入力漏れを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AirtableとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、Airtableから取得したデータを紐付けます。
- 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードにファイルを添付」アクションを設定し、発行したPDF書類を対象のレコードに添付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Airtableのトリガー設定では、自動化の起点としたい任意のベースIDとテーブルIDをそれぞれ設定してください。
- Google スプレッドシートで書類を発行する設定では、PDFのテンプレートとして使用する任意のスプレッドシートIDとタブ名を指定してください。
■注意事項
- Airtable、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AirtableのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は「『取得する値』を追加する方法」をご参照ください。
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