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「Salesforceの商談情報は最新なのに、見積書の情報が古くて出し直しになった…」
「見積書を作るために、Salesforceから情報を何度もコピー＆ペーストするのが面倒…」
このように、Salesforceを活用した営業活動中、見積書作成のプロセスに課題を感じていませんか？
手作業での情報転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなりかねません。
もし、Salesforceに新しい商談情報が登録されたら、そのデータを基に見積書が自動で作成・更新される仕組みがあれば、こうした日々の煩わしい作業から解放されることも可能です！
そのうえ、営業担当者は顧客への提案や関係構築といった、より本質的な業務に集中できる貴重な時間を確保できます！
今回ご紹介する自動例はプログラミングの知識がなくても簡単にでき、日々の業務負担を軽減できるので、ぜひこの機会に導入して見積書作成業務をもっとスムーズにしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはSalesforceのデータと連携して見積書を自動作成するテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Salesforceの商談情報から見積書を自動作成するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Salesforceで商談オブジェクトが登録された際に、その情報から見積書を自動で作成し、該当のレコードに紐付けるフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Salesforce
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ステップ1：SalesforceとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
※事前にYoomと使用するアプリにログインしてください。
Salesforceをマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
Google スプレッドシートをマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
事前準備
1 Google Driveにフォルダを作成する
今回作成する見積書はレコードと紐付けるだけではなく、Google Driveにも保存します。
事前にGoogle Driveに見積書を保存するためのフォルダを作成しておきましょう。
2 Google スプレッドシートを利用して雛形ファイルを作成する
今回作成する見積書は雛形ファイルをもとに作成を行います。
テンプレートを利用する前に雛形ファイルを作成しておきましょう。
雛形ファイルについては以下のリンク先をご覧ください。
今回は以下のファイルを作成しました。
ステップ2：該当のテンプレートをコピー
以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
ステップ3：Salesforceの商談オブジェクトに新規レコードが登録された際の設定
商談オブジェクトに新規レコードが登録されたらをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
トリガーの起動間隔を設定します。
Salesforceの画面に移動し、商談オブジェクトに新規レコードを登録します。
今回ご紹介するテンプレートは、Salesforceの商談オブジェクトに新規レコードが登録されたら起動します。
そのため、実際にテストを行うには商談オブジェクトに新規レコードを登録する必要があるのです。
新規レコードが登録できたら、私のドメインからドメインをコピーしておきましょう。（何度も使用しますのでどこかに保存しておくことをおすすめします）
※私のドメイン取得方法はYoom画面のマイドメインURLの注釈をご確認ください。
Yoomの画面に戻り、マイドメインURLを入力します。
入力できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、取得した値が表示されます。
取得した値は実行した結果が設定される動的な値として利用できるため、このあとの設定でも使用します。
詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
確認できたら忘れずに完了をクリックしましょう。
ステップ4：Salesforceの取引先オブジェクトのレコードを取得する設定
取引先オブジェクトのレコードを取得をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
ステップ3と同じアカウントになっていることを確認したら次へをクリックしてください。
ステップ3と同じマイドメインURLを設定します。
また、取引先IDには取得した値が設定されています。
項目名だけではなく値が設定されていることを確認しましょう。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
確認できたらテストをクリックします。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
ステップ5：Google スプレッドシートを利用して書類を発行する設定
書類を発行するをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へ進みます。
スプレッドシートのファイルIDを設定します。
入力欄をクリックし、表示された候補の中から事前準備で用意した雛形を選択してください。
格納先のGoogle DriveフォルダIDを設定します。
入力欄をクリックし、表示された候補の中から事前準備で用意したフォルダを設定してください。
出力ファイル名を設定します。
ファイル名は自由に設定できます。
以下のように取得した値の設定や直接入力も可能です。
※直接入力する場合は固定値となり、このテンプレートを通して作成される全ての書類名に反映されますのでご注意ください。
