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「WooCommerceで注文が入るたびに、毎回PDF Invoice Generatorで請求書を作成するのが面倒…」
「注文件数が増えてきて、PDF Invoice Generatorで作成した請求書を顧客にメールで送付する際に、入力ミスや添付漏れが起きないか不安…」
このように、ECサイト運営における日々の請求書発行業務に手間やプレッシャーを感じていませんか？
もし、WooCommerceで新しい注文が作成された際に、その注文情報が反映されたPDF請求書を自動で作成できる仕組みがあれば、煩わしい手作業から解放され、ヒューマンエラーの心配もなくなります。
これにより、商品開発やマーケティングといったより重要なコア業務に集中できる時間が生まれるでしょう！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはWooCommerceの注文情報からPDF請求書を自動生成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、「WooCommerceに注文情報が作成されたら、PDF請求書を自動で作成しメールで送付する」フローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：WooCommerce／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
続いて、今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Google スプレッドシートについては、先ほどのナビ内で解説しているので省略しますね！
【WooCommerceのマイアプリ連携】
アプリ一覧の検索窓からから、WooCommerceを検索し、選択します。
アカウント名には、「担当者名」など任意の名称を入力してください。
Consumer KeyとConsumer Secretは、WooCommerceから取得できます。
WooCommerceにログインして、左メニューから WooCommerce ＞ Settings をクリックしてください。
Advanced ＞ REST API の順に進み、Add key をクリックします。
Descriptionには任意の内容を入力し、Userはプルダウンから該当の項目を選択します。
Permissionsを設定したら、「Generate API key」をクリックしてください。
作成されたConsumer Key、Consumer Secretをそれぞれコピーします。
Yoomの操作画面に戻り、コピーしたConsumer KeyとConsumer Secretをそれぞれ貼り付けて、「追加」をクリックしてください。
これで、YoomとWooCommerceの連携完了です！
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
コピーすると下記画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされます。
OKをクリックして設定を進めていきましょう！
ここからフローボットの設定を進めていきます。
「注文が作成されたら」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に移ります。
アカウント情報と書かれた項目にはステップ1でマイアプリ連携した際の情報が記載されています。
トリガーアクションは、「注文が作成されたら」のままで次に進みましょう！
まずWebhookを設定します。
WooCommerceにWebhookを設定することで、注文作成をトリガーとしてフローボットが起動するようになります。
WooCommerceで作成しているサイトのTOPページURLを赤枠内に貼り付けて、「Webhook URLを登録」をクリックしてください。
【補足】
TOPページURLは、WooCommerceにログイン後、赤枠をクリックすることで確認できます。
Webhook URLの登録が成功したら、「次へ」をクリックします。
次に、WooCommerceに移動してテスト用の注文を作成してください。
WooCommerceにテスト用の注文を作成したら、Yoomの操作画面に戻り「テスト」をクリックします。
テストが成功すると「取得した値」に、先ほどWooCommerceに作成したテスト用の注文の詳細情報が表示されます。
「完了」をクリックして設定完了です！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動する値として引用できます。
次に、ステップ3で作成した注文の顧客情報を取得する設定を行います。
「顧客情報の取得」をクリックしてください。
こちらもステップ1でマイアプリ連携した際の情報が記載されています。
アクションは、「顧客情報の取得」のままで次に進みましょう！
ステップ3と同様に、TOPページURLを入力します。
編集欄をクリックして、取得した値の「注文が作成されたら」から「顧客ID」を選択してください。
※デフォルトで入力されている「←トリガーで取得したアウトプットを設定してください」は削除してくださいね！
【Tips】
取得した値を活用することで、フローボットを起動する度に変動した値となります。
これにより、毎回変動する情報を手動で入力する必要がなくなり、効率的に連携できます！
設定できたら、「テスト」をクリックします。
テストが成功し、ステップ3で作成した注文の顧客情報を取得できました！
