見積書をMicrosoft Excelで作成していると、「毎回同じ情報を入力するのが面倒」「送付のたびにメールを作るのが手間」そんなふうに感じることはありませんか？
フォームで受け取った内容をExcelに転記し、見積書を作ってGmailで送る──。
この一連の流れをすべて手作業で行うのは、入力ミスや対応遅れの原因にもなりやすいです。
とはいえ、業務を自動化しようとしても「プログラミングが必要なのでは？」と不安になる方もいるかもしれません。
そんなときに役立つのが、ノーコードツールのYoomです。
Yoomなら、フォーム送信をきっかけに、Excelで見積書を自動作成し、そのままGmailで送信するフローを、専門知識なしで実現できます。
この記事では、見積書の自動作成を中心に、Microsoft Excelと他ツールを連携させて業務を効率化する方法をご紹介します。
作業を効率化し、見積対応にかかる負担を減らしたい方は、ぜひ参考にしてみてください。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはMicrosoft ExcelとGmailのテンプレートが用意されています！
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
フォームで送信された情報をもとにMicrosoft Excelで見積書を発行し、Gmailで送付する
試してみる
■概要
フォームで受け付けた情報をもとに見積書を作成し、メールで送付する作業は、単純ですが手間がかかるのではないでしょうか。特に、手作業でのデータ転記は入力ミスも起こりやすく、担当者の負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの入力情報をトリガーに、Microsoft Excelでの見積書発行からGmailでの送付までを自動化することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで見積依頼を受け付け、手作業で対応している営業担当者の方
- Microsoft ExcelとGmailで見積書を作成・送付しており、業務を効率化したい方
- 見積書送付業務のミスを減らし、業務の属人化を防ぎたいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信から見積書作成、メール送付までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- フォームの情報を直接利用して見積書作成やメール送付を行うため、転記ミスや宛先間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft Excel、Googleフォーム、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、新しい回答が送信されたらフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、Googleフォームの回答内容をもとに、あらかじめ用意したテンプレートから見積書を作成するアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、作成した見積書を添付して指定の宛先にメールを送付するアクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Excelで見積書を作成するアクションでは、自社のフォーマットをテンプレートとして任意で設定することが可能です。
- Gmailでメールを送付するアクションでは、宛先、件名、本文を自由にカスタマイズでき、Googleフォームから取得した会社名などのデータを差し込めます。
- トリガーとなるGoogleフォームでは、見積書作成に必要な会社名や金額、品目といった項目を自由にカスタマイズして収集できます。
■注意事項
- Microsoft Excel、Googleフォーム、GmailそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Microsoft Excelで見積書を自動で作成する様々な方法
いろいろな方法で、Microsoft Excelで見積書を自動で作成することができます。
その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにMicrosoft Excelの自動更新を体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
フォームで送信された情報をもとにMicrosoft Excelで見積書を発行してメールに自動で送信・転送する
フォームの情報をMicrosoft Excelに反映して、見積書を発行後にメールを送ってくれます。
今まで手作業で行っていた作業が全て自動化するため、業務効率に繋がります。
フォームで送信された情報をもとにMicrosoft Excelで見積書を発行し、Gmailで送付する
試してみる
■概要
フォームで受け付けた情報をもとに見積書を作成し、メールで送付する作業は、単純ですが手間がかかるのではないでしょうか。特に、手作業でのデータ転記は入力ミスも起こりやすく、担当者の負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの入力情報をトリガーに、Microsoft Excelでの見積書発行からGmailでの送付までを自動化することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで見積依頼を受け付け、手作業で対応している営業担当者の方
- Microsoft ExcelとGmailで見積書を作成・送付しており、業務を効率化したい方
- 見積書送付業務のミスを減らし、業務の属人化を防ぎたいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信から見積書作成、メール送付までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- フォームの情報を直接利用して見積書作成やメール送付を行うため、転記ミスや宛先間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft Excel、Googleフォーム、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、新しい回答が送信されたらフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、Googleフォームの回答内容をもとに、あらかじめ用意したテンプレートから見積書を作成するアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、作成した見積書を添付して指定の宛先にメールを送付するアクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Excelで見積書を作成するアクションでは、自社のフォーマットをテンプレートとして任意で設定することが可能です。