ここまで設定できたら次へをクリックします。
置換対象の文字列と置換後の文字列が表示されます。
雛形に準備した項目名が表示されない場合は右上にある置換条件を再取得をクリックしてください。
置換条件を再取得をクリックすると、雛形に設定した項目名が表示されます。
それぞれの項目に取得した値を設定してください。
また、以下のように日付タブを選択することで今日の日付を利用することもできます。
全ての項目を設定できたらテストをクリックしましょう。
※テストをクリックすることで実際に書類が作成されます。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
また、実際に指定したGoogle Drive内にファイルが保存されていますので確認してください。
ステップ6：Salesforceのレコードと紐付けるファイルをアップロードする設定
レコードと紐付けファイルをアップロードをクリックします。
連携するアカウント情報がステップ3と同じアカウントになっていることを確認したら次へをクリックしてください。
ステップ3と同じマイドメインURLを設定します。
次に、ファイル名、ファイルの添付方法、ファイルを確認します。
ファイル名はデフォルトで取得した値が設定されています。
項目名だけではなく値が入っていることを確認してください。
ファイルの添付方法、ファイルは設定されています。
取得した値を使用、発行した書類となっていることを確認したらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
ステップ7：SalesforceにアップロードしたファイルのコンテンツIDを取得する設定
アップロードしたファイルのコンテンツIDを取得をクリックします。
連携するアカウント情報がステップ3と同じアカウントになっていることを確認したら次へをクリックしてください。
ステップ3と同じマイドメインURLを設定します。
コンテンツバージョンIDはデフォルトで取得した値が設定されています。
項目名だけではなく値が設定されていることを確認したらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
ステップ8：Salesforceのファイルとレコードを紐付ける設定
ファイルとレコードを紐付けるをクリックします。
連携するアカウント情報がステップ3と同じアカウントになっていることを確認したら次へをクリックしてください。
ステップ3と同じマイドメインURLを設定します。
コンテンツIDと紐づけるレコードIDを確認します。
どちらも取得した値が設定されています。
項目名だけではなく値が設定されていることを確認してください。
公開範囲を設定します。
プルダウンメニューから公開したい範囲を選択してください。
※プルダウンメニューから選択した値が固定値となり、このテンプレートを通して紐づけられる全てのファイルに適用されますのでご注意ください。
ここまで設定できたらテストをクリックします。
※テストをクリックすると、実際にファイルとレコードが紐付けられます。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
また、実際にSalesforceのファイルとレコードを紐付けていますのでご確認ください。
ステップ9：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
先ほどのYoomの画面で完了をクリックすると以下の画面が表示されます。
トリガーをONをクリックしてください。
お疲れ様でした！ここまでで設定は完了です！
以上がSalesforceで商談オブジェクトが登録された際に、その情報から見積書を自動で作成し、該当のレコードに紐付けるフローでした！
Salesforceを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、SalesforceのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
Salesforceの顧客情報の登録や契約書の送付、フォルダ作成、商談状況の更新等を自動化できます。これにより、入力の重複や手作業を削減し、契約・管理・顧客対応のスピードと精度を高められるでしょう。
まとめ
Salesforceと連携して見積書作成を自動化することで、これまで手作業で行っていた情報の転記作業にかかる時間を削減し、入力ミスといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、営業担当者は見積書作成のたびに発生していた細かな作業から解放され、より迅速に顧客へアプローチできるようになり、本来注力すべき商談活動に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングなどの専門知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomが実現する業務効率化を体験してみてください！
Q：作成された見積書を上長が承認するフローは組めますか？
A：
はい、可能です。
フローボットの承認するフローを行いたい箇所にある+をクリックし、承認を依頼を選択して設定を行ってください。
Q：作成した見積書をそのまま顧客にメール送付できますか？
A：
はい、できます。
先ほどと同様に、フローボットのメール送付のフローを行いたい箇所にある+をクリックし、アクションを追加・設定を行うことで実現可能です。
YoomではYoom独自のメール機能はもちろん、GmailやOutlookなどを利用できます。
※新しくアプリを追加する場合はマイアプリ連携が必要です。
Q：自動作成が失敗した場合、どのように検知できますか？
A：
自動作成が失敗した場合、フローボットが停止しYoomにご登録いただいているメールアドレスへ通知が届きます。通知内にエラーが起きている箇所や詳細のリンクが記載されておりますのでご確認ください。また、SlackやChatworkに通知を送ることも可能です。
フローボット停止後、再実行は自動で行われません。エラー修正後に手動で再実行してください。
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