「完了」をクリックして設定完了です！
次に、Google スプレッドシートで作成した雛形をもとにPDF請求書を発行する設定を行います。
「書類を発行する」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に移ります。
WooCommerceと同様に、ステップ1でマイアプリ連携したGoogle スプレッドシートのアカウント情報が自動で表示されます。
まず、下記の手順に従って、請求書の雛形をGoogle スプレッドシートで作成しましょう。
今回は、下記のように雛形を作成しましたのでぜひ参考にしてください！
※背景が黄色になっているのは置換箇所を分かりやすくするためです。
※今回は「小計」「消費税」を抜いた雛形になっていますが、追加することもできます。
※すでに使用したい雛形がある場合は、作成不要です。
請求書の雛形の作成が完了したら、Yoomの操作画面に戻ります。
編集欄をクリックするとGoogle スプレッドシートの候補が表示されるので、連携したいGoogle スプレッドシートを選択してください。
選択するとファイルIDが自動で入力されます。
次に、このフローボットで作成したPDF請求書を格納するGoogle Driveフォルダを指定します。
まだ対象のフォルダを作成していない場合は、このタイミングで作成し選択すればOKです！
出力するPDF請求書のファイル名を設定します。
日付を入れたい場合は、編集欄をクリックし、「日付」から希望の形式を選択してください。
これにより、連携が行われるたびに、フローボットが起動した日付がファイル名に反映されます。
編集欄をクリックして、「注文が作成されたら」と「顧客情報の取得」から、WooCommerceで作成した注文の詳細情報を引用できます。
「姓」「名」や必要な情報を選択しましょう！
【Tips】
取得した値は、フローボットを起動する度に変動した値となります。
なお、テキストを直接入力した部分は固定値として扱われます。そのため、毎回変動が必要な情報には取得した値を活用しましょう！
例えば、下記の画像のように入力すると、毎回「today（フローボット起動日_姓名様」の規則に従ってファイル名が作成されます。
ここまで設定できたら、次に進みます。
「置換情報を再取得」をクリックしてください。
雛形の情報が取得できたら、置換後の文字列を設定しましょう！
編集欄をクリックして、「注文が作成されたら」と「顧客情報の取得」からWooCommerceで作成した注文の詳細情報を引用できます。
各項目に対応させたい値をそれぞれ設定しましょう！
【Tips】
置換後の文字列も、取得した値を活用することでフローボットを起動する度に変動する値となります！
請求日や支払い期限などは「日付」から希望の形式を選択することで、フローボット起動日を基準にした日にちが都度反映されます。
置換後の文字列の入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、「完了」をクリックして設定完了です！
指定したGoogle Driveのフォルダに、PDF請求書が格納されました！
最後に、作成したPDF請求書を顧客にメール送付する設定を行います。
「メールを送る」をクリックしてください。
編集欄をクリックして、「顧客情報の取得」から顧客のメールアドレスを引用します。
【Tips】
動作確認のため、まずは自分のメールアドレスで設定することをおすすめします！
動作確認後、上記の説明の通り、顧客のメールアドレスに修正しておいてくださいね！
続いて、下記を任意で入力しましょう。
件名と本文はカスタマイズ可能です！
編集欄をクリックして、「注文が作成されたら」と「顧客情報の取得」からWooCommerceで作成した注文の詳細情報を引用できます。
必要な情報を入力して、内容を調整しましょう！
【Tips】
ステップ5と同様に、取得した値はフローボットを起動する度に変動する値として扱われます。
テキストを直接入力した部分は固定値として反映されるため、毎回変動する情報{{姓}}{{名}}や{{日付}}などは、取得した値を活用しましょう！
【補足】
このメールはYoomのアドレスから送信されます。
こちらのメールアドレスは受信専用となっており、顧客からの返信には対応できませんので、その点を明記しておくことをおすすめします。
添付ファイルは、テンプレートであらかじめ設定されているのでこのままでOKです。
ここまで設定したら、「次へ」をクリックします。
メールの送信内容が表示されます。
取得した値が正しく反映されていることを確認し、テストを実行しましょう！
テストが成功したら、「完了」をクリックして設定完了です！
指定したメールアドレスに通知が届きました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
実際にフローボットを起動して、WooCommerceに注文情報を作成したら、PDF請求書が指定したメールアドレスに送付されるか確認してみてくださいね！
WooCommerceのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
WooCommerceで注文が発生した際にNotionやMicrosoft Excelへ情報を自動追加したり、SlackやMicrosoft Teamsへ通知したりできます。また、Meta広告やGoogle フォーム、Gmailなどの外部ツールからWooCommerceへ顧客や注文、商品情報を自動登録することも可能です。
■概要
