■概要

Salesforceでの見積書作成業務において、商談情報を手作業で転記し、作成した書類を都度アップロードする作業は手間がかかるだけでなく、ミスも発生しがちです。このワークフローは、Salesforceでの見積書作成プロセスを自動化するものであり、新しい商談が登録されるとGoogle スプレッドシートのテンプレートから見積書を自動で生成し、該当のレコードへ紐付けまで行います。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Salesforceでの見積書作成に時間がかかり、効率化したいと考えている営業担当者の方
• 書類作成時の手作業による転記ミスや、レコードへの紐付け漏れを防ぎたい管理者の方
• Salesforceを活用した見積書生成の仕組みを構築したい方

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■このテンプレートを使うメリット

• Salesforceに商談が登録されると見積書の自動生成からレコードへの紐付けまでが完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業でのデータ転記による入力間違いや、作成した見積書の添付漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります

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■フローボットの流れ

1. はじめに、SalesforceとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションでSalesforceの「取引先オブジェクトのレコードを取得」アクションを設定し、商談に紐づく顧客情報を取得します
4. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに見積書を作成します
5. 続いて、Salesforceの「レコードと紐付けるファイルをアップロード」アクションで、作成した見積書ファイルをアップロードします
6. 最後に、Salesforceの「アップロードしたファイルのコンテンツIDを取得」「ファイルとレコードを紐付ける」アクションを順に設定し、アップロードした見積書と商談レコードを紐付けます

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Salesforceとの連携設定において、ユーザーの環境に応じた任意のマイドメインURLを設定してください
• Google スプレッドシートの「書類を発行する」オペレーションでは、見積書の雛形として使用する任意のスプレッドシートのファイルIDを設定してください

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■注意事項

• Salesforce、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。