フォームで送信された情報をもとにMicrosoft Excelで見積書を発行し、DropBoxに保存する

■概要

フォームに寄せられた回答をもとに、都度見積書を作成して特定の場所に保存する作業は、手間がかかる上に転記ミスなどの懸念もあるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、その情報をもとにMicrosoft Excelで見積書を自動で発行し、指定のDropboxフォルダへ保存までの一連の流れを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームとMicrosoft Excelで見積書作成を行っている営業担当者の方
• 手作業による見積書作成とファイル保存に時間がかかり、非効率だと感じている方
• 見積書作成時の入力ミスや、ファイルの保存漏れなどのヒューマンエラーを防止したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答から見積書作成、ファイル保存までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
• 手作業によるデータ転記が不要になるため、金額や顧客情報の入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft ExcelとDropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を反映した見積書を発行します。
4. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、発行した見積書ファイルを指定のフォルダに保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、対象のフォームIDや、フローを起動する間隔を任意で設定してください。
• Microsoft Excelで書類を発行するアクションでは、使用する見積書テンプレートのファイルや保存先のフォルダ、出力するファイル名などを指定できます。また、フォームのどの回答をExcelのどの項目に反映させるか、といった置換条件も設定可能です。
• Dropboxにファイルをアップロードするアクションでは、保存先のフォルダパスやファイル名を任意で設定できます。

■注意事項

• Microsoft Excel、Googleフォーム、DropBoxそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。