WooCommerceで注文が発生したらNotionに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データ分析を担当している方
・Notionで注文情報を一元管理している方
・注文情報から売上の傾向やキャンペーンの効果を測定している方
2.オンラインストアで自社の製品やサービスを販売する企業
・WooCommerceでオンラインストアを運営する企業
・注文情報をNotionに手動で連携している方
■このテンプレートを使うメリット
WooCommerceは多様な商品の販売ができるECプラットフォームです。
しかし、注文情報を元に売上やキャンペーンの効果を測定するためにNotionへのデータ連携を行っている場合、手動作業が手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、WooCommerceで注文が発生するとNotionへの注文情報の連携を自動化することができるため、業務を効率化できます。
Notionへのデータ連携が自動化されることで、手動作業によるヒューマンエラーを防止し、データ管理を正確に行うことが可能です。
また、チャットツールと連携することでNotionへデータ連携が発生すると通知を出せるため、注文情報をスピーディーに把握することができます。
■注意事項
・WooCommerce、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
WooCommerceで構築したECサイトで新しい注文が入るたびに、手動で内容を確認し、関係者に連絡するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。重要な注文情報を見落としたり、顧客への対応が遅れたりするリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、WooCommerceで注文が作成されると同時に、その詳細情報が自動でSlackに通知されるため、こうした課題を解消し、迅速な受注処理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
ECサイトで獲得した新しい顧客情報を、決済システムの顧客リストにも手作業で登録していませんか？この二重入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスや情報連携の漏れが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すると、WooCommerceで新規顧客が作成されたびに、Squareにも自動的に顧客情報が追加できます。これにより、手作業による課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
WooCommerceで注文が発生したらSPIRALに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SPIRALによるデータ管理を担当する方
・SPIRALで注文情報を一元管理している方
・注文情報を元にレポート作成や分析業務を行っている方
2.オンラインストアを運営している企業
・WooCommerceを利用して自社のオンラインストアを運営、管理している企業
・SPIRALへの注文情報の連携を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
WooCommerceはオンラインストアの構築や運営を容易に行えるプラットフォームです。
しかし、注文情報をSPIRALで一元管理している場合、注文が発生する度にデータ連携が必要となり、煩わしいと感じているかもしれません。
このテンプレートは、WooCommerceで注文が発生すると自動でSPIRALへデータ連携が行われるため、業務をシームレスに行うことができます。
注文情報をスピーディーに確認できるようになるため、キャンペーンや施策の成果を素早く分析することができ、精度向上に役立てることが可能です。
また、このフローの後にチャットツールから通知を出すことで、注文発生における在庫管理もスムーズに行うことができます。
■注意事項
・WooCommerce、SPIRALのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
WooCommerceで注文が発生したらMicrosoft Excelに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でMicrosoft Excelを利用する方
・注文情報を一元管理している販売管理の担当者
・注文情報の分析を行いキャンペーンの効果測定やマーケティングの施策に活用している方
2.WooCommerceを導入しているECサイトの運営企業
・自社製品のオンライン販売を行う中小企業の方
・Microsoft Excelに注文情報を連携して販売業務を行っている方
■このテンプレートを使うメリット
WooCommerceを導入することでビジネスに合わせたECサイトを構築することができ、製品やサービスをオンラインで効率的に販売することができます。
しかし、注文情報を管理する上でMicrosoft Excelを利用している場合、手動によるデータ連携は手間です。
このテンプレートは、WooCommerceで注文が発生するとMicrosoft Excelに自動でデータ連携をすることができます。
Microsoft Excelのデータを元に分析業務を行っている場合、データ連携がスピーディーとなるため、効率的に業務を進めることが可能です。
