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「単純な転記作業に時間を取られたくない…」
「手作業による入力ミスや記載漏れが心配…」
このように、日々の見積書作成業務に手間を感じていませんか？
Notionに登録した案件情報を都度コピーして見積書作成ツールに貼り付けたり、手作業で書類を作成したりする業務に課題を感じている方も多いかもしれません。
もし、Notionのデータベースに新しい案件情報を追加するだけで、その内容を反映した見積書が自動で作成される仕組みがあれば、これらの悩みから解放されることも可能です。
そのうえ、より重要な営業活動や顧客対応に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化例はノーコードで簡単に設定でき、手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはNotionのデータベースから書類を自動作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Notionで特定のデータベースにページが作成された際に、その情報を元に見積書を自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Notion
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
※Google スプレッドシートのマイアプリ連携についてはナビ内で解説しておりますのでご確認ください。
ここから今回のフローで使用するNotionのマイアプリ登録方法を解説します。
※事前にYoomとNotionにログインしてください。
Notionをマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
事前準備
1 保存先のフォルダを準備する
今回ご紹介するテンプレートでは、作成した見積書をGoogle Drive内に保存します。
Google Driveに見積書を保存するためのフォルダを準備してください。
2 見積書の雛形を作成する
見積書は雛形を利用して作成します。
雛形の作成方法については以下のリンク先をご覧ください。
今回は以下の雛形を準備しました。
以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
特定のデータソースのページが作成・更新されたらをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
トリガーの起動間隔を設定します。
Notionの画面に移動しデータベースを作成します。
今回ご紹介するテンプレートは、Notionのデータソースのページが作成・更新されたら起動します。
実際にテストを行うにはNotionのデータソースのページを作成する必要があります。
※マイアプリ連携をしたページの直下に作成してください。
今回は以下のデータベースを作成しました。
作成できたらページのURLをコピーします。
Yoomの画面に戻り、データソースIDを設定します。
https://www.notion.so/データソースID?v=ページID
IDの取得方法については、以下のリンク先をご覧ください。
以下の画像のように、入力バークリック後の『候補』から情報を選択することも可能です。
入力できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、取得した値が表示されます。
取得した値は実行した結果が設定される動的な値として利用できるため、このあとの設定でも使用します。
確認できたら忘れずに完了をクリックしましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
分岐するをクリックします。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
今回ご紹介するテンプレートでは、Notionのデータソースのページが作成・更新の両方で起動します。
更新した場合は処理を行わないようにするために、分岐で作成日時と最終更新日時を比較しています。
分岐条件を指定のオペレーションが特定のデータソースのページが作成・更新されたら、取得した値が作成日時になっており、分岐条件が作成日時、値と等しい、取得した値の最終更新日が設定されているのを確認したら完了をクリックしてください。
レコードを取得する（ID検索）をクリックします。
