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「単純な転記作業に時間を取られたくない…」
「手作業による入力ミスや記載漏れが心配…」
このように、日々の見積書作成業務に手間を感じていませんか？
Notionに登録した案件情報を都度コピーして見積書作成ツールに貼り付けたり、手作業で書類を作成したりする業務に課題を感じている方も多いかもしれません。
もし、Notionのデータベースに新しい案件情報を追加するだけで、その内容を反映した見積書が自動で作成される仕組みがあれば、これらの悩みから解放されることも可能です。
そのうえ、より重要な営業活動や顧客対応に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化例はノーコードで簡単に設定でき、手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはNotionのデータベースから書類を自動作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Notionのデータベースから見積書を自動作成するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Notionで特定のデータベースにページが作成された際に、その情報を元に見積書を自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Notion
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ステップ1：NotionとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
※Google スプレッドシートのマイアプリ連携についてはナビ内で解説しておりますのでご確認ください。
ここから今回のフローで使用するNotionのマイアプリ登録方法を解説します。
※事前にYoomとNotionにログインしてください。
Notionをマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
事前準備
1 保存先のフォルダを準備する
今回ご紹介するテンプレートでは、作成した見積書をGoogle Drive内に保存します。
Google Driveに見積書を保存するためのフォルダを準備してください。
2 見積書の雛形を作成する
見積書は雛形を利用して作成します。
雛形の作成方法については以下のリンク先をご覧ください。
今回は以下の雛形を準備しました。
ステップ2：テンプレートをコピー
以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
ステップ3：Notionのトリガー設定
特定のデータベースのページが作成・更新されたらをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
トリガーの起動間隔を設定します。
Notionの画面に移動しデータベースを作成します。
今回ご紹介するテンプレートは、Notionのデータベースのページが作成・更新されたら起動します。
実際にテストを行うにはNotionのデータベースのページを作成する必要があります。
※マイアプリ連携をしたページの直下に作成してください。
今回は以下のデータベースを作成しました。
データベースを作成できたらNotionのデータベースのページのURLをコピーします。
Yoomの画面に戻り、データベースIDを設定します。
https://www.notion.so/データベースID?v=ページID
入力できたらテストをクリックしましょう。
データベースIDの取得方法については、以下のリンク先をご覧ください。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、取得した値が表示されます。
取得した値は実行した結果が設定される動的な値として利用できるため、このあとの設定でも使用します。
確認できたら忘れずに完了をクリックしましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：分岐の設定
分岐するをクリックします。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
今回ご紹介するテンプレートでは、Notionのデータベースのページが作成・更新の両方で起動します。
更新した場合は処理を行わないようにするために、分岐で作成日時と最終更新日時を比較しています。
分岐条件を指定のオペレーションが特定のデータベースのページが作成・更新されたら、取得した値が作成日時になっており、分岐条件が作成日時、値と等しい、取得した値の最終更新日が設定されているのを確認したら完了をクリックしてください。
ステップ5：Notionのレコードを取得する設定
レコードを取得する（ID検索）をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
ステップ3と同じアカウントになっていることを確認してください。
データベースIDを設定します。
入力欄をクリックし、表示された候補の中からステップ3で設定したものを選びます。
設定できたら次へをクリックしましょう。
取得したいレコードの条件を設定します。
レコードID、＝がすでに設定されていますので、右端の入力欄をクリックしてください。
以下のように取得した値からオブジェクトIDを選択してください。
※オブジェクトIDを利用することでデータベースにレコードIDを設定していなくてもステップ3で作成したレコードを検索できます。
また、取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報を反映することができます。
設定できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
ステップ6：Google スプレッドシートを利用して書類を発行する設定
書類を発行するをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へ進みます。
入力欄をクリックし、表示された候補の中から事前準備で作成した雛形を選択してください。
入力欄をクリックし、事前準備で作成したフォルダを選択してください。
ファイル名は自由に設定できます。
以下のように取得した値を追加することも可能です。
直接入力することも可能ですが、入力した値が固定値となり、このテンプレートを通して作成される全てのファイル名に反映されますのでご注意ください。
ここまで設定できたら次へをクリックしましょう。
置換対象の文字列と置換後の文字列が表示されます。
雛形で設定した項目名が表示されていない場合は、置換条件を再取得をクリックしてください。
置換条件を再取得をクリックすると、先ほど表示されていた項目の下に新しく項目が表示されます。
入力欄をクリックし、それぞれに該当する取得した値を設定してください。
全て設定できているのを確認したらテストをクリックしましょう。
※テストをクリックすると実際に見積書が作成されます。
※使用しない項目が表示されていますが、見積書に新たに追加されることはありません。
また、使用しない項目に設定されている取得した値はそのままにしてください。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
また、実際に見積書が作成され、先ほど格納先に指定したGoogle Driveフォルダ内に保存されていますので確認しておきましょう。
ステップ7：メールを送る設定
メールを送るをクリックします。
Toを設定します。
デフォルトで取得した値が設定されていますが、変更することも可能です。
直接入力すると固定値となり、このテンプレートを通して作成する全てのメールの宛先として設定されますのでご注意ください。
件名と本文を設定します。
件名と本文は自由に設定できます。
取得した値を利用することも、直接入力することも可能です。
※直接入力すると固定文となり、このテンプレートを通して作成される全ての件名と本文に設定されますのでご注意ください。
添付ファイルは取得した値を使用、発行した書類になっていることを確認してください。
その他の項目について、今回は使用しないため設定しておりませんが、使用したい方は注釈を確認しご入力ください。
※入力欄に直接記入すると入力した値が固定値となり、このテンプレートを通して作成される全てのメールに適用されますのでご注意ください。
ここまで設定できたら次へをクリックします。
メールの送信内容を確認します。
確認し問題なければテストをクリックしてください。
※テストをクリックすると実際にメールが送信されます。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
また、実際にメールが送信されていますので確認しておきましょう。
ステップ8：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
先ほどのYoomの画面で完了をクリックすると以下の画面が表示されます。
トリガーをONをクリックしてください。
お疲れ様でした！ここまでで設定は完了です！
以上がNotionで特定のデータベースにページが作成された際に、その情報を元に見積書を自動で作成するフローでした！
ページが作成されたら、チャットツールへ通知したり、データベースやドキュメントツールへ情報を自動追加します。
逆に、ユーザー管理システムやフォーム、メール配信からの情報をトリガーにNotionへレコードを自動追加します。
手動でのデータ転記が減り、情報連携の正確性と業務処理のスピードが向上します。
まとめ
NotionとYoomを連携して見積書作成を自動化することで、これまで手作業で行っていたNotionからの情報転記や書類作成の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、見積書作成にかかっていた時間を短縮し、営業活動などのコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：明細が複数ある見積書も作成できますか？
A：
はい、できます。
明細を複数登録するには、雛形を作成する際に{商品名2}、{数量2}、{単価2}、{金額2}というように項目を設定することで対応可能です。
Q：雛形はGoogle スプレッドシート以外も使えますか？
A：
はい、使用できます。
Google ドキュメント、Microsoft Excelも利用可能です。
Q：作成した見積書を上長が承認するフローは組めますか？
A：
はい、できます。
フローボットの追加したい箇所にある+をクリックし、「承認を依頼する」を選択して設定してください。
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