「単純な転記作業に時間を取られたくない…」
「手作業による入力ミスや記載漏れが心配…」
このように、日々の見積書作成業務に手間を感じていませんか？
Notionに登録した案件情報を都度コピーして見積書作成ツールに貼り付けたり、手作業で書類を作成したりする業務に課題を感じている方も多いかもしれません。
もし、Notionのデータベースに新しい案件情報を追加するだけで、その内容を反映した見積書が自動で作成される仕組みがあれば、これらの悩みから解放されることも可能です。
そのうえ、より重要な営業活動や顧客対応に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化例はノーコードで簡単に設定でき、手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはNotionのデータベースから書類を自動作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Notionで特定の特定のデータソースのページが作成されたら、見積書を作成する
試してみる
■概要
Notionで案件管理をしているものの、見積書作成は手作業で行っており、手間や転記ミスに課題を感じていませんか。このワークフローは、見積書作成のような仕組みをノーコードで実現し、Notionで管理する案件情報をもとに、Google スプレッドシートのテンプレートから自動で見積書を作成します。手作業による見積書作成から解放され、より重要な業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionで顧客や案件情報を管理しており、見積書作成を効率化したい営業担当者の方
- 見積書作成のような機能を、API開発なしで手軽に導入したいと考えている方
- 手作業による見積書の作成業務で発生する、転記ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionに案件ページが作成されると自動で見積書が発行されるため、これまで手作業で行っていた作成時間を短縮できます
- Notionのデータソース情報を直接参照して書類を作成するため、金額や宛名などの転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理が実行されるようにします
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、トリガーで取得したページのより詳細な情報を取得します
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」を設定し、Notionから取得した情報をもとに見積書を作成します
- 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」を設定し、作成した見積書を任意の宛先に送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、見積書作成の対象としたいデータソースのIDを任意で設定してください
- Google スプレッドシートで見積書を発行するアクションでは、ひな形となるスプレッドシートのファイルIDを任意で設定してください
■注意事項
- Notion、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Notionのデータベースから見積書を自動作成するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Notionで特定のデータベースにページが作成された際に、その情報を元に見積書を自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Notion
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- NotionとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Notionのトリガー設定と各アクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Notionで特定の特定のデータソースのページが作成されたら、見積書を作成する
試してみる
■概要
Notionで案件管理をしているものの、見積書作成は手作業で行っており、手間や転記ミスに課題を感じていませんか。このワークフローは、見積書作成のような仕組みをノーコードで実現し、Notionで管理する案件情報をもとに、Google スプレッドシートのテンプレートから自動で見積書を作成します。手作業による見積書作成から解放され、より重要な業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionで顧客や案件情報を管理しており、見積書作成を効率化したい営業担当者の方
- 見積書作成のような機能を、API開発なしで手軽に導入したいと考えている方
- 手作業による見積書の作成業務で発生する、転記ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionに案件ページが作成されると自動で見積書が発行されるため、これまで手作業で行っていた作成時間を短縮できます
- Notionのデータソース情報を直接参照して書類を作成するため、金額や宛名などの転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理が実行されるようにします
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、トリガーで取得したページのより詳細な情報を取得します
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」を設定し、Notionから取得した情報をもとに見積書を作成します
- 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」を設定し、作成した見積書を任意の宛先に送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、見積書作成の対象としたいデータソースのIDを任意で設定してください
- Google スプレッドシートで見積書を発行するアクションでは、ひな形となるスプレッドシートのファイルIDを任意で設定してください
■注意事項
- Notion、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：NotionとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
※Google スプレッドシートのマイアプリ連携についてはナビ内で解説しておりますのでご確認ください。
ここから今回のフローで使用するNotionのマイアプリ登録方法を解説します。
※事前にYoomとNotionにログインしてください。
Notionをマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
事前準備
1 保存先のフォルダを準備する
今回ご紹介するテンプレートでは、作成した見積書をGoogle Drive内に保存します。
Google Driveに見積書を保存するためのフォルダを準備してください。
2 見積書の雛形を作成する
見積書は雛形を利用して作成します。
雛形の作成方法については以下のリンク先をご覧ください。
今回は以下の雛形を準備しました。
ステップ2：テンプレートをコピー
以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。
