フォームで送信された情報をもとにMicrosoft Excelで見積書を発行し、Google Driveに保存する

■概要

Googleフォームで受け付けた依頼内容を、一件ずつMicrosoft Excelに転記して見積書を作成し、Google Driveへ保存する作業に手間を感じていませんか。この手作業は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスや保存漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されるだけで見積書の発行からGoogle Driveへの保存までを自動で完結でき、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで見積依頼を受け、手作業でMicrosoft Excelの見積書を作成している方
• 見積書作成における入力ミスや、Google Driveへの保存漏れなどの人的ミスをなくしたい方
• 定型的な見積書作成業務を効率化し、より重要な業務にリソースを集中させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信を起点に見積書発行と保存が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるデータの転記ミスやファイル名の命名規則の誤り、指定フォルダへの保存漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft Excel、Googleフォーム、Google DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、新しい回答が送信されたらフローが起動するように設定します。
3. 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、フォームで受け付けた情報を元に見積書を発行するアクションを設定します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Driveを選択し、作成されたMicrosoft Excelの見積書ファイルを指定のフォルダに保存するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームでは、見積書作成に必要な会社名や担当者名、商品、数量といった収集項目を自由にカスタマイズすることが可能です。
• Microsoft Excelでは、自社のフォーマットに合わせた見積書のテンプレート内容や、金額を自動で算出するための計算式などを自由に設定できます。
• Google Driveでは、作成した見積書の保存先フォルダや、「【見積書】会社名_YYYYMMDD」といったファイル名を任意で設定することが可能です。

■注意事項

• ‍‍Microsoft Excel、Googleフォーム、Google DriveそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。