OneDriveに登録された画像をもとにMicrosoft Excelで見積書を発行し、Discordに通知する

■概要

手書きのメモや受け取った画像から見積書を作成する際、手入力による転記作業に時間と手間がかかっていませんか。また、手作業が原因で入力ミスが発生することもあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、OneDriveに画像ファイルをアップロードするだけで、OCR機能が内容を読み取り、Microsoft Excelで見積書を自動発行してDiscordへ通知するため、一連の作業を自動化し、業務の正確性と速度の向上に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• OneDrive上の画像をもとに、手作業でMicrosoft Excelへ情報入力している方
• 見積書作成からチームへの共有までの一連の流れを自動化し、効率化したい方
• 紙媒体や画像データの入力ミスをなくし、正確な書類作成を実現したい方

■このテンプレートを使うメリット

• OneDriveへの画像登録を起点に見積書作成と通知が自動化され、手作業の時間を短縮します。
• OCRによるテキスト抽出と自動処理により、手入力による転記ミスや確認漏れなどの人為的ミスを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDrive、Microsoft Excel、DiscordをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」を設定します。
3. 続いて、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードした画像ファイルからテキスト情報を抽出します。
5. さらに、オペレーションでMicrosoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定し、抽出した情報を用いて見積書を作成します。
6. 最後に、オペレーションでDiscordの「ファイルを送信」を設定し、作成された見積書ファイルを指定のチャンネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OneDriveのトリガーでは、監視対象のドライブIDやフォルダID、フローの起動間隔を任意で設定してください。
• OneDriveのファイルダウンロードアクションでは、対象のドライブIDやダウンロードしたいファイルのアイテムIDを指定します。
• OCR機能では、ファイルの添付方法や抽出したい項目、使用するAI、言語を業務内容に応じて自由に設定することが可能です。
• Microsoft Excelでの書類発行では、使用するファイルのアイテムIDや保存先のフォルダID、出力ファイル名などを指定し、雛形の置換条件も設定します。
• Discordへのファイル送信では、通知先のチャンネルIDやメッセージ内容、ファイルの添付方法を任意で設定してください。

■注意事項

• Microsoft Excel、OneDrive、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。