Notionで特定の特定のデータソースのページが作成されたら、見積書を作成する
試してみる
■概要
Notionで案件管理をしているものの、見積書作成は手作業で行っており、手間や転記ミスに課題を感じていませんか。このワークフローは、見積書作成のような仕組みをノーコードで実現し、Notionで管理する案件情報をもとに、Google スプレッドシートのテンプレートから自動で見積書を作成します。手作業による見積書作成から解放され、より重要な業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionで顧客や案件情報を管理しており、見積書作成を効率化したい営業担当者の方
- 見積書作成のような機能を、API開発なしで手軽に導入したいと考えている方
- 手作業による見積書の作成業務で発生する、転記ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionに案件ページが作成されると自動で見積書が発行されるため、これまで手作業で行っていた作成時間を短縮できます
- Notionのデータソース情報を直接参照して書類を作成するため、金額や宛名などの転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理が実行されるようにします
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、トリガーで取得したページのより詳細な情報を取得します
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」を設定し、Notionから取得した情報をもとに見積書を作成します
- 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」を設定し、作成した見積書を任意の宛先に送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、見積書作成の対象としたいデータソースのIDを任意で設定してください
- Google スプレッドシートで見積書を発行するアクションでは、ひな形となるスプレッドシートのファイルIDを任意で設定してください
■注意事項
- Notion、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
ステップ3：Notionのトリガー設定
特定のデータソースのページが作成・更新されたらをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
トリガーの起動間隔を設定します。
- トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
Notionの画面に移動しデータベースを作成します。
今回ご紹介するテンプレートは、Notionのデータソースのページが作成・更新されたら起動します。
実際にテストを行うにはNotionのデータソースのページを作成する必要があります。
※マイアプリ連携をしたページの直下に作成してください。
今回は以下のデータベースを作成しました。
作成できたらページのURLをコピーします。
Yoomの画面に戻り、データソースIDを設定します。
https://www.notion.so/データソースID?v=ページID
IDの取得方法については、以下のリンク先をご覧ください。
以下の画像のように、入力バークリック後の『候補』から情報を選択することも可能です。
入力できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、取得した値が表示されます。
取得した値は実行した結果が設定される動的な値として利用できるため、このあとの設定でも使用します。
確認できたら忘れずに完了をクリックしましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：分岐の設定
分岐するをクリックします。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
今回ご紹介するテンプレートでは、Notionのデータソースのページが作成・更新の両方で起動します。
更新した場合は処理を行わないようにするために、分岐で作成日時と最終更新日時を比較しています。
分岐条件を指定のオペレーションが特定のデータソースのページが作成・更新されたら、取得した値が作成日時になっており、分岐条件が作成日時、値と等しい、取得した値の最終更新日が設定されているのを確認したら完了をクリックしてください。
ステップ5：Notionのレコードを取得する設定
レコードを取得する（ID検索）をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
ステップ3と同じアカウントになっていることを確認してください。
データベースIDを設定します。
入力欄をクリックし、表示された候補の中からステップ3で設定したものを選びます。
設定できたら次へをクリックしましょう。
取得したいレコードの条件を設定します。
レコードID、＝がすでに設定されていますので、右端の入力欄をクリックしてください。
以下のように取得した値からIDを選択してください。
※これで、データベースにレコードIDを設定していなくてもステップ3で作成したレコードを検索できます。
また、取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報を反映することができます。
設定できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
ステップ6：Google スプレッドシートを利用して書類を発行する設定
書類を発行するをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へ進みます。
入力欄をクリックし、表示された候補の中から事前準備で作成した雛形を選択してください。
- 格納先のGoogle DriveフォルダIDを設定します。
入力欄をクリックし、事前準備で作成したフォルダを選択してください。
ファイル名は自由に設定できます。
以下のように取得した値を追加することも可能です。
直接入力することも可能ですが、入力した値が固定値となり、このテンプレートを通して作成される全てのファイル名に反映されますのでご注意ください。
ここまで設定できたら次へをクリックしましょう。
置換対象の文字列と置換後の文字列が表示されます。
雛形で設定した項目名が表示されていない場合は、置換条件を再取得をクリックしてください。
置換条件を再取得をクリックすると、先ほど表示されていた項目の下に新しく項目が表示されます。
入力欄をクリックし、それぞれに該当する取得した値を設定してください。
全て設定できているのを確認したらテストをクリックしましょう。
※テストをクリックすると実際に見積書が作成されます。
※使用しない項目が表示されていますが、見積書に新たに追加されることはありません。
また、使用しない項目に設定されている取得した値はそのままにしてください。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
また、実際に見積書が作成され、先ほど格納先に指定したGoogle Driveフォルダ内に保存されていますので確認しておきましょう。
ステップ7：メールを送る設定
メールを送るをクリックします。
Toを設定します。
デフォルトで取得した値が設定されていますが、変更することも可能です。
直接入力すると固定値となり、このテンプレートを通して作成する全てのメールの宛先として設定されますのでご注意ください。
件名と本文を設定します。
件名と本文は自由に設定できます。
