フォームで送信された情報をもとにMicrosoft Excelで見積書を発行し、Gmailで送付する

■概要

フォームで受け付けた情報をもとに見積書を作成し、メールで送付する作業は、単純ですが手間がかかるのではないでしょうか。特に、手作業でのデータ転記は入力ミスも起こりやすく、担当者の負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの入力情報をトリガーに、Microsoft Excelでの見積書発行からGmailでの送付までを自動化することができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで見積依頼を受け付け、手作業で対応している営業担当者の方
• Microsoft ExcelとGmailで見積書を作成・送付しており、業務を効率化したい方
• 見積書送付業務のミスを減らし、業務の属人化を防ぎたいと考えているマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信から見積書作成、メール送付までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• フォームの情報を直接利用して見積書作成やメール送付を行うため、転記ミスや宛先間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft Excel、Googleフォーム、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、新しい回答が送信されたらフローが起動するように設定します。
3. 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、Googleフォームの回答内容をもとに、あらかじめ用意したテンプレートから見積書を作成するアクションを設定します。
4. 最後に、オペレーションでGmailを選択し、作成した見積書を添付して指定の宛先にメールを送付するアクションを設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Excelで見積書を作成するアクションでは、自社のフォーマットをテンプレートとして任意で設定することが可能です。
• Gmailでメールを送付するアクションでは、宛先、件名、本文を自由にカスタマイズでき、Googleフォームから取得した会社名などのデータを差し込めます。
• トリガーとなるGoogleフォームでは、見積書作成に必要な会社名や金額、品目といった項目を自由にカスタマイズして収集できます。

■注意事項

• Microsoft Excel、Googleフォーム、GmailそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。