- Gmailでメールを送付するアクションでは、宛先、件名、本文を自由にカスタマイズでき、Googleフォームから取得した会社名などのデータを差し込めます。
- トリガーとなるGoogleフォームでは、見積書作成に必要な会社名や金額、品目といった項目を自由にカスタマイズして収集できます。
■注意事項
- Microsoft Excel、Googleフォーム、GmailそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
フォームで送信された情報をもとにMicrosoft Excelで見積書を発行し、Outlookで送付する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた依頼をもとに、手作業でMicrosoft Excelに見積書情報を転記し、Outlookで送付する業務に手間を感じていませんか。この一連の作業は、入力ミスや送付漏れといったヒューマンエラーが発生しやすく、注意が必要な業務の一つです。このワークフローを活用すれば、フォームへの情報送信をきっかけに見積書の発行から送付までを自動化することができます。これによりこれらの作業の課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとMicrosoft Excelで見積書を作成し、手作業で送付している方
- 見積書の作成や送付業務における入力ミス、対応漏れを防止したいと考えている方
- 定型的な見積もり対応を自動化し、より重要な営業活動に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの入力内容が自動でMicrosoft Excelの見積書に反映され送付まで完了するため、手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記ミスや、メールの宛先、添付ファイルの間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft Excel、Googleフォーム、OutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、あらかじめ用意したテンプレートファイルをもとに見積書ファイルを作成するアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送信する」アクションを設定し、作成した見積書ファイルを添付して自動で送付します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームでは、見積書作成に必要な会社名や担当者名、品目、数量など、収集したい項目を任意で設定できます。
- Microsoft Excelでは、あらかじめ自社フォーマットの見積書テンプレートを用意し、フローボット内で参照するファイルとして任意で設定することが可能です。
- Outlookのメール送信設定では宛先や件名、本文を自由にカスタマイズでき、Googleフォームから取得した会社名や担当者名といった情報を変数として本文に自動で差し込めます。
■注意事項
- Microsoft Excel、Googleフォーム、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Microsoft Excelで見積書を発行してチャットツールに自動で送信・転送する
発行した見積書を使用しているチャットに通知してくれます。
そのため、チーム内での情報共有もスムーズになりますよ。
OneDriveに登録された画像をもとにMicrosoft Excelで見積書を発行し、Discordに通知する
試してみる
■概要
手書きのメモや受け取った画像から見積書を作成する際、手入力による転記作業に時間と手間がかかっていませんか。また、手作業が原因で入力ミスが発生することもあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、OneDriveに画像ファイルをアップロードするだけで、OCR機能が内容を読み取り、Microsoft Excelで見積書を自動発行してDiscordへ通知するため、一連の作業を自動化し、業務の正確性と速度の向上に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDrive上の画像をもとに、手作業でMicrosoft Excelへ情報入力している方
- 見積書作成からチームへの共有までの一連の流れを自動化し、効率化したい方
- 紙媒体や画像データの入力ミスをなくし、正確な書類作成を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへの画像登録を起点に見積書作成と通知が自動化され、手作業の時間を短縮します。
- OCRによるテキスト抽出と自動処理により、手入力による転記ミスや確認漏れなどの人為的ミスを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDrive、Microsoft Excel、DiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」を設定します。
- 続いて、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードした画像ファイルからテキスト情報を抽出します。
- さらに、オペレーションでMicrosoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定し、抽出した情報を用いて見積書を作成します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「ファイルを送信」を設定し、作成された見積書ファイルを指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガーでは、監視対象のドライブIDやフォルダID、フローの起動間隔を任意で設定してください。
- OneDriveのファイルダウンロードアクションでは、対象のドライブIDやダウンロードしたいファイルのアイテムIDを指定します。
- OCR機能では、ファイルの添付方法や抽出したい項目、使用するAI、言語を業務内容に応じて自由に設定することが可能です。
- Microsoft Excelでの書類発行では、使用するファイルのアイテムIDや保存先のフォルダID、出力ファイル名などを指定し、雛形の置換条件も設定します。