取得した値を利用することも、直接入力することも可能です。
※直接入力すると固定文となり、このテンプレートを通して作成される全ての件名と本文に設定されますのでご注意ください。
添付ファイルは取得した値を使用、発行した書類になっていることを確認してください。
その他の項目について、今回は使用しないため設定しておりませんが、使用したい方は注釈を確認しご入力ください。
※入力欄に直接記入すると入力した値が固定値となり、このテンプレートを通して作成される全てのメールに適用されますのでご注意ください。
ここまで設定できたら次へをクリックします。
メールの送信内容を確認します。
確認し問題なければテストをクリックしてください。
※テストをクリックすると実際にメールが送信されます。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
また、実際にメールが送信されていますので確認しておきましょう。
ステップ8：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
先ほどのYoomの画面で完了をクリックすると以下の画面が表示されます。
トリガーをONをクリックしてください。
お疲れ様でした！ここまでで設定は完了です！
以上がNotionで特定のデータソースにページが作成された際に、その情報を元に見積書を自動で作成するフローでした！
Notionを使った自動化例
ページが作成されたら、チャットツールへ通知したり、データベースやドキュメントツールへ情報を自動追加します。
逆に、ユーザー管理システムやフォーム、メール配信からの情報をトリガーにNotionへレコードを自動追加します。
手動でのデータ転記が減り、情報連携の正確性と業務処理のスピードが向上します。
Zoomでミーティングが終了したら会議の文字起こしデータをNotionに保存する
試してみる
◼️概要
Zoomでミーティングが終了したら、自動的に会議内容を自動で文字起こしし、文字起こしデータをNotionに保存します。
各アクションの設定内容を変更してご利用ください。
◼️注意事項
・Zoom、NotionそれぞれとYoomのアカウント連携が必要です。
・レコーディングを実施しなかった会議の場合、エラーになるためご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Notionにも追加する
試してみる
■概要
Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Notionにも追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Workspaceを使って業務を進めている方
・Googleのツールを活用し、業務を進めているチームメンバー
・進捗管理やタスク管理でGoogleのツールを活用しているプロジェクトマネージャー
2.Notionデータベースを業務で扱う方
・Notionデータベースで従業員情報を管理しているデータ管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
従業員情報を管理する上で、Google WorkspaceとNotionを活用している場合、従業員の追加漏れで同期が取れないケースがあります。
このため、どちらかのツールに従業員が追加されたら自動的に同期を取れるようにしたいと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Google Workspaceで従業員が追加されたら、自動的にNotionにも追加することができるため、手動による追加作業が不要となり、効率的に管理業務を進めることができます。
また、コミュニケーションツールと連携することで従業員の追加情報を特定のメンバーに通知することもできるため、スピーディーな情報連携が可能になります。
■注意事項
・Google Workspace、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Mailchimpで購読者が追加されたら、Notionにレコードを追加する
試してみる
■概要
Mailchimpに新しい購読者が追加されるたび、Notionのデータベースに手作業で情報を転記していませんか？
こうした定型的な作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、MailchimpとNotionを連携し、購読者情報を自動でNotionに同期できるため、これらの課題をスムーズに解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
- MailchimpとNotionを連携させ、購読者管理を手作業で行っている方
- 顧客リストの更新漏れや入力ミスを防ぎたいマーケティング担当者の方
- 手動でのデータ移行作業をなくし、本来の業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Mailchimpに購読者が追加されると、自動でNotionのデータベースにレコードが追加されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業によるデータ転記がなくなることで、情報の入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとMailchimpをYoomと連携します
- 次に、トリガーでMailchimpを選択し、「購読者が追加されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、Mailchimpから取得した購読者情報を紐付けます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Mailchimpのトリガー設定では、どのオーディエンス（リスト）を監視対象とするか、任意のaudience_idを設定して指定してください
- Notionでレコードを追加するデータベースは、任意のデータベースIDを設定することで指定可能です
■注意事項
- Mailchimp、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
NotionDBに追加された情報を、Google スプレッドシートにも追加する
試してみる
■概要
Notionの任意のデータベースに追加された情報を、Google スプレッドシートにも追加するフローです。
NotionとGoogle スプレッドシートを連携することで、新しく追加された情報を自動的にGoogle スプレッドシートのデータベースへ格納されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
また、Notionのデータベースへの登録または更新によってトリガーが起動するため、作成日時や更新日時を用いて、分岐オペレーションを使用して登録と更新のルートを分岐させてGoogle Chatに通知するといった高度なフローも作成することができます。
■注意事項
・Notion、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
Notionでページが作成されたらMiroでボードを作成する
試してみる
■概要
Notionで議事録やプロジェクトページを作成した後、関連するMiroのボードを手動で準備していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、作成漏れや設定ミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Notionで特定のデータベースにページが作成されると、自動でMiroに連携したボードが作成されるため、こうした手間やミスをなくし、スムーズな情報連携を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとMiroを併用し、プロジェクトや会議の情報を管理している方
