kintoneでレコードが登録されたら、添付ファイルをOCRで読み取りAirtableに追加する

■概要

請求書や申込書などのPDFファイルをkintoneで管理しているものの、内容の確認や別システムへの転記に手間がかかっていませんか？手作業でPDFや画像からテキストを抽出して入力する作業は、時間もかかり入力ミスも起こりがちです。このワークフローは、kintoneにファイルが追加されるだけでOCRが自動でテキストを読み取り、その内容をAirtableへ登録するため、データ入力業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• kintoneで管理するPDFや画像からテキストを抽出し、手入力でAirtableに転記している方
• 請求書や申込書などの帳票処理における、データ入力の工数やミスを削減したいと考えている方
• OCRを活用した業務自動化に関心があり、具体的な活用方法を探しているDX推進担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• kintoneへのファイル追加を起点に、PDFや画像からのテキスト抽出とAirtableへの登録が自動化され、手作業でのデータ入力時間を短縮できます
• 目視での確認や手入力による転記作業がなくなるため、入力ミスや抜け漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を向上させます

■フローボットの流れ

1. はじめに、kintoneとAirtableをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」アクションを設定します
3. オペレーションでkintoneの「レコードに紐づくファイルキーの取得」アクションを設定します
4. 続けて、kintoneの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します
5. 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します
6. 最後に、Airtableの「レコードを作成」アクションで、抽出したテキストデータをもとに新しいレコードを作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• kintoneの各アクションでは、固定値やフローボットの前段で取得した情報を変数として、任意の項目に設定することが可能です
• OCR機能では、読み取り対象のファイルから抽出したい項目を任意でカスタマイズすることができます
• Airtableにレコードを作成するアクションでは、固定値やOCR機能で抽出した情報などを、どのフィールドに登録するか任意で設定できます

■注意事項

• kintone、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。