- Discordへのファイル送信では、通知先のチャンネルIDやメッセージ内容、ファイルの添付方法を任意で設定してください。
■注意事項
- Microsoft Excel、OneDrive、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Microsoft Excelで見積書を発行してストレージサービスに自動で保存する
発行した見積書を自動で指定したストレージサービスにアップロードしてくれます。
ファイルのアップロードや転記に手間を感じている方におすすめです。
フォームで送信された情報をもとにMicrosoft Excelで見積書を発行し、Google Driveに保存する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた依頼内容を、一件ずつMicrosoft Excelに転記して見積書を作成し、Google Driveへ保存する作業に手間を感じていませんか。この手作業は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスや保存漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されるだけで見積書の発行からGoogle Driveへの保存までを自動で完結でき、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで見積依頼を受け、手作業でMicrosoft Excelの見積書を作成している方
- 見積書作成における入力ミスや、Google Driveへの保存漏れなどの人的ミスをなくしたい方
- 定型的な見積書作成業務を効率化し、より重要な業務にリソースを集中させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信を起点に見積書発行と保存が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータの転記ミスやファイル名の命名規則の誤り、指定フォルダへの保存漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft Excel、Googleフォーム、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、新しい回答が送信されたらフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、フォームで受け付けた情報を元に見積書を発行するアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveを選択し、作成されたMicrosoft Excelの見積書ファイルを指定のフォルダに保存するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームでは、見積書作成に必要な会社名や担当者名、商品、数量といった収集項目を自由にカスタマイズすることが可能です。
- Microsoft Excelでは、自社のフォーマットに合わせた見積書のテンプレート内容や、金額を自動で算出するための計算式などを自由に設定できます。
- Google Driveでは、作成した見積書の保存先フォルダや、「【見積書】会社名_YYYYMMDD」といったファイル名を任意で設定することが可能です。
■注意事項
- Microsoft Excel、Googleフォーム、Google DriveそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
フォームで送信された情報をもとにMicrosoft Excelで見積書を発行し、DropBoxに保存する
試してみる
■概要
フォームに寄せられた回答をもとに、都度見積書を作成して特定の場所に保存する作業は、手間がかかる上に転記ミスなどの懸念もあるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、その情報をもとにMicrosoft Excelで見積書を自動で発行し、指定のDropboxフォルダへ保存までの一連の流れを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとMicrosoft Excelで見積書作成を行っている営業担当者の方
- 手作業による見積書作成とファイル保存に時間がかかり、非効率だと感じている方
- 見積書作成時の入力ミスや、ファイルの保存漏れなどのヒューマンエラーを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答から見積書作成、ファイル保存までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、金額や顧客情報の入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を反映した見積書を発行します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、発行した見積書ファイルを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、対象のフォームIDや、フローを起動する間隔を任意で設定してください。
- Microsoft Excelで書類を発行するアクションでは、使用する見積書テンプレートのファイルや保存先のフォルダ、出力するファイル名などを指定できます。また、フォームのどの回答をExcelのどの項目に反映させるか、といった置換条件も設定可能です。
- Dropboxにファイルをアップロードするアクションでは、保存先のフォルダパスやファイル名を任意で設定できます。
■注意事項
- Microsoft Excel、Googleフォーム、DropBoxそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Microsoft Excelで見積書を自動で作成するフローを作ってみよう ！
それでは、さっそく実際にMicrosoft Excelで見積書を自動で作成するフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はMicrosoft Excelにコンタクトが登録されたら、Gmailにデータを連携するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- Microsoft ExcelとGmailをマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- トリガー設定およびアクション設定
- トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フォームで送信された情報をもとにMicrosoft Excelで見積書を発行し、Gmailで送付する