- Notionでのページ作成後、手作業でMiroのボードを作成している方
- 手作業による情報連携の漏れや遅延を防ぎ、業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionのページ作成をトリガーにMiroのボードが自動生成されるため、手作業でボードを作成する時間を短縮できます。
- 手動でのボード作成時に起こりがちな、作成漏れや命名規則の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとMiroをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「ページが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMiroを選択し、「ボードを作成する」アクションを設定して、Notionのページ情報を基にボードが作成されるようにします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、対象となるデータベースIDを指定し、フローボットの起動間隔も任意で設定が可能です。
- Miroでボードを作成するアクションでは、ボード名や説明のほか、ボードの公開レベルやチームレベルでのアクセス権限などを細かく指定できます。
■注意事項
- Miro、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Notionでページが作成または更新されたらSlackに通知
試してみる
■概要
Notionでページが作成または更新されたら、指定のSlackチャンネルに通知します。
通知先のSlackチャンネルは任意のチャンネルを指定することが可能です。
■設定方法
・NotionとSlackをYoomと連携してください。（マイアプリ連携）
・Notionの「ページが作成または更新されたら」というトリガーでNotionの該当のデータベースなどを設定してください。
・Slackの「Slackに通知」というオペレーションで、Notionから取得したページ情報をもとに、送信先のチャンネル、メッセージ内容を設定してください。
・設定が完了したら、Notionでページが作成または更新されると、フローボットが起動し、対応するSlackチャンネルに通知が送られます。
■注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・Slackの投稿先のチャンネルIDを任意の値に置き換えてご利用ください。
Notionのデータソースに情報が追加されたら、Google Chatに通知する
試してみる
■概要
Notionでタスク管理や情報共有を行う際、新規データが追加されるたびに手作業でGoogle Chatに通知するのは手間がかかり、通知漏れのリスクも伴います。重要な情報共有が遅れたり、抜け漏れが発生したりすると、業務に支障をきたすことも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Notionのデータソースに情報が追加されると、自動でGoogle Chatに通知が送信されるため、こうした情報共有の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionで管理している情報を、都度手作業でGoogle Chatに通知している方
- 手作業による通知で、連絡漏れや共有の遅延といったミスをなくしたいと考えている方
- チーム内の情報共有をより円滑にし、プロジェクトの進行をスムーズにしたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionのデータソースに情報が追加されると自動で通知されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を他の業務に充てることができます
- 手作業による通知漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとGoogle ChatをYoomと連携します
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、新規作成時のみ後続の処理へ進むように分岐させます。
- 続けて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーとなったページの情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「スペースにメッセージを送信」アクションを設定し、指定したスペースに通知メッセージを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Chatへの通知設定では、メッセージを送信するスペースを任意で指定することが可能です
- 通知するメッセージの本文は、固定のテキストを設定するだけでなく、トリガーで取得したNotionのページタイトルやプロパティ情報などを変数として埋め込み、動的に変更できます
■注意事項
- Notion、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Wixで特定のフォームが送信されたら、Notionにレコードを追加する
試してみる
■概要
Wixで作成したWebサイトのフォームから問い合わせや申し込みがあった際、その情報を手作業でNotionのデータベースに転記していませんか？この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや更新漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Wixのフォームが送信されると自動でNotionにレコードが追加されるため、手入力の手間をなくし、顧客情報や問い合わせ内容をスムーズに一元管理することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Wixのフォームで得た情報をNotionで管理しており、手入力の手間を省きたいWeb担当者の方
- WixとNotion間のデータ転記作業で発生する、入力ミスや情報更新の漏れを防ぎたい方
- Webサイトからのリード情報をNotionデータベースに集約し、管理を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Wixのフォームが送信されると自動でNotionにレコードが追加されるため、これまで手作業に費やしていた転記業務の時間を短縮することができます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、WixとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでWixを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のフォーム情報をもとに後続の処理を分岐させます。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、Wixフォームから取得した情報をNotionのデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Wixのトリガー設定では、Yoomが発行するWebhookURLをWixのフォームに登録してください。
- 分岐機能では、Wixのフォームから取得した情報をもとに「特定の回答があった場合のみ処理を実行する」といった条件を自由に設定できます。
- Notionにレコードを追加する際、Wixフォームのどの項目をNotionデータベースのどのフィールドに紐付けるか、任意で設定してください。
■注意事項
- Wix、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Notionデータベースにレコードが追加されたら、Confluenceでページを作成する
試してみる
■概要
Notionでタスクや議事録を管理し、その内容をConfluenceでドキュメントとしてまとめる際、手作業での転記に手間を感じていませんか？この作業は時間がかかる上、コピー＆ペーストによるミスや共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースにレコードが追加されるだけで、Confluenceに自動でページを作成できるため情報共有の迅速化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとConfluence間での情報転記作業を自動化し、業務を効率化したい方
- 手作業による情報共有の遅れや、ドキュメントの作成漏れを防ぎたいチームリーダーの方
- プロジェクトのドキュメント作成プロセスを標準化し、属人化を解消したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionにレコードを追加するだけでConfluenceのページが自動生成され、これまで手作業で行っていたドキュメント作成の時間を短縮できます。
- 情報のコピー＆ペースト作業がなくなることで、転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、ドキュメントの正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- NotionとConfluenceをYoomと連携します。
- トリガーでNotionの「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というトリガーアクションを設定し、自動化の起点としたいデータベースを指定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、取得した情報に基づいて後続の処理を分岐させるための条件を定めます。
- オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで取得したIDを元に、より詳細なレコード情報を取得します。
- オペレーションでConfluenceの「ページを作成」アクションを設定し、Notionから取得した情報を埋め込んでページを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、自動化の対象としたいデータソースを任意に設定してください。
- 分岐機能では、Notionのレコードから取得した情報をもとに、後続の処理を分岐させる条件を自由にカスタマイズできます。
- Confluenceでページを作成するアクションでは、タイトルや本文、親ページなどを任意に設定し、Notionから取得した値を埋め込むことが可能です。
■注意事項
- NotionとConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Notionのデータソースに情報が追加されたら、Chatworkに通知する
試してみる
■概要
Notionで管理しているタスクや議事録などの情報を、チームメンバーに都度手作業で共有していませんか？手動での情報共有は手間がかかるだけでなく、通知漏れやタイムラグが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Notionのデータソースに情報が追加・更新されると、自動でChatworkに必要な情報を通知できるため、こうした情報共有の課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionで更新した情報を、手作業でChatworkに連携している方
- チーム内の情報共有における伝達漏れや、対応の遅れをなくしたい方
- NotionとChatworkを活用し、プロジェクト管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionのデータソース更新をトリガーに、自動でChatworkへ通知が送信されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による通知の対応漏れや、関係者への共有忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとChatworkをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」を設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、取得した情報をもとに後続の処理を行う条件を指定します。
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、作成・更新されたページの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送る」を設定し、取得した情報を指定のルームに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、通知の対象としたいデータソースのIDを任意で設定してください。
- 分岐機能では、Notionから取得した情報（例：ページの特定のプロパティなど）を利用して、通知を送るかどうかの条件を自由に設定できます。
- Notionでレコードを取得する際には、検索のキーとなるIDなどを、固定値や前のステップで取得した情報を用いて設定することが可能です。
- Chatworkに送信するメッセージは、固定のテキストだけでなく、Notionから取得したページタイトルや更新者名などを組み合わせて、内容を自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Notion、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
NotionとYoomを連携して見積書作成を自動化することで、これまで手作業で行っていたNotionからの情報転記や書類作成の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、見積書作成にかかっていた時間を短縮し、営業活動などのコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：明細が複数ある見積書も作成できますか？
A：
はい、できます。
明細を複数登録するには、雛形を作成する際に{商品名2}、{数量2}、{単価2}、{金額2}というように項目を設定することで対応可能です。
Q：雛形はGoogle スプレッドシート以外も使えますか？
A：
はい、使用できます。
Google ドキュメント、Microsoft Excelも利用可能です。
Q：作成した見積書を上長が承認するフローは組めますか？
A：
はい、できます。
フローボットの追加したい箇所にある+をクリックし、「承認を依頼する」を選択して設定してください。
承認を依頼について詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
