【ノーコードで実現】Salesforceの商談情報から見積書を自動作成する方法

「Salesforceの商談情報は最新なのに、見積書の情報が古くて出し直しになった…」
「見積書を作るために、Salesforceから情報を何度もコピー＆ペーストするのが面倒…」

このように、Salesforceを活用した営業活動中、見積書作成のプロセスに課題を感じていませんか？
手作業での情報転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなりかねません。

もし、Salesforceに新しい商談情報が登録されたら、そのデータを基に見積書が自動で作成・更新される仕組みがあれば、こうした日々の煩わしい作業から解放されることも可能です！

そのうえ、営業担当者は顧客への提案や関係構築といった、より本質的な業務に集中できる貴重な時間を確保できます！

今回ご紹介する自動例はプログラミングの知識がなくても簡単にでき、日々の業務負担を軽減できるので、ぜひこの機会に導入して見積書作成業務をもっとスムーズにしましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはSalesforceのデータと連携して見積書を自動作成するテンプレートが用意されています。

「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

Salesforceで商談オブジェクトが登録されたら、見積書を作成してレコードと紐付ける

試してみる

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■概要
Salesforceでの見積書作成業務において、商談情報を手作業で転記し、作成した書類を都度アップロードする作業は手間がかかるだけでなく、ミスも発生しがちです。このワークフローは、Salesforceでの見積書作成プロセスを自動化するものであり、新しい商談が登録されるとGoogle スプレッドシートのテンプレートから見積書を自動で生成し、該当のレコードへ紐付けまで行います。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceでの見積書作成に時間がかかり、効率化したいと考えている営業担当者の方
・書類作成時の手作業による転記ミスや、レコードへの紐付け漏れを防ぎたい管理者の方
・Salesforceを活用した見積書生成の仕組みを構築したい方

■注意事項
・Salesforce、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

詳細を見る 試してみる

Salesforceの商談情報から見積書を自動作成するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Salesforceで商談オブジェクトが登録された際に、その情報から見積書を自動で作成し、該当のレコードに紐付けるフローを解説していきます！

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：Salesforce

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Salesforceのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Salesforceのトリガー設定と各アクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

Salesforceで商談オブジェクトが登録されたら、見積書を作成してレコードと紐付ける

試してみる

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■概要
Salesforceでの見積書作成業務において、商談情報を手作業で転記し、作成した書類を都度アップロードする作業は手間がかかるだけでなく、ミスも発生しがちです。このワークフローは、Salesforceでの見積書作成プロセスを自動化するものであり、新しい商談が登録されるとGoogle スプレッドシートのテンプレートから見積書を自動で生成し、該当のレコードへ紐付けまで行います。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceでの見積書作成に時間がかかり、効率化したいと考えている営業担当者の方
・書類作成時の手作業による転記ミスや、レコードへの紐付け漏れを防ぎたい管理者の方
・Salesforceを活用した見積書生成の仕組みを構築したい方

■注意事項
・Salesforce、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

詳細を見る 試してみる

ステップ1：SalesforceとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携

それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
※事前にYoomと使用するアプリにログインしてください。

Salesforceをマイアプリ連携

• Salesforceは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
  有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、普段は制限されているSalesforceも問題なくお試しいただけます。ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね。

以下の手順をご参照ください。

Google スプレッドシートをマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。

事前準備

1 Google Driveにフォルダを作成する
今回作成する見積書はレコードと紐付けるだけではなく、Google Driveにも保存します。
事前にGoogle Driveに見積書を保存するためのフォルダを作成しておきましょう。

2 Google スプレッドシートを利用して雛形ファイルを作成する
今回作成する見積書は雛形ファイルをもとに作成を行います。
テンプレートを利用する前に雛形ファイルを作成しておきましょう。
雛形ファイルについては以下のリンク先をご覧ください。

• 「書類を発行する」の設定方法

今回は以下のファイルを作成しました。

ステップ2：該当のテンプレートをコピー

以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。

Salesforceで商談オブジェクトが登録されたら、見積書を作成してレコードと紐付ける

試してみる

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■概要
Salesforceでの見積書作成業務において、商談情報を手作業で転記し、作成した書類を都度アップロードする作業は手間がかかるだけでなく、ミスも発生しがちです。このワークフローは、Salesforceでの見積書作成プロセスを自動化するものであり、新しい商談が登録されるとGoogle スプレッドシートのテンプレートから見積書を自動で生成し、該当のレコードへ紐付けまで行います。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceでの見積書作成に時間がかかり、効率化したいと考えている営業担当者の方
・書類作成時の手作業による転記ミスや、レコードへの紐付け漏れを防ぎたい管理者の方
・Salesforceを活用した見積書生成の仕組みを構築したい方

■注意事項
・Salesforce、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

詳細を見る 試してみる

テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。

ステップ3：Salesforceの商談オブジェクトに新規レコードが登録された際の設定

商談オブジェクトに新規レコードが登録されたらをクリックします。

連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。

トリガーの起動間隔を設定します。

• トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
  ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
  なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

Salesforceの画面に移動し、商談オブジェクトに新規レコードを登録します。
今回ご紹介するテンプレートは、Salesforceの商談オブジェクトに新規レコードが登録されたら起動します。
そのため、実際にテストを行うには商談オブジェクトに新規レコードを登録する必要があるのです。
新規レコードが登録できたら、私のドメインからドメインをコピーしておきましょう。（何度も使用しますのでどこかに保存しておくことをおすすめします）
※私のドメイン取得方法はYoom画面のマイドメインURLの注釈をご確認ください。

Yoomの画面に戻り、マイドメインURLを入力します。
入力できたらテストをクリックしましょう。

テストに成功するとテスト成功画面が表示され、取得した値が表示されます。
取得した値は実行した結果が設定される動的な値として利用できるため、このあとの設定でも使用します。
詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。

• 取得した値について

確認できたら忘れずに完了をクリックしましょう。

ステップ4：Salesforceの取引先オブジェクトのレコードを取得する設定

取引先オブジェクトのレコードを取得をクリックします。

連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
ステップ3と同じアカウントになっていることを確認したら次へをクリックしてください。

ステップ3と同じマイドメインURLを設定します。
また、取引先IDには取得した値が設定されています。
項目名だけではなく値が設定されていることを確認しましょう。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
確認できたらテストをクリックします。

テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。

ステップ5：Google スプレッドシートを利用して書類を発行する設定

書類を発行するをクリックします。

連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へ進みます。

スプレッドシートのファイルIDを設定します。
入力欄をクリックし、表示された候補の中から事前準備で用意した雛形を選択してください。

格納先のGoogle DriveフォルダIDを設定します。
入力欄をクリックし、表示された候補の中から事前準備で用意したフォルダを設定してください。

出力ファイル名を設定します。
ファイル名は自由に設定できます。
以下のように取得した値の設定や直接入力も可能です。
※直接入力する場合は固定値となり、このテンプレートを通して作成される全ての書類名に反映されますのでご注意ください。

ここまで設定できたら次へをクリックします。

置換対象の文字列と置換後の文字列が表示されます。
雛形に準備した項目名が表示されない場合は右上にある置換条件を再取得をクリックしてください。