試してみる
■概要
フォームで受け付けた情報をもとに見積書を作成し、メールで送付する作業は、単純ですが手間がかかるのではないでしょうか。特に、手作業でのデータ転記は入力ミスも起こりやすく、担当者の負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの入力情報をトリガーに、Microsoft Excelでの見積書発行からGmailでの送付までを自動化することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで見積依頼を受け付け、手作業で対応している営業担当者の方
- Microsoft ExcelとGmailで見積書を作成・送付しており、業務を効率化したい方
- 見積書送付業務のミスを減らし、業務の属人化を防ぎたいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信から見積書作成、メール送付までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- フォームの情報を直接利用して見積書作成やメール送付を行うため、転記ミスや宛先間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft Excel、Googleフォーム、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、新しい回答が送信されたらフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、Googleフォームの回答内容をもとに、あらかじめ用意したテンプレートから見積書を作成するアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、作成した見積書を添付して指定の宛先にメールを送付するアクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Excelで見積書を作成するアクションでは、自社のフォーマットをテンプレートとして任意で設定することが可能です。
- Gmailでメールを送付するアクションでは、宛先、件名、本文を自由にカスタマイズでき、Googleフォームから取得した会社名などのデータを差し込めます。
- トリガーとなるGoogleフォームでは、見積書作成に必要な会社名や金額、品目といった項目を自由にカスタマイズして収集できます。
■注意事項
- Microsoft Excel、Googleフォーム、GmailそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ1：マイアプリ登録
まずはじめにMicrosoft ExcelとGmailのマイアプリ登録を行います。
左側の「マイアプリ」から、右の「新規接続」をクリックしてください。
Microsoft Excelのマイアプリ登録
「新規接続」をクリック後、アプリ一覧から「Microsoft Excel」を検索してください。
次に、Microsoftアカウントにログインします。
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
まずはアドレスを入力してください。
パスワードを入力して、サインインしてください。
マイアプリに「Microsoft Excel」が出てきたら、登録完了です！
Gmailのマイアプリ登録
アプリの一覧から「Gmail」を検索します。
以下の画面が出てきたら「 Sign in with Google」をクリックしてください。
使用したいGoogleアカウントを選択しましょう。
パスワードを入力して、Googleアカウントにログインしてください。
マイアプリに「Gmail」が出てきたら、登録完了です！
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここからフローボットを作成していきます！
下記のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしましょう。
フォームで送信された情報をもとにMicrosoft Excelで見積書を発行し、Gmailで送付する
試してみる
■概要
フォームで受け付けた情報をもとに見積書を作成し、メールで送付する作業は、単純ですが手間がかかるのではないでしょうか。特に、手作業でのデータ転記は入力ミスも起こりやすく、担当者の負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの入力情報をトリガーに、Microsoft Excelでの見積書発行からGmailでの送付までを自動化することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで見積依頼を受け付け、手作業で対応している営業担当者の方
- Microsoft ExcelとGmailで見積書を作成・送付しており、業務を効率化したい方
- 見積書送付業務のミスを減らし、業務の属人化を防ぎたいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信から見積書作成、メール送付までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- フォームの情報を直接利用して見積書作成やメール送付を行うため、転記ミスや宛先間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft Excel、Googleフォーム、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、新しい回答が送信されたらフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、Googleフォームの回答内容をもとに、あらかじめ用意したテンプレートから見積書を作成するアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、作成した見積書を添付して指定の宛先にメールを送付するアクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Excelで見積書を作成するアクションでは、自社のフォーマットをテンプレートとして任意で設定することが可能です。
- Gmailでメールを送付するアクションでは、宛先、件名、本文を自由にカスタマイズでき、Googleフォームから取得した会社名などのデータを差し込めます。
- トリガーとなるGoogleフォームでは、見積書作成に必要な会社名や金額、品目といった項目を自由にカスタマイズして収集できます。
■注意事項
- Microsoft Excel、Googleフォーム、GmailそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
