■概要

Notionで案件管理をしているものの、見積書作成は手作業で行っており、手間や転記ミスに課題を感じていませんか。このワークフローは、見積書作成のような仕組みをノーコードで実現し、Notionで管理する案件情報をもとに、Google スプレッドシートのテンプレートから自動で見積書を作成します。手作業による見積書作成から解放され、より重要な業務に集中できる環境を整えます。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Notionで顧客や案件情報を管理しており、見積書作成を効率化したい営業担当者の方
• 見積書作成のような機能を、API開発なしで手軽に導入したいと考えている方
• 手作業による見積書の作成業務で発生する、転記ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方

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■このテンプレートを使うメリット

• Notionに案件ページが作成されると自動で見積書が発行されるため、これまで手作業で行っていた作成時間を短縮できます
• Notionのデータベース情報を直接参照して書類を作成するため、金額や宛名などの転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります

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■フローボットの流れ

1. はじめに、NotionとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理が実行されるようにします
4. 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、トリガーで取得したページのより詳細な情報を取得します
5. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」を設定し、Notionから取得した情報をもとに見積書を作成します
6. 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」を設定し、作成した見積書を任意の宛先に送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Notionのトリガー設定では、見積書作成の対象としたいデータベースのIDを任意で設定してください
• Google スプレッドシートで見積書を発行するアクションでは、ひな形となるスプレッドシートのファイルIDを任意で設定してください

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■注意事項

• Notion、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。