Microsoft Excelで見積書を発行してチャットツールに自動で送信・転送する
発行した見積書を使用しているチャットに通知してくれます。
そのため、チーム内での情報共有もスムーズになりますよ。
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見積書をMicrosoft Excelで作成していると、「毎回同じ情報を入力するのが面倒」「送付のたびにメールを作るのが手間」そんなふうに感じることはありませんか？
フォームで受け取った内容をExcelに転記し、見積書を作ってGmailで送る──。
この一連の流れをすべて手作業で行うのは、入力ミスや対応遅れの原因にもなりやすいです。
とはいえ、業務を自動化しようとしても「プログラミングが必要なのでは？」と不安になる方もいるかもしれません。
<span class="mark-yellow">そんなときに役立つのが、ノーコードツールのYoomです。</span>
Yoomなら、フォーム送信をきっかけに、Excelで見積書を自動作成し、そのままGmailで送信するフローを、専門知識なしで実現できます。
この記事では、見積書の自動作成を中心に、Microsoft Excelと他ツールを連携させて業務を効率化する方法をご紹介します。
作業を効率化し、見積対応にかかる負担を減らしたい方は、ぜひ参考にしてみてください。
YoomにはMicrosoft ExcelとGmailのテンプレートが用意されています！
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
いろいろな方法で、Microsoft Excelで見積書を自動で作成することができます。
その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにMicrosoft Excelの自動更新を体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
フォームの情報をMicrosoft Excelに反映して、見積書を発行後にメールを送ってくれます。
<span class="mark-yellow">今まで手作業で行っていた作業が全て自動化するため、業務効率に繋がります。</span>
発行した見積書を使用しているチャットに通知してくれます。
そのため、チーム内での情報共有もスムーズになりますよ。
発行した見積書を自動で指定したストレージサービスにアップロードしてくれます。
ファイルのアップロードや転記に手間を感じている方におすすめです。
それでは、さっそく実際にMicrosoft Excelで見積書を自動で作成するフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
<span class="mark-yellow">今回はMicrosoft Excelにコンタクトが登録されたら、Gmailにデータを連携するフローボットを作成していきます！</span>
作成の流れは大きく分けて以下です。
まずはじめにMicrosoft ExcelとGmailのマイアプリ登録を行います。
左側の「マイアプリ」から、右の「新規接続」をクリックしてください。
「新規接続」をクリック後、アプリ一覧から「Microsoft Excel」を検索してください。
次に、Microsoftアカウントにログインします。
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
まずはアドレスを入力してください。
パスワードを入力して、サインインしてください。
マイアプリに「Microsoft Excel」が出てきたら、登録完了です！
アプリの一覧から「Gmail」を検索します。
以下の画面が出てきたら「 Sign in with Google」をクリックしてください。
使用したいGoogleアカウントを選択しましょう。
パスワードを入力して、Googleアカウントにログインしてください。
マイアプリに「Gmail」が出てきたら、登録完了です！
ここからフローボットを作成していきます！
下記のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしましょう。
テンプレートがコピーできたら、以下の画面が出てきます。
「OK」をクリックして、次に進んで下さい。
まずはアプリトリガーの設定です。
「フォームに回答が送信されたら」をクリックしてください。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認して、次に進んで下さい。
次にAPI接続設定です。
トリガーの起動間隔は、プルダウンから選択してください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
また、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
フォームIDは、入力欄下の注意点を確認して、入力してください。
テストを行います。
以下のアウトプットをこの後の設定時に引用することで、Microsoft ExcelとGmailのデータ連携を実現していきます！
「保存する」をクリックして、次に進んで下さい。
次に「見積書を発行する」をクリックしてください。
続いて、書類の連携です。
連携するアカウント情報を確認したら、下にスクロールしてください。
雛形書類の連携を行いましょう。
ファイルの保存場所は、OneDriveとSharePointから選べます。
プルダウンから普段使用している方のツールを選んでください。
今回はOneDriveを選びました。
ドライブIDは候補から選んでください。
アイテムIDは、候補から選択してください。
対象のMicrosoft Excelのデータを選択しましょう。
続いて、発行書類です。
格納フォルダのIDは候補から選択してください。
発行書類を格納するフォルダを指定しましょう。
発行書類を出力した際のファイル名の設定です。
出力ファイル名は、以下の設定例を参考に入力してください。
「会社名」は取得したい値から選択してください。
設定が完了したら、次に進んで下さい。
続いて、置換条件の設定です。
雛形書類はこちらを参考に設定していきます。
置換対象の文字列（右）の項目と合う項目を置換後の文字列（左）に、アウトプットから選択してください。
以下画面を参考に、会社名、担当者名、メールアドレス、商品名（内容）の項目をそれぞれ入力してください。
テストを行います。
テストが成功したら、ダウンロードをして書類を確認してください。
発行書類にGoogleフォームのデータが反映されているか、確認しましょう。
確認したら「保存する」をクリックして次に進みます。
次に「メールを送る」をクリックしてください。
続いて、メールの設定です。
連携するアカウント情報を確認したら、下にスクロールしてください。
メールの内容を設定していきます。
Fromのメールアドレスを入力してください。
候補から選択してください。
Toは、発行書類の送り先です。
取得した値から、メールアドレスを選択してください。
件名は、設定例を参考に入力してください。
本文は、設定例を参考に入力してください。
会社名、担当者名、内容は取得した値から選択してください。
添付ファイルは、以下のように設定してください。
発行した書類が添付される設定です。
次に進んで下さい。
続いて、メール送信のテストです。
メールの内容を確認して、テストを行いましょう。
テストが成功したら、メールが届いているか確認してください。
メールを確認したら、「保存する」をクリックして、次に進みます。
以下の画面が出てきたら、「トリガーをON」をクリックしてください。
これで全ての設定が完了です！
Microsoft Excelで取得した情報をその他ツールに通知・転送することが可能です。また、他のツールの情報をMicrosoft Excelに追加したり更新することができます。
見積書の作成や送付にかかる手間は、日々の業務の中で積み重なりがちな課題のひとつです。
この記事で紹介したように、Yoomを使えば、フォームから受け取った情報をもとに、Microsoft Excelで見積書を作成し、Gmailで自動送信する流れをプログラミングの知識なしで簡単に構築できます。
繰り返しの作業を効率化することで、より重要な業務に集中しやすくなります。
まずは無料登録して、見積書業務の自動化を体験してみてください。
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