テンプレートがコピーできたら、以下の画面が出てきます。
「OK」をクリックして、次に進んで下さい。
ステップ3：アプリトリガーの設定
まずはアプリトリガーの設定です。
「フォームに回答が送信されたら」をクリックしてください。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認して、次に進んで下さい。
次にAPI接続設定です。
トリガーの起動間隔は、プルダウンから選択してください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
また、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
フォームIDは、入力欄下の注意点を確認して、入力してください。
テストを行います。
以下のアウトプットをこの後の設定時に引用することで、Microsoft ExcelとGmailのデータ連携を実現していきます！
「保存する」をクリックして、次に進んで下さい。
ステップ4：見積書を発行する
次に「見積書を発行する」をクリックしてください。
続いて、書類の連携です。
連携するアカウント情報を確認したら、下にスクロールしてください。
雛形書類の連携を行いましょう。
ファイルの保存場所は、OneDriveとSharePointから選べます。
プルダウンから普段使用している方のツールを選んでください。
今回はOneDriveを選びました。
ドライブIDは候補から選んでください。
アイテムIDは、候補から選択してください。
対象のMicrosoft Excelのデータを選択しましょう。
続いて、発行書類です。
格納フォルダのIDは候補から選択してください。
発行書類を格納するフォルダを指定しましょう。
発行書類を出力した際のファイル名の設定です。
出力ファイル名は、以下の設定例を参考に入力してください。
「会社名」は取得したい値から選択してください。
設定が完了したら、次に進んで下さい。
続いて、置換条件の設定です。
雛形書類はこちらを参考に設定していきます。
置換対象の文字列（右）の項目と合う項目を置換後の文字列（左）に、アウトプットから選択してください。
以下画面を参考に、会社名、担当者名、メールアドレス、商品名（内容）の項目をそれぞれ入力してください。
テストを行います。
テストが成功したら、ダウンロードをして書類を確認してください。
発行書類にGoogleフォームのデータが反映されているか、確認しましょう。
確認したら「保存する」をクリックして次に進みます。
ステップ5：メールを送る
次に「メールを送る」をクリックしてください。
続いて、メールの設定です。
連携するアカウント情報を確認したら、下にスクロールしてください。
メールの内容を設定していきます。
Fromのメールアドレスを入力してください。
候補から選択してください。
Toは、発行書類の送り先です。
取得した値から、メールアドレスを選択してください。
件名は、設定例を参考に入力してください。
本文は、設定例を参考に入力してください。
会社名、担当者名、内容は取得した値から選択してください。
添付ファイルは、以下のように設定してください。
発行した書類が添付される設定です。
次に進んで下さい。
続いて、メール送信のテストです。
メールの内容を確認して、テストを行いましょう。
テストが成功したら、メールが届いているか確認してください。
メールを確認したら、「保存する」をクリックして、次に進みます。
ステップ6：フローボットの自動化確認
以下の画面が出てきたら、「トリガーをON」をクリックしてください。
これで全ての設定が完了です！
Microsoft Excelを使用した便利な自動化例
Microsoft Excelで取得した情報をその他ツールに通知・転送することが可能です。また、他のツールの情報をMicrosoft Excelに追加したり更新することができます。
Gmailで特定のラベルのメールを受信したら、Microsoft Excelに保存する
試してみる
■概要
Gmailで受け取るアンケートの回答などを、手作業でMicrosoft Excelに転記する業務に手間を感じていませんか。一つひとつコピー＆ペーストを行う作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、内容を自動でMicrosoft Excelに格納できるため、こうした定型業務を効率化し、データの正確性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取るアンケート結果の集計に時間を要しているマーケティング担当者の方
- Microsoft Excelへのデータ入力を手作業で行っており、ミスや手間を削減したいと考えている方
- 定期的なデータ集計業務を自動化し、より重要な分析業務に時間を割きたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでアンケートメールを受信するたびに自動でMicrosoft Excelへ内容が格納されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストが不要になることで、入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションでメール本文から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelのアクションを設定し、抽出したデータを指定のファイル・シートに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、どのラベルが付いたメールを検知の対象にするか任意で設定してください。
- AI機能の設定では、受信したメール本文のどのテキストを対象に、どの項目（氏名、回答内容など）を抽出するかを具体的に指定できます。
- Microsoft Excelでデータを追加するアクションを設定する際に、格納先のファイルやシート名、どの列にどのデータを入力するかを任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Notionにタスクが登録されたら、Microsoft Excelのシートにも追加
試してみる
■概要
Notionでタスク管理をしつつ、進捗状況などをMicrosoft Excelで別途管理している場合、二重入力の手間や転記ミスが発生しがちです。特に、複数のプロジェクトが同時に進行すると、情報の同期が追いつかなくなることも少なくありません。
このワークフローを活用すれば、Notionに新しいタスクが登録されると、自動でMicrosoft Excelにも情報が追加されるため、手作業による運用の手間やミスを解消し、スムーズな情報連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとMicrosoft Excelを併用してタスク管理を行っている方