また、手動作業が不要になることで誤入力や転機漏れを防止できるため、データ管理にかける工数を削減することができます。
■注意事項
・WooCommerce、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
WooCommerceで新規注文が入るたびに、手作業で内容を確認し、Microsoft Teamsでチームに共有していませんか？この作業は、迅速な顧客対応に不可欠である一方、手間がかかり共有漏れなどのミスが発生する原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、WooCommerceで注文が作成されたタイミングで、注文情報を自動でMicrosoft Teamsに通知でき、こうした情報共有に関する課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Meta広告（Facebook）で獲得した新しいリード情報を、手作業でECサイトの顧客情報に登録する作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生しやすい業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Meta広告（Facebook）に新しいリードが登録されると、自動でWooCommerceに顧客情報が作成されるため、これらの課題を解消し、スムーズな顧客管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Webサイトに設置したGoogleフォームからのお問い合わせや会員登録の情報を、ECサイトを構築するWooCommerceに都度手作業で登録するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームで回答が送信されると、その内容を自動でWooCommerceに顧客情報として追加するため、手作業による登録業務や情報更新の遅れといった課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
■概要
Googleスプレッドシートで行が追加されたらWooCommerceに注文情報を追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務に活用している方
・共有シートでチーム全体で情報の蓄積を行う方
・注文情報の一元管理に活用している方
2.WooCommerceを活用している方
・ECサイトの構築に使用している方
■このテンプレートを使うメリット
WooCommerceはカスタマイズ性のの高いECサイト作成のために活用できるプラグインです。
しかし、Google スプレッドシートで管理する注文情報を登録のたびに手入力してWooCommerceに追加するのは、重要な業務に充てる時間を奪う可能性があります。
登録作業を効率化してコア業務に時間をかけたいと考える方にこのフローは有効です。
このフローでは、Google スプレッドシートへの情報追加をトリガーにしてWooCommerceにも情報登録を行い、手作業の手間を大幅に削減することができます。
手作業による登録でかかっていた時間を省くことで重要度の高い業務に集中することができ、生産性向上へ繋げます。
このフローに続けてチャットツールに連携することも可能なので、チームへの情報共有を自動化することもできます。
■注意事項
・WooCommerce、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
ECサイト運営において、メールで受け取った商品情報を手作業でECサイトに登録する業務は、手間がかかる上に転記ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、AIが自動で内容を解析しWooCommerceに商品を作成するため、こうした手作業による課題を解消し、商品登録プロセスを効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
WooCommerceの注文情報と連携してPDF請求書の作成を自動化することで、これまで手作業で行っていた請求書作成の手間を削減し、添付・入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、バックオフィス業務の負担が軽減され、顧客対応やマーケティング活動といった、売上に直結するコア業務により多くの時間を充てられるようになります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：自社の独自ドメインでメール送付できる？
A：
はい、可能です！
Yoomでは、GmailやOutlookなど複数のメールアプリと連携することができます。
自社ドメインを作成したメールアプリとYoomを連携させることで、自社ドメインから直接メールを送信することが可能です。
詳しくは、下記をご参照ください。
Q：適格請求書（インボイス）の要件は満たせる？
A：
Google スプレッドシートを使用して雛形書類を自由にカスタマイズすることができます。
そのため、適格請求書（インボイス）の要件を満たすように雛形書類を作成することが可能です。
必要な項目を適切に設定してご使用ください。
詳細な設定方法については、以下をご確認ください。
Q：複数商品の明細行は可変で対応可能？
A：
自動で明細行を可変することはできませんが、雛形書類にあらかじめ明細行を複数用意しておくことで、複数商品の注文にも対応可能です。
