フォームで送信された情報をもとにMicrosoft Excelで見積書を発行し、Outlookで送付する

■概要

Googleフォームで受け付けた依頼をもとに、手作業でMicrosoft Excelに見積書情報を転記し、Outlookで送付する業務に手間を感じていませんか。この一連の作業は、入力ミスや送付漏れといったヒューマンエラーが発生しやすく、注意が必要な業務の一つです。このワークフローを活用すれば、フォームへの情報送信をきっかけに見積書の発行から送付までを自動化することができます。これによりこれらの作業の課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームとMicrosoft Excelで見積書を作成し、手作業で送付している方
• 見積書の作成や送付業務における入力ミス、対応漏れを防止したいと考えている方
• 定型的な見積もり対応を自動化し、より重要な営業活動に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの入力内容が自動でMicrosoft Excelの見積書に反映され送付まで完了するため、手作業で行っていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータの転記ミスや、メールの宛先、添付ファイルの間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft Excel、Googleフォーム、OutlookをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、あらかじめ用意したテンプレートファイルをもとに見積書ファイルを作成するアクションを設定します
4. 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送信する」アクションを設定し、作成した見積書ファイルを添付して自動で送付します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームでは、見積書作成に必要な会社名や担当者名、品目、数量など、収集したい項目を任意で設定できます。
• Microsoft Excelでは、あらかじめ自社フォーマットの見積書テンプレートを用意し、フローボット内で参照するファイルとして任意で設定することが可能です。
• Outlookのメール送信設定では宛先や件名、本文を自由にカスタマイズでき、Googleフォームから取得した会社名や担当者名といった情報を変数として本文に自動で差し込めます。

■注意事項

• Microsoft Excel、Googleフォーム、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。