- 手作業でのデータ転記に時間がかかり、入力漏れなどのミスに課題を感じている方
- チーム内の情報共有をより効率化し、プロジェクト管理の精度を高めたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionにタスクを登録するだけでMicrosoft Excelにも自動で同期されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」を設定します。
- 続けて、オペレーションで分岐機能を設定し、新規ページの場合のみ処理を実行できるようにします。
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、トリガーで発火したタスクの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」を設定し、取得した情報を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、連携の起点としたいデータベースを任意で選択してください。
- Microsoft Excelへのレコード追加アクションでは、連携先のファイルやシートを任意で指定できます。また、追加する内容は、Notionから取得した情報を反映させるだけでなく、固定のテキストを組み合わせるなど自由に設定が可能です。
■注意事項
- Notion、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携させてください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定については、「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
Salesforceの商談情報が登録されたらMicrosoft Excelに情報を追加する
試してみる
◼️概要
Salesforceの商談オブジェクトにレコードが登録されたらMicrosoft Excelに自動的に商談情報を追加するフローボットです。
Salesforceに商談情報が追加されたら、その商談に紐づく取引先を検索し、Microsoft Excelのシートに情報を自動で書き込みます。
エクセルオンラインで商談情報を管理するシートを用意してご利用ください。
◼️注意事項
・Salesforceに商談情報が登録されてから、5~15分後にGoogleカレンダーに予定が登録されます。
・Salesforce、Microsoft ExcelそれぞれとYoomの連携設定が必要です。
・エクセルオンラインでご利用いただけます。（ローカルファイルでは利用できません。）
・Yoomのチームプラン以上でご利用いただけます。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookにメールが届いたら、Microsoft Excelにレコードを追加する
試してみる
■概要
Outlookに新しいメールが届いたら、Microsoft Excelにレコードを追加するフローです。
OutlookとMicrosoft Excelを連携することで、手動でメールの受信した内容をMicrosoft Excelに追加する必要がなく、最新情報の把握や共有の抜け漏れ防止を実現することができます。
■注意事項
・Outlook、Microsoft ExcelそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
指定日時にMicrosoft Excelから予算を取得してMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
毎月、特定の日にMicrosoft Excelから最新の予算データを取得し、Microsoft Teamsに報告する作業に手間がかかっていませんか？手作業による転記では、報告忘れや数値の間違いといったミスが発生するリスクもあります。このワークフローを活用すれば、指定した日時に自動でMicrosoft Excelから情報を取得しMicrosoft Teamsへ通知できるため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Excelでの予算管理とMicrosoft Teamsでの報告を定常的に行っている方
- 手作業でのデータ転記や報告に手間を感じ、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
- 定期的な報告業務を自動化し、より重要な分析や戦略立案に時間を使いたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時に自動で通知が実行されるため、これまで手作業で行っていた定期報告業務の時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力ミスや報告漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、フローボットを起動したい日時を設定します。
- 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを取得する」アクションで通知したい予算情報が記載されたファイルやシートを指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションで、取得した予算情報を指定のチャネルに送信するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、実行する日時（毎月、毎週など）や時間を任意で設定可能です。
- Microsoft Excelからレコードを取得する際に、対象となるファイルのIDやシート名、データを取得するテーブルの範囲を任意で指定できます。
- Microsoft Teamsへの通知では、送信先のチームやチャネルを自由に設定できます。また、メッセージ本文に固定のテキストを入れたり、Microsoft Excelから取得した予算データを変数として埋め込んだりすることも可能です。
■注意事項
・Microsoft Excel、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
終わりに
見積書の作成や送付にかかる手間は、日々の業務の中で積み重なりがちな課題のひとつです。
この記事で紹介したように、Yoomを使えば、フォームから受け取った情報をもとに、Microsoft Excelで見積書を作成し、Gmailで自動送信する流れをプログラミングの知識なしで簡単に構築できます。
繰り返しの作業を効率化することで、より重要な業務に集中しやすくなります。
まずは無料登録して、見積書業務の自動化を